Pagar as faturas de fornecedores
A página A pagar reúne as faturas dos seus fornecedores que ainda não estão pagas, a mais urgente primeiro. Paga-as a partir do seu e-banking, com um ficheiro de pagamento preparado pelo To Bill, e depois marca-as como pagas.
Abrir a lista
No menu, em Compras, abra A pagar. O botão A pagar da página Despesas também leva até lá.
- No topo, Total a pagar, Em atraso e Vencem em 7 dias resumem o que tem à sua espera, por moeda.
- Cada linha mostra o fornecedor, o número da fatura dele, o Vencimento (a vermelho, com o número de dias de atraso, se já tiver passado), o IBAN e referência, o estado do Pagamento e o Montante.
- O separador Pagas, no canto superior direito, lista as faturas liquidadas, com a data de pagamento.
Clique numa linha para abrir a fatura e alterá-la.
Acrescentar uma fatura de fornecedor
Clique em Adicionar fatura de fornecedor (1). Abre-se a página Nova despesa.
Largue a fatura. Se tiver uma fatura QR, o fornecedor, o IBAN, a referência, o montante e muitas vezes o vencimento preenchem-se sozinhos. Consulte Comprovativos e leitura automática.
Complete a categoria e o IVA como em qualquer despesa. Consulte Registar uma despesa.
Na secção Pagamento, mantenha Ainda não paga – a pagar em Pago com e verifique os dados de pagamento.
Clique em Guardar. A fatura aparece em A pagar.
Sem fatura QR, preencha os campos manualmente:
| Campo | O que lá pôr |
|---|---|
| IBAN do fornecedor | O IBAN indicado na fatura. |
| Vencimento | A data em que a fatura tem de ser paga. |
| Referência | Referência QR (27 dígitos) se o IBAN for um QR-IBAN, Referência de credor (RF…) se a fatura indicar uma, caso contrário Sem referência (mensagem). |
| Referência de pagamento ou Mensagem ao fornecedor | A referência copiada da fatura, ou uma mensagem de 140 caracteres no máximo, por exemplo o número da fatura. |
| N.º da fatura do fornecedor, N.º IVA do fornecedor | Para encontrar a fatura e justificar o IVA deduzido. |
| Endereço do fornecedor | Pelo menos a Localidade e o País: sem eles, a fatura não pode ser paga por ficheiro de pagamento. |
Um QR-IBAN exige uma referência QR
Um IBAN cujo número de banco esteja entre 30000 e 31999 é um QR-IBAN. Só aceita pagamentos com a referência QR de 27 dígitos da fatura. O To Bill assinala-o: Este IBAN é um QR-IBAN: escolha “Referência QR”.
Os estados
| Estado | O que significa |
|---|---|
| A pagar | A fatura está à espera de ser paga. |
| Ordenada | Está num ficheiro de pagamento enviado ao banco, com a respetiva data de execução. |
| Paga | Está liquidada, na data indicada. |
| Incompleta (2) | Falta alguma coisa para a pagar por ficheiro. Passe o rato sobre o estado para ver o quê. |
Uma fatura está Incompleta por um destes motivos:
- Falta o IBAN do fornecedor.
- Só CHF e EUR se pagam por ficheiro.
- Falta o montante. ou Falta o nome do fornecedor.
- Um QR-IBAN exige a sua referência QR de 27 dígitos.
- Um IBAN estrangeiro só se paga em EUR (SEPA).
- Falta a localidade ou o país do fornecedor.
Abra a fatura, complete o que falta e guarde.
Pagar as faturas
Duas formas de pagar:
- Por ficheiro de pagamento. Assinale as faturas, clique em Ficheiro de pagamento (pain.001) e importe o ficheiro no seu e-banking. As faturas passam a Ordenada. Consulte Pagar por ficheiro de pagamento.
- Diretamente no seu e-banking, por exemplo digitalizando a fatura QR com a app do seu banco. Marque depois a fatura como paga no To Bill.
Marcar faturas como pagas
Assinale as faturas pagas.
Na barra no fundo do ecrã, clique em Marcar como pagas.
Indique a data em Paga em e o meio de pagamento em Pago com. Se o dinheiro saiu de uma conta bancária, escolha qual em Da conta bancária.
Clique em Marcar como pagas. As faturas passam para o separador Pagas.
Se a sua contabilidade for feita no To Bill, o pagamento é contabilizado ao mesmo tempo: a dívida ao fornecedor (2000 Credores) é saldada pela conta escolhida, por exemplo a 1020 para o banco. A mensagem O pagamento está contabilizado (2000 → banco). confirma-o.
Quando chega o extrato bancário
O pagamento aparece também no seu extrato. Quando o importa, o To Bill reconhece a fatura graças à referência de pagamento e propõe-na em Contabilidade › Banco. Se já tiver marcado a fatura como paga, a linha do extrato liga-se a esse pagamento: não é contado duas vezes. Consulte Reconciliar os pagamentos.
No sentido inverso, uma fatura reconciliada a partir do banco continua A pagar ou Ordenada nesta lista: marque-a como paga. O To Bill vê que o pagamento dela já está contabilizado e não o contabiliza uma segunda vez.
Voltar a pôr uma fatura a pagar
Uma fatura ordenada por engano, ou marcada como paga cedo demais: assinale-a e clique em Voltar a “a pagar”. Se o pagamento dela já estiver contabilizado ou reconciliado com uma linha do extrato, o To Bill recusa: anule primeiro a reconciliação em Contabilidade › Banco, ou estorne o lançamento no diário.
Um ficheiro já enviado
Voltar a pôr a pagar uma fatura Ordenada não anula a ordem dada ao banco. Se o ficheiro já tiver sido importado no seu e-banking, apague também lá o pagamento, senão o fornecedor será pago.
Base legal
- As dívidas aos fornecedores fazem parte da contabilidade dos credores, um livro auxiliar que a empresa tem de manter segundo a sua dimensão: art. 1, n.º 3, da Portaria sobre a manutenção e a conservação dos livros de contas (Olico).
- Com a declaração do IVA segundo as contraprestações acordadas, o imposto dedutível deduz-se desde a receção da fatura; segundo as contraprestações recebidas, no pagamento: art. 40, n.os 1 e 2, da Lei do IVA (LTVA).
- A fatura QR e as respetivas referências seguem a norma da SIX: Swiss Payment Standards, fatura QR (página em francês).