Saisir une dépense
Un ticket de caisse, une facture de fournisseur, une note de frais : chaque achat de l’entreprise devient une dépense dans To Bill, avec son justificatif. Si votre comptabilité est tenue dans To Bill, la dépense y est enregistrée toute seule.
Avant de commencer
- Il vous faut le droit de créer des dépenses. Les administrateurs l’ont ; un utilisateur avec un rôle limité peut ne voir que la liste.
- Ayez le justificatif sous la main : un PDF, ou une photo nette en JPG ou PNG, 10 Mo au plus. Il est obligatoire pour une nouvelle dépense.
- Une facture fournisseur que vous paierez plus tard se saisit de la même façon. Voir Payer les factures fournisseurs.
La liste des dépenses
Dans le menu, cliquez sur Dépenses. Les dépenses sont classées de la plus récente à la plus ancienne.
- Ajouter crée une nouvelle dépense. Le bouton À payer, à côté, ouvre les factures fournisseurs encore à régler.
- Les onglets trient les dépenses : Toutes, Payées (payées ou déjà réglées) et À payer (pas encore payées, ou ordonnées à la banque).
La colonne Paiement indique où en est chaque dépense : Payée avec la date, À payer avec l’échéance (en rouge si elle est dépassée), ou Ordonnée quand un fichier de paiement est parti à la banque.
Pour retrouver une dépense, tapez un fournisseur, un libellé ou un montant dans la recherche, ou filtrez par Fournisseur, Catégorie, Date ou Montant TTC. Voir Filtres et vues.
Créer une dépense
Cliquez sur Ajouter. La page Nouvelle dépense s’ouvre.
Déposez le justificatif dans Téléversement du reçu (1), ou cliquez dans le cadre pour le choisir. L’aperçu s’affiche à droite.
Le formulaire de la dépense s’affiche sous le cadre, et To Bill lit le document. Si c’est une QR-facture, le fournisseur, le montant, l’IBAN, la référence et l’échéance se remplissent à partir du code QR. Si l’assistant IA est activé, il lit aussi les tickets et les factures sans code QR. Voir Justificatifs et lecture automatique.
Informations de base. Vérifiez ou complétez le Fournisseur, la Catégorie, la Description, la Date du justificatif et la Devise.
Informations sur le montant. Saisissez le Montant HT. Le Montant TTC se calcule tout seul.
- Une seule TVA : saisissez son montant dans Total TVA.
- Plusieurs taux sur le même ticket, par exemple 8,1 % et 2,6 % : cliquez sur Ajouter un détail TVA, puis remplissez une ligne par taux, avec son Taux de TVA (%), sa Base HT et son Montant TVA.
Paiement. Dans Payé par, indiquez comment la dépense a été payée (voir le tableau ci-dessous).
Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite. To Bill revient à la liste et confirme : La dépense a bien été créée.
Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires, de même que la Catégorie et la Devise. Tant qu’il manque quelque chose, Enregistrer reste grisé.
Que choisir dans « Payé par » ?
| Payé par | Quand le choisir |
|---|---|
| Pas encore payée – à payer | Une facture fournisseur à payer plus tard. Elle rejoint la liste À payer. |
| Compte bancaire de l’entreprise | Payé par virement, par carte de débit ou par prélèvement sur le compte de l’entreprise. Si vous avez plusieurs comptes, choisissez lequel dans Depuis le compte bancaire. |
| Caisse (espèces) | Payé en liquide, avec l’argent de la caisse. |
| Carte de crédit de l’entreprise | Payé avec la carte de crédit de l’entreprise, réglée plus tard en une fois. |
| Le propriétaire, de sa poche | Le patron ou un associé a avancé l’argent. |
| Un collaborateur (note de frais) | Un employé a avancé l’argent ; l’entreprise le lui doit. |
| Autre moyen | Un autre cas. Le paiement n’est pas comptabilisé tout seul : votre fiduciaire le saisit dans le journal. |
| Pas une facture à payer (déjà réglée) | Le choix par défaut. Rien n’est suivi comme dette à payer. |
Sauf pour Pas encore payée – à payer, indiquez la date du paiement dans Payée le.
Une note de frais : qui a avancé l’argent ?
Avec Un collaborateur (note de frais), si vos salaires sont dans To Bill, choisissez l’employé dans Avancé par (1).
