Lieferantenrechnungen bezahlen

Die Seite Zu bezahlen vereint die noch nicht bezahlten Rechnungen Ihrer Lieferanten, die dringendste zuerst. Sie bezahlen sie in Ihrem E-Banking, mit einer von To Bill vorbereiteten Zahlungsdatei, und markieren sie dann als bezahlt.

Die Liste öffnen

Öffnen Sie im Menü unter Einkauf den Eintrag Zu bezahlen. Auch die Schaltfläche Zu bezahlen auf der Seite Ausgaben führt dorthin.

• Oben fassen Total offen, Überfällig und Fällig in 7 Tagen zusammen, was auf Sie zukommt, pro Währung.
• Jede Zeile zeigt den Lieferanten, die Nummer seiner Rechnung, Fällig am (rot und mit der Anzahl Verzugstage, wenn das Datum überschritten ist), IBAN und Referenz, den Status der Zahlung und den Betrag.
• Der Tab Bezahlt oben rechts listet die beglichenen Rechnungen mit ihrem Zahlungsdatum auf.

Klicken Sie auf eine Zeile, um die Rechnung zu öffnen und zu ändern.

Eine Lieferantenrechnung erfassen

1. Klicken Sie auf Lieferantenrechnung erfassen (1). Die Seite Neue Ausgabe öffnet sich.

2. Legen Sie die Rechnung ab. Trägt sie eine QR-Rechnung, werden Lieferant, IBAN, Referenz, Betrag und oft die Fälligkeit von selbst ausgefüllt. Siehe Belege und automatisches Auslesen.

3. Ergänzen Sie Kategorie und MWST wie bei jeder Ausgabe. Siehe Eine Ausgabe erfassen.

4. Lassen Sie im Bereich Zahlung unter Bezahlt mit die Wahl Noch nicht bezahlt – zu bezahlen stehen und prüfen Sie die Zahlungsangaben.

   

5. Klicken Sie auf Speichern. Die Rechnung erscheint unter Zu bezahlen.

Ohne QR-Rechnung füllen Sie selbst aus:

Feld	Was hineingehört
IBAN des Lieferanten	Die IBAN, die auf der Rechnung steht.
Fällig am	Das Datum, an dem die Rechnung bezahlt sein muss.
Referenz	QR-Referenz (27 Ziffern), wenn die IBAN eine QR-IBAN ist, Creditor Reference (RF…), wenn die Rechnung eine angibt, sonst Ohne Referenz (Mitteilung).
Zahlungsreferenz oder Mitteilung an den Lieferanten	Die von der Rechnung übernommene Referenz oder eine Mitteilung von höchstens 140 Zeichen, zum Beispiel die Rechnungsnummer.
Rechnungsnummer des Lieferanten, MWST-Nr. des Lieferanten	Um die Rechnung wiederzufinden und die abgezogene MWST zu belegen.
Adresse des Lieferanten	Mindestens Ort und Land: Ohne diese Angaben kann die Rechnung nicht per Zahlungsdatei bezahlt werden.

Eine QR-IBAN verlangt eine QR-Referenz

Eine IBAN, deren Bankennummer (IID) zwischen 30000 und 31999 liegt, ist eine QR-IBAN. Sie nimmt nur Zahlungen mit der 27-stelligen QR-Referenz der Rechnung an. To Bill weist Sie darauf hin: Diese IBAN ist eine QR-IBAN: «QR-Referenz» wählen.

Die Status

Status	Was er bedeutet
Offen	Die Rechnung wartet auf die Zahlung.
Beauftragt	Sie ist in einer Zahlungsdatei, die an die Bank gegangen ist, mit ihrem Ausführungsdatum.
Bezahlt	Sie ist beglichen, am angegebenen Datum.
Unvollständig (2)	Es fehlt etwas, um sie per Datei zu bezahlen. Fahren Sie mit der Maus über den Status, um zu sehen, was.

