Registar uma despesa
Um talão de caixa, uma fatura de fornecedor, uma nota de despesas: cada compra da empresa torna-se uma despesa no To Bill, com o respetivo comprovativo. Se a sua contabilidade for feita no To Bill, a despesa fica lá registada sozinha.
Antes de começar
- Precisa da permissão de criar despesas. Os administradores têm-na; um utilizador com uma função limitada pode ver apenas a lista.
- Tenha o comprovativo à mão: um PDF, ou uma fotografia nítida em JPG ou PNG, de 10 MB no máximo. É obrigatório para uma nova despesa.
- Uma fatura de fornecedor que vai pagar mais tarde regista-se da mesma forma. Consulte Pagar as faturas de fornecedores.
A lista das despesas
No menu, clique em Despesas. As despesas aparecem da mais recente para a mais antiga.
- Adicionar cria uma nova despesa. O botão A pagar, ao lado, abre as faturas de fornecedores ainda por liquidar.
- Os separadores ordenam as despesas: Todas, Pagas (pagas ou já liquidadas) e A pagar (ainda não pagas, ou ordenadas ao banco).
A coluna Pagamento indica em que ponto está cada despesa: Paga com a data, A pagar com o vencimento (a vermelho se já tiver passado), ou Ordenada quando um ficheiro de pagamento foi enviado ao banco.
Para encontrar uma despesa, escreva um fornecedor, uma descrição ou um montante na pesquisa, ou filtre por Fornecedor, Categoria, Data ou Montante com IVA. Consulte Filtros e vistas.
Criar uma despesa
Clique em Adicionar. Abre-se a página Nova despesa.
Largue o comprovativo em Carregamento do recibo (1), ou clique no quadro para o escolher. A pré-visualização aparece à direita.
O formulário da despesa aparece por baixo do quadro, e o To Bill lê o documento. Se for uma fatura QR, o fornecedor, o montante, o IBAN, a referência e o vencimento preenchem-se a partir do código QR. Se o assistente IA estiver ativado, lê também os talões e as faturas sem código QR. Consulte Comprovativos e leitura automática.
Informações básicas. Verifique ou complete o Fornecedor, a Categoria, a Descrição, a Data do comprovativo e a Moeda.
Informações sobre o montante. Introduza o Montante sem IVA. O Montante com IVA calcula-se sozinho.
- Um só IVA: introduza o montante dele em Total IVA.
- Várias taxas no mesmo talão, por exemplo 8,1 % e 2,6 %: clique em Adicionar um detalhe de IVA e preencha uma linha por taxa, com a Taxa de IVA (%), a Base sem IVA e o Valor do IVA.
Pagamento. Em Pago com, indique como a despesa foi paga (veja a tabela abaixo).
Clique em Guardar, no canto superior direito. O To Bill volta à lista e confirma: A despesa foi criada com sucesso.
Os campos marcados com um asterisco são obrigatórios, tal como a Categoria e a Moeda. Enquanto faltar alguma coisa, Guardar fica a cinzento.
O que escolher em «Pago com»?
| Pago com | Quando o escolher |
|---|---|
| Ainda não paga – a pagar | Uma fatura de fornecedor a pagar mais tarde. Entra na lista A pagar. |
| Conta bancária da empresa | Pago por transferência, com cartão de débito ou por débito direto na conta da empresa. Se tiver várias contas, escolha qual em Da conta bancária. |
| Caixa (numerário) | Pago em dinheiro, com o dinheiro da caixa. |
| Cartão de crédito da empresa | Pago com o cartão de crédito da empresa, liquidado mais tarde de uma só vez. |
| O proprietário, do próprio bolso | O patrão ou um sócio adiantou o dinheiro. |
| Um colaborador (nota de despesas) | Um funcionário adiantou o dinheiro; a empresa deve-lho. |
| Outro meio | Outro caso. O pagamento não é contabilizado sozinho: o seu fiduciário regista-o no diário. |
| Não é uma fatura a pagar (já liquidada) | A escolha por defeito. Nada é acompanhado como dívida a pagar. |
Exceto com Ainda não paga – a pagar, indique a data do pagamento em Paga em.
Uma nota de despesas: quem adiantou o dinheiro?
Com Um colaborador (nota de despesas), se os seus salários estiverem no To Bill, escolha o funcionário em Adiantado por (1).
