Registrar un gasto
Un tique de caja, una factura de proveedor, una nota de gastos: cada compra de la empresa se convierte en un gasto en To Bill, con su justificante. Si su contabilidad se lleva en To Bill, el gasto se registra en ella por sí solo.
Antes de empezar
- Necesita el permiso de crear gastos. Los administradores lo tienen; un usuario con un rol limitado puede ver solo la lista.
- Tenga el justificante a mano: un PDF, o una foto nítida en JPG o PNG, de 10 MB como máximo. Es obligatorio para un gasto nuevo.
- Una factura de proveedor que pagará más tarde se registra de la misma manera. Consulte Pagar las facturas de proveedores.
La lista de gastos
En el menú, haga clic en Gastos. Los gastos están ordenados del más reciente al más antiguo.
- Agregar crea un gasto nuevo. El botón Por pagar, al lado, abre las facturas de proveedores que todavía hay que pagar.
- Las pestañas ordenan los gastos: Todos, Pagados (pagados o ya saldados) y Por pagar (todavía sin pagar, u ordenados al banco).
La columna Pago indica en qué punto está cada gasto: Pagado con la fecha, Por pagar con el vencimiento (en rojo si ya ha pasado), u Ordenado cuando se ha enviado un archivo de pago al banco.
Para encontrar un gasto, escriba un proveedor, un concepto o un importe en la búsqueda, o filtre por Proveedor, Categoría, Fecha o Importe con IVA. Consulte Filtros y vistas.
Crear un gasto
Haga clic en Agregar. Se abre la página Nuevo gasto.
Suelte el justificante en Subida del recibo (1), o haga clic en el recuadro para elegirlo. La vista previa aparece a la derecha.
El formulario del gasto aparece bajo el recuadro, y To Bill lee el documento. Si es una factura QR, el proveedor, el importe, el IBAN, la referencia y el vencimiento se rellenan a partir del código QR. Si el asistente IA está activado, también lee los tiques y las facturas sin código QR. Consulte Justificantes y lectura automática.
Información básica. Revise o complete el Proveedor, la Categoría, la Descripción, la Fecha del justificante y la Moneda.
Información sobre el importe. Introduzca el Importe sin IVA. El Importe con IVA se calcula solo.
- Un solo IVA: introduzca su importe en Total IVA.
- Varios tipos en el mismo tique, por ejemplo 8,1 % y 2,6 %: haga clic en Agregar un detalle de IVA y rellene una línea por tipo, con su Tipo de IVA (%), su Base sin IVA y su Importe IVA.
Pago. En Pagado con, indique cómo se pagó el gasto (consulte la tabla de abajo).
Haga clic en Guardar, arriba a la derecha. To Bill vuelve a la lista y lo confirma: El gasto ha sido creado correctamente.
Los campos marcados con un asterisco son obligatorios, al igual que la Categoría y la Moneda. Mientras falte algo, Guardar permanece en gris.
¿Qué elegir en «Pagado con»?
| Pagado con | Cuándo elegirlo |
|---|---|
| Todavía sin pagar – por pagar | Una factura de proveedor que se pagará más tarde. Pasa a la lista Por pagar. |
| Cuenta bancaria de la empresa | Pagado por transferencia, con tarjeta de débito o por domiciliación en la cuenta de la empresa. Si tiene varias cuentas, elija cuál en Desde la cuenta bancaria. |
| Caja (efectivo) | Pagado en efectivo, con el dinero de la caja. |
| Tarjeta de crédito de la empresa | Pagado con la tarjeta de crédito de la empresa, que se liquida más tarde de una vez. |
| El propietario, de su bolsillo | El dueño o un socio adelantó el dinero. |
| Un empleado (nota de gastos) | Un empleado adelantó el dinero; la empresa se lo debe. |
| Otro medio | Otro caso. El pago no se contabiliza solo: su fiduciario lo registra en el diario. |
| No es una factura por pagar (ya saldada) | La opción predeterminada. No se sigue nada como deuda por pagar. |
Salvo con Todavía sin pagar – por pagar, indique la fecha del pago en Pagada el.
Una nota de gastos: ¿quién adelantó el dinero?
Con Un empleado (nota de gastos), si sus salarios están en To Bill, elija al empleado en Adelantado por (1).