La dépense lui est due : elle apparaît dans Salaires › À rembourser, d’où vous la remboursez avec sa prochaine paie ou par virement. Voir Rembourser les frais avancés par un employé. Une dépense déjà remboursée (ou dont le remboursement est prévu) ne change plus de moyen de paiement.
Payé depuis le compte bancaire
Choisissez Compte bancaire de l’entreprise plutôt que Pas une facture à payer (déjà réglée) quand l’argent est sorti du compte : le paiement est alors enregistré, et la ligne de votre relevé bancaire s’y relie toute seule, sans être comptée deux fois. Voir Rapprocher les paiements.
Une prestation d’un fournisseur à l’étranger
Un logiciel en ligne facturé depuis l’Irlande, un graphiste en France : activez Prestation d’un fournisseur à l’étranger, puis indiquez le Pays du fournisseur et le Taux de la prestation. To Bill déclare alors l’impôt sur les acquisitions dans votre décompte TVA. Voir L’impôt sur les acquisitions.
Voir, modifier ou supprimer une dépense
Dans la liste, cliquez sur une ligne. La page de la dépense montre le justificatif à gauche et le résumé à droite : montants HT et TTC, TVA par taux, fournisseur, date, catégorie et description.
- Modifier (1) ouvre le même formulaire. Changez ce qui doit l’être, puis cliquez sur Enregistrer. Pour remplacer le justificatif, déposez le nouveau fichier dans le cadre.
- Pour supprimer une dépense, revenez à la liste, ouvrez le menu … de sa ligne, puis choisissez Supprimer. Vous pouvez aussi cocher plusieurs dépenses et cliquer sur Supprimer au-dessus du tableau.
Une dépense déjà comptabilisée
Si la comptabilité est active, modifier ou supprimer une dépense ne l’efface pas de vos livres : To Bill passe une contre-écriture (extourne) et garde le justificatif. Si la contre-écriture est refusée, par exemple parce que l’exercice est clôturé, la dépense n’est pas supprimée. Un paiement déjà comptabilisé ne se modifie plus : extournez d’abord son écriture dans le journal.
Ce que la comptabilité enregistre
Si votre comptabilité est tenue dans To Bill, chaque dépense est comptabilisée à la date de son justificatif, sans rien faire de plus :
| Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| La dépense | le compte de charges de sa catégorie, le montant HT, et l’impôt préalable (1170 ou 1171) | 2000 Créanciers, le montant TTC |
| Son paiement, à la date Payée le | 2000 Créanciers | le compte choisi dans Payé par |
Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, ou si elle décompte avec la méthode des taux de la dette fiscale nette, il n’y a pas d’impôt préalable : tout le montant TTC va en charge.
Le compte crédité par le paiement dépend de Payé par : le compte comptable du compte bancaire (1020 par défaut), la caisse 1000, la carte 2211, un collaborateur 2212, le propriétaire 2850 dans une raison individuelle, 2820 dans une société de personnes ou 2213 dans une société. Les comptes 2211, 2212 et 2213 sont créés à leur première utilisation.
Chaque catégorie de dépense est liée à un compte de charges, par exemple Loyer et charges au 6000. Pour changer ce lien, ouvrez Comptabilité › Réglages, carte Dépenses : catégorie → compte. Voir Les réglages comptables.
Les catégories
Chaque entreprise reçoit à sa création une liste de catégories : Repas et divertissements, Transport, Fournitures de bureau, Loyer et charges, Télécommunications et vingt autres. La liste ne se modifie pas depuis l’écran des dépenses.
Base légale
- Chaque enregistrement comptable est justifié par une pièce. Une pièce peut être sur papier ou sous forme électronique : art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO.
- Une entreprise assujettie déduit la TVA qui lui a été facturée (impôt préalable) dans le cadre de son activité : art. 28 al. 1 LTVA. La facture doit indiquer notamment le fournisseur et son numéro TVA, la prestation, le montant et le taux de TVA : art. 26 al. 2 LTVA. Un ticket de caisse jusqu’à CHF 400 n’a pas besoin du nom de l’acheteur : art. 57 OTVA.
- Avec le décompte selon les contre-prestations convenues, la déduction est possible dès la réception de la facture ; avec les contre-prestations reçues, au moment du paiement : art. 40 LTVA.