Eine Rechnung ist aus einem dieser Gründe Unvollständig:

• Die IBAN des Lieferanten fehlt.
• Nur CHF und EUR können per Datei bezahlt werden.
• Der Betrag fehlt. oder Der Name des Lieferanten fehlt.
• Eine QR-IBAN braucht ihre 27-stellige QR-Referenz.
• Eine ausländische IBAN kann nur in EUR (SEPA) bezahlt werden.
• In der Adresse des Lieferanten fehlt der Ort oder das Land.

Öffnen Sie die Rechnung, ergänzen Sie, was fehlt, und speichern Sie.

Die Rechnungen bezahlen

Zwei Wege zum Bezahlen:

• Mit einer Zahlungsdatei. Kreuzen Sie die Rechnungen an, klicken Sie auf Zahlungsdatei (pain.001) und laden Sie die Datei in Ihr E-Banking hoch. Die Rechnungen wechseln auf Beauftragt. Siehe Mit einer Zahlungsdatei bezahlen.
• Direkt in Ihrem E-Banking, zum Beispiel indem Sie die QR-Rechnung mit der App Ihrer Bank scannen. Markieren Sie die Rechnung danach in To Bill als bezahlt.

Rechnungen als bezahlt markieren

1. Kreuzen Sie die bezahlten Rechnungen an.

2. Klicken Sie in der Leiste unten am Bildschirm auf Als bezahlt markieren.

3. Geben Sie unter Bezahlt am das Datum und unter Bezahlt mit das Zahlungsmittel an. Ist das Geld von einem Bankkonto abgegangen, wählen Sie unter Vom Bankkonto, von welchem.

   

4. Klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Die Rechnungen wechseln in den Tab Bezahlt.

Wird Ihre Buchhaltung in To Bill geführt, wird die Zahlung gleichzeitig dort verbucht: Die Schuld gegenüber dem Lieferanten (2000 Kreditoren) wird über das gewählte Konto ausgeglichen, zum Beispiel 1020 für die Bank. Die Meldung Die Zahlung ist verbucht (2000 → Bank). bestätigt es.

Wenn der Kontoauszug eintrifft

Die Zahlung erscheint auch auf Ihrem Kontoauszug. Wenn Sie ihn importieren, erkennt To Bill die Rechnung an der Zahlungsreferenz und schlägt sie unter Buchhaltung › Bank vor. Haben Sie die Rechnung bereits als bezahlt markiert, wird die Zeile des Auszugs mit dieser Zahlung verknüpft: Sie wird nicht doppelt gezählt. Siehe Zahlungen abgleichen.

Umgekehrt bleibt eine über die Bank abgeglichene Rechnung in dieser Liste Offen oder Beauftragt: Markieren Sie sie als bezahlt. To Bill erkennt, dass ihre Zahlung bereits verbucht ist, und bucht sie kein zweites Mal.

Eine Rechnung wieder öffnen

Eine irrtümlich beauftragte oder zu früh als bezahlt markierte Rechnung: Kreuzen Sie sie an und klicken Sie auf Wieder öffnen. Ist ihre Zahlung bereits verbucht oder mit einer Zeile des Kontoauszugs abgeglichen, lehnt To Bill ab: Machen Sie zuerst den Abgleich unter Buchhaltung › Bank rückgängig oder stornieren Sie die Buchung im Journal.

Eine bereits gesendete Datei

Wer eine Rechnung im Status Beauftragt wieder öffnet, widerruft damit den Auftrag bei der Bank nicht. Ist die Datei bereits in Ihr E-Banking hochgeladen, löschen Sie die Zahlung auch dort, sonst wird der Lieferant bezahlt.

Rechtsgrundlage

• Die Schulden gegenüber Lieferanten gehören zur Kreditorenbuchhaltung, einem Hilfsbuch, das das Unternehmen je nach Art und Umfang seines Geschäfts führen muss: Art. 1 Abs. 3 GeBüV.
• Bei der MWST-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten wird die Vorsteuer ab Erhalt der Rechnung abgezogen, nach vereinnahmten Entgelten bei der Zahlung: Art. 40 Abs. 1 und 2 MWSTG.
• Die QR-Rechnung und ihre Referenzen folgen dem Standard von SIX: Swiss Payment Standards, QR-Rechnung.