Eine Ausgabe erfassen
Eine Kassenquittung, eine Lieferantenrechnung, eine Spesenabrechnung: Jeder Einkauf des Unternehmens wird in To Bill zu einer Ausgabe, mit ihrem Beleg. Wird Ihre Buchhaltung in To Bill geführt, wird die Ausgabe dort von selbst verbucht.
Bevor Sie beginnen
- Sie brauchen das Recht, Ausgaben zu erstellen. Administratoren haben es; ein Benutzer mit eingeschränkter Rolle sieht unter Umständen nur die Liste.
- Halten Sie den Beleg bereit: ein PDF oder ein scharfes Foto als JPG oder PNG, höchstens 10 MB. Für eine neue Ausgabe ist er Pflicht.
- Eine Lieferantenrechnung, die Sie später bezahlen, erfassen Sie auf dieselbe Weise. Siehe Lieferantenrechnungen bezahlen.
Die Liste der Ausgaben
Klicken Sie im Menü auf Ausgaben. Die Ausgaben sind von der neuesten zur ältesten geordnet.
- Hinzufügen erstellt eine neue Ausgabe. Die Schaltfläche Zu bezahlen daneben öffnet die Lieferantenrechnungen, die noch zu begleichen sind.
- Die Tabs sortieren die Ausgaben: Alle, Bezahlt (bezahlt oder bereits beglichen) und Zu bezahlen (noch nicht bezahlt oder bei der Bank in Auftrag gegeben).
Die Spalte Zahlung zeigt, wo jede Ausgabe steht: Bezahlt mit dem Datum, Offen mit der Fälligkeit (rot, wenn sie überschritten ist), oder Beauftragt, wenn eine Zahlungsdatei an die Bank gegangen ist.
Um eine Ausgabe wiederzufinden, tippen Sie einen Lieferanten, eine Bezeichnung oder einen Betrag in die Suche, oder filtern Sie nach Lieferant, Kategorie, Datum oder Betrag inkl. MWST. Siehe Filter und Ansichten.
Eine Ausgabe erstellen
Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Seite Neue Ausgabe öffnet sich.
Legen Sie den Beleg unter Beleg hochladen (1) ab, oder klicken Sie in den Bereich, um ihn auszuwählen. Die Vorschau erscheint rechts.
Das Formular der Ausgabe erscheint unter dem Bereich, und To Bill liest das Dokument. Ist es eine QR-Rechnung, werden Lieferant, Betrag, IBAN, Referenz und Fälligkeit aus dem QR-Code ausgefüllt. Ist der KI-Assistent aktiviert, liest er auch Quittungen und Rechnungen ohne QR-Code. Siehe Belege und automatisches Auslesen.
Grundinformationen. Prüfen oder ergänzen Sie Lieferant, Kategorie, Beschreibung, das Datum des Belegs und die Währung.
Informationen zum Betrag. Geben Sie den Betrag ohne MWST ein. Der Betrag inkl. MWST wird automatisch berechnet.
- Nur ein MWST-Satz: Geben Sie den Betrag unter Gesamt MWST ein.
- Mehrere Sätze auf derselben Quittung, zum Beispiel 8,1 % und 2,6 %: Klicken Sie auf Mehrwertsteuerdetail hinzufügen und füllen Sie eine Zeile pro Satz aus, mit MWST-Satz (%), Netto-Basis und Betrag MWST.
Zahlung. Geben Sie unter Bezahlt mit an, wie die Ausgabe bezahlt wurde (siehe Tabelle unten).
Klicken Sie oben rechts auf Speichern. To Bill kehrt zur Liste zurück und bestätigt: Die Ausgabe wurde erfolgreich erstellt.
Die mit einem Sternchen markierten Felder sind Pflicht, ebenso Kategorie und Währung. Solange etwas fehlt, bleibt Speichern ausgegraut.
Was wählen unter «Bezahlt mit»?
| Bezahlt mit | Wann wählen |
|---|---|
| Noch nicht bezahlt – zu bezahlen | Eine Lieferantenrechnung, die Sie später bezahlen. Sie kommt in die Liste Zu bezahlen. |
| Bankkonto des Unternehmens | Bezahlt per Überweisung, Debitkarte oder Lastschrift vom Konto des Unternehmens. Haben Sie mehrere Konten, wählen Sie unter Vom Bankkonto, welches. |
| Kasse (bar) | Bar bezahlt, mit Geld aus der Kasse. |
| Geschäftskreditkarte | Mit der Kreditkarte des Unternehmens bezahlt, die später in einem Betrag beglichen wird. |
| Vom Inhaber, privat | Der Inhaber oder ein Gesellschafter hat das Geld vorgeschossen. |
| Von Mitarbeitenden (Spesen) | Ein Mitarbeiter hat das Geld vorgeschossen; das Unternehmen schuldet es ihm. |
| Anderes Mittel | Ein anderer Fall. Die Zahlung wird nicht automatisch verbucht: Ihr Treuhänder erfasst sie im Journal. |
| Keine offene Rechnung (bereits beglichen) | Die Standardwahl. Nichts wird als offene Schuld verfolgt. |
Ausser bei Noch nicht bezahlt – zu bezahlen geben Sie das Zahlungsdatum unter Bezahlt am an.
Spesen: Wer hat das Geld vorgeschossen?
Mit Von Mitarbeitenden (Spesen) wählen Sie, wenn Ihre Löhne in To Bill sind, die Person unter Vorgeschossen von (1).