El gasto se le debe: aparece en Salarios › Por reembolsar, desde donde se lo reembolsa con su próxima nómina o por transferencia. Consulte Reembolsar los gastos adelantados por un empleado. Un gasto ya reembolsado (o cuyo reembolso está previsto) ya no cambia de medio de pago.
Pagado desde la cuenta bancaria
Elija Cuenta bancaria de la empresa en lugar de No es una factura por pagar (ya saldada) cuando el dinero ha salido de la cuenta: así se registra el pago, y la línea de su extracto bancario se vincula a él por sí sola, sin contarse dos veces. Consulte Conciliar los pagos.
Un servicio de un proveedor extranjero
Un programa en línea facturado desde Irlanda, un diseñador gráfico en Francia: active Servicio de un proveedor extranjero e indique el País del proveedor y el Tipo del servicio. To Bill declara entonces el impuesto sobre las adquisiciones en su declaración del IVA. Consulte El impuesto sobre las adquisiciones.
Ver, modificar o eliminar un gasto
En la lista, haga clic en una línea. La página del gasto muestra el justificante a la izquierda y el resumen a la derecha: importes sin IVA y con IVA, IVA por tipo, proveedor, fecha, categoría y descripción.
- Modificar (1) abre el mismo formulario. Cambie lo que haga falta y haga clic en Guardar. Para sustituir el justificante, suelte el archivo nuevo en el recuadro.
- Para eliminar un gasto, vuelva a la lista, abra el menú … de su línea y elija Eliminar. También puede marcar varios gastos y hacer clic en Eliminar encima de la tabla.
Un gasto ya contabilizado
Si la contabilidad está activa, modificar o eliminar un gasto no lo borra de sus libros: To Bill registra un contraasiento y conserva el justificante. Si el contraasiento se rechaza, por ejemplo porque el ejercicio está cerrado, el gasto no se elimina. Un pago ya contabilizado ya no se puede modificar: anule primero su asiento en el diario con un contraasiento.
Lo que registra la contabilidad
Si su contabilidad se lleva en To Bill, cada gasto se contabiliza en la fecha de su justificante, sin que tenga que hacer nada más:
| Asiento | Debe | Haber |
|---|---|---|
| El gasto | la cuenta de gastos de su categoría, el importe sin IVA, y el impuesto soportado (1170 o 1171) | 2000 Acreedores, el importe con IVA |
| Su pago, en la fecha Pagada el | 2000 Acreedores | la cuenta elegida en Pagado con |
Si la empresa no está sujeta al IVA, o si declara con el método del tipo impositivo neto, no hay impuesto soportado: todo el importe con IVA va a gastos.
La cuenta abonada por el pago depende de Pagado con: la cuenta contable de la cuenta bancaria (1020 por defecto), la caja 1000, la tarjeta 2211, un empleado 2212, el propietario 2850 en una empresa individual, 2820 en una sociedad de personas o 2213 en una sociedad de capital. Las cuentas 2211, 2212 y 2213 se crean la primera vez que se usan.
Cada categoría de gasto está vinculada a una cuenta de gastos, por ejemplo Alquiler y servicios a la 6000. Para cambiar este vínculo, abra Contabilidad › Ajustes, tarjeta Gastos: categoría → cuenta. Consulte Los ajustes contables.
Las categorías
Cada empresa recibe al crearse una lista de categorías: Comidas y entretenimiento, Transporte, Material de oficina, Alquiler y servicios, Telecomunicaciones y otras veinte. La lista no se modifica desde la pantalla de gastos.
Base legal
- Cada registro contable se justifica con un justificante. Un justificante puede estar en papel o en formato electrónico: art. 957a, apdo. 2, n.º 2, y apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO).
- Una empresa sujeta al IVA deduce el IVA que se le ha facturado (impuesto soportado) en el marco de su actividad: art. 28, apdo. 1, de la Ley del IVA (LTVA). La factura debe indicar, entre otras cosas, el proveedor y su número de IVA, el servicio, el importe y el tipo de IVA: art. 26, apdo. 2, LTVA. Un tique de caja de hasta CHF 400 no necesita el nombre del comprador: art. 57 de la Ordenanza del IVA (OTVA).
- Con la declaración según las contraprestaciones convenidas, la deducción es posible desde la recepción de la factura; con las contraprestaciones recibidas, en el momento del pago: art. 40 LTVA.