A despesa é-lhe devida: aparece em Salários › A reembolsar, onde a reembolsa com a próxima folha de pagamento ou por transferência. Consulte Reembolsar as despesas adiantadas por um funcionário. Uma despesa já reembolsada (ou cujo reembolso está previsto) já não muda de meio de pagamento.
Pago a partir da conta bancária
Escolha Conta bancária da empresa em vez de Não é uma fatura a pagar (já liquidada) quando o dinheiro saiu da conta: o pagamento fica então registado, e a linha do seu extrato bancário liga-se a ele sozinha, sem ser contada duas vezes. Consulte Reconciliar os pagamentos.
Um serviço de um fornecedor no estrangeiro
Um software online faturado a partir da Irlanda, um designer gráfico em França: ative Serviço de um fornecedor no estrangeiro e indique o País do fornecedor e a Taxa do serviço. O To Bill declara então o imposto sobre as aquisições na sua declaração do IVA. Consulte O imposto sobre as aquisições.
Ver, alterar ou apagar uma despesa
Na lista, clique numa linha. A página da despesa mostra o comprovativo à esquerda e o resumo à direita: montantes sem IVA e com IVA, IVA por taxa, fornecedor, data, categoria e descrição.
- Editar (1) abre o mesmo formulário. Altere o que for preciso e clique em Guardar. Para substituir o comprovativo, largue o novo ficheiro no quadro.
- Para apagar uma despesa, volte à lista, abra o menu … da respetiva linha e escolha Eliminar. Também pode assinalar várias despesas e clicar em Eliminar por cima da tabela.
Uma despesa já contabilizada
Se a contabilidade estiver ativa, alterar ou apagar uma despesa não a apaga dos seus livros: o To Bill faz um lançamento de estorno e guarda o comprovativo. Se o estorno for recusado, por exemplo porque o exercício está encerrado, a despesa não é apagada. Um pagamento já contabilizado já não se altera: estorne primeiro o respetivo lançamento no diário.
O que a contabilidade regista
Se a sua contabilidade for feita no To Bill, cada despesa é contabilizada na data do respetivo comprovativo, sem mais nada a fazer:
| Lançamento | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| A despesa | a conta de gastos da respetiva categoria, o montante sem IVA, e o imposto dedutível (1170 ou 1171) | 2000 Credores, o montante com IVA |
| O pagamento, na data Paga em | 2000 Credores | a conta escolhida em Pago com |
Se a empresa não estiver sujeita a IVA, ou se declarar com o método das taxas do saldo fiscal líquido, não há imposto dedutível: todo o montante com IVA vai para gastos.
A conta creditada pelo pagamento depende de Pago com: a conta contabilística da conta bancária (1020 por defeito), a caixa 1000, o cartão 2211, um colaborador 2212, o proprietário 2850 num empresário em nome individual, 2820 numa sociedade de pessoas ou 2213 numa sociedade de capitais. As contas 2211, 2212 e 2213 são criadas na primeira utilização.
Cada categoria de despesa está ligada a uma conta de gastos, por exemplo Renda e despesas correntes à 6000. Para alterar essa ligação, abra Contabilidade › Definições, cartão Despesas: categoria → conta. Consulte As definições contabilísticas.
As categorias
Cada empresa recebe, ao ser criada, uma lista de categorias: Refeições e entretenimento, Transporte, Material de escritório, Renda e despesas correntes, Telecomunicações e outras vinte. A lista não se altera a partir do ecrã das despesas.
Base legal
- Cada registo contabilístico é justificado por um comprovativo. Um comprovativo pode estar em papel ou em formato eletrónico: art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO).
- Uma empresa sujeita a IVA deduz o IVA que lhe foi faturado (imposto dedutível) no âmbito da sua atividade: art. 28, n.º 1, da Lei do IVA (LTVA). A fatura tem de indicar, nomeadamente, o fornecedor e o seu número de IVA, a prestação, o montante e a taxa de IVA: art. 26, n.º 2, LTVA. Um talão de caixa até CHF 400 não precisa do nome do comprador: art. 57 da Portaria sobre o IVA (OTVA).
- Com a declaração segundo as contraprestações acordadas, a dedução é possível desde a receção da fatura; segundo as contraprestações recebidas, no momento do pagamento: art. 40 LTVA.