Die Ausgabe ist ihr geschuldet: Sie erscheint unter Löhne › Rückerstattungen, wo Sie sie mit ihrem nächsten Lohnlauf oder per Überweisung zurückerstatten. Siehe Vorgeschossene Spesen zurückerstatten. Eine bereits zurückerstattete Ausgabe (oder eine, deren Rückerstattung geplant ist) ändert ihre Zahlungsart nicht mehr.
Vom Bankkonto bezahlt
Wählen Sie Bankkonto des Unternehmens statt Keine offene Rechnung (bereits beglichen), wenn das Geld vom Konto abgegangen ist: Die Zahlung wird dann erfasst, und die Zeile Ihres Kontoauszugs wird von selbst mit ihr verknüpft, ohne doppelt gezählt zu werden. Siehe Zahlungen abgleichen.
Eine Leistung eines Lieferanten im Ausland
Eine Online-Software mit Rechnung aus Irland, ein Grafiker in Frankreich: Aktivieren Sie Leistung eines Lieferanten im Ausland und geben Sie Land des Lieferanten und Steuersatz der Leistung an. To Bill deklariert dann die Bezugsteuer in Ihrer MWST-Abrechnung. Siehe Die Bezugsteuer.
Eine Ausgabe ansehen, ändern oder löschen
Klicken Sie in der Liste auf eine Zeile. Die Seite der Ausgabe zeigt links den Beleg und rechts die Zusammenfassung: Beträge ohne und inkl. MWST, MWST pro Satz, Lieferant, Datum, Kategorie und Beschreibung.
- Bearbeiten (1) öffnet dasselbe Formular. Ändern Sie, was nötig ist, und klicken Sie auf Speichern. Um den Beleg zu ersetzen, legen Sie die neue Datei im Bereich ab.
- Um eine Ausgabe zu löschen, kehren Sie zur Liste zurück, öffnen das Menü … ihrer Zeile und wählen Löschen. Sie können auch mehrere Ausgaben ankreuzen und über der Tabelle auf Löschen klicken.
Eine bereits verbuchte Ausgabe
Ist die Buchhaltung aktiv, wird eine Ausgabe durch Ändern oder Löschen nicht aus Ihrer Buchhaltung entfernt: To Bill erstellt eine Gegenbuchung (Storno) und behält den Beleg. Wird die Gegenbuchung abgelehnt, zum Beispiel weil das Geschäftsjahr abgeschlossen ist, wird die Ausgabe nicht gelöscht. Eine bereits verbuchte Zahlung lässt sich nicht mehr ändern: Stornieren Sie zuerst ihre Buchung im Journal.
Was die Buchhaltung bucht
Wird Ihre Buchhaltung in To Bill geführt, wird jede Ausgabe am Datum ihres Belegs verbucht, ohne dass Sie weiter etwas tun müssen:
| Buchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Die Ausgabe | das Aufwandkonto ihrer Kategorie, der Betrag ohne MWST, und die Vorsteuer (1170 oder 1171) | 2000 Kreditoren, der Betrag inkl. MWST |
| Ihre Zahlung, am Datum Bezahlt am | 2000 Kreditoren | das unter Bezahlt mit gewählte Konto |
Ist das Unternehmen nicht MWST-pflichtig oder rechnet es mit der Saldosteuersatzmethode ab, gibt es keine Vorsteuer: Der ganze Betrag inkl. MWST geht in den Aufwand.
Das Konto, dem die Zahlung gutgeschrieben wird, hängt von Bezahlt mit ab: das Buchhaltungskonto des Bankkontos (standardmässig 1020), die Kasse 1000, die Kreditkarte 2211, Mitarbeitende 2212, der Inhaber 2850 in einem Einzelunternehmen, 2820 in einer Personengesellschaft oder 2213 in einer Kapitalgesellschaft. Die Konten 2211, 2212 und 2213 werden bei ihrer ersten Verwendung angelegt.
Jede Ausgabenkategorie ist mit einem Aufwandkonto verbunden, zum Beispiel Miete & Nebenkosten mit 6000. Um diese Verbindung zu ändern, öffnen Sie Buchhaltung › Einstellungen, Karte Ausgaben: Kategorie → Konto. Siehe Die Einstellungen der Buchhaltung.
Die Kategorien
Jedes Unternehmen erhält bei seiner Erstellung eine Liste von Kategorien: Mahlzeiten & Unterhaltung, Transport, Bürobedarf, Miete & Nebenkosten, Telekommunikation und zwanzig weitere. Die Liste lässt sich in der Ansicht der Ausgaben nicht ändern.
Rechtsgrundlage
- Jede Buchung ist durch einen Beleg nachgewiesen. Ein Beleg kann auf Papier oder in elektronischer Form vorliegen: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR.
- Ein MWST-pflichtiges Unternehmen zieht die ihm in Rechnung gestellte MWST (Vorsteuer) im Rahmen seiner unternehmerischen Tätigkeit ab: Art. 28 Abs. 1 MWSTG. Die Rechnung muss namentlich den Lieferanten und seine MWST-Nummer, die Leistung, den Betrag und den MWST-Satz angeben: Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Eine Kassenquittung bis CHF 400 braucht den Namen des Käufers nicht: Art. 57 MWSTV.
- Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten ist der Abzug ab Erhalt der Rechnung möglich, nach vereinnahmten Entgelten im Zeitpunkt der Zahlung: Art. 40 MWSTG.