Créer et gérer vos clients

La fiche d’un client porte son nom, son adresse, son délai de paiement et ses contacts. To Bill la reprend dans chaque devis et chaque facture : vous ne la saisissez qu’une fois.

La liste des clients

Dans le menu, sous Ventes, ouvrez Clients.

1. Ajouter crée un client.
2. Importer reprend vos clients depuis un fichier Excel, CSV ou un export bexio.
3. La barre de filtres. Tapez un nom, un e-mail, une ville, un NPA ou un contact. Filtrez par Type, Ville, Impayés (avec ou sans factures ouvertes) ou Ajouté le. Vues propose des listes prêtes, comme Avec impayés.

Les onglets Tous, Privé et Entreprise séparent les particuliers des sociétés. Cliquez sur le nom d’un client pour ouvrir sa fiche.

Créer un client

1. Dans Clients, cliquez sur Ajouter.

2. Choisissez le type (1) : Privé pour un particulier, Entreprise pour une société.

3. Saisissez le Nom. Pour une entreprise, To Bill cherche dans le registre du commerce (Zefix) dès la troisième lettre. Choisissez la bonne société dans la liste : le N° IDE, la ville et l’adresse se remplissent seuls. Vérifiez-les.

4. Délai de paiement (jours) (2) : laissez vide pour appliquer le délai de votre entreprise, 30 jours par défaut. Saisissez un nombre, par exemple 10, si ce client paie à un autre délai. To Bill en tire la date d’échéance de ses factures.

5. Sous Adresse (3), remplissez Rue et numéro, NPA et Ville. Le Complément reçoit une information par ligne : c/o, case postale, étage. Le Pays est la Suisse par défaut ; pour un client à l’étranger, choisissez son pays. Il s’affiche sur la fiche du client et s’imprime sur la dernière ligne de l’adresse, QR-facture comprise.

6. Sous Coordonnées, saisissez l’Email et le Téléphone. L’e-mail reçoit les factures, les devis et les rappels.

7. Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.

   

L’adresse et la QR-facture

La norme suisse limite le nom et la ligne de rue (complément compris) à 70 caractères, le NPA à 16 et la ville à 35. Au-delà, ou sans NPA ni localité, la QR-facture reste valable, mais la zone « Payable par » reste vide et votre client l’écrit à la main. L’éditeur de facture le signale sous le client : Adresse trop longue pour la QR-facture, avec une proposition pour la raccourcir, ou ce qui manque, avec Ajouter l’adresse. Voir La QR-facture.

Ajouter des contacts

Une entreprise peut avoir plusieurs personnes de contact, par exemple sa comptable.

1. Ouvrez la fiche du client, puis cliquez sur Modifier.

2. Dans Contacts, cliquez sur Ajouter un contact (2).

3. Saisissez le Nom du contact et le Prénom du contact, puis son e-mail et son téléphone si vous les avez.

4. Cliquez sur Définir par défaut pour le contact qui doit figurer sur les documents. Il apparaît alors comme Contact par défaut (1).

5. Cliquez sur Enregistrer.

   

Le contact par défaut est repris dans l’adresse des nouveaux devis et factures. Dans l’éditeur, le champ Personne de contact permet d’en choisir un autre pour un document.

Privé ou Entreprise

Les contacts n’existent que pour une entreprise. Si vous passez une fiche de Entreprise à Privé, ses contacts sont supprimés à l’enregistrement.

La fiche d’un client

Cliquez sur le nom d’un client dans la liste.

1. Les onglets : Détails (la fiche), Factures et Devis (tous les documents de ce client), Contacts.
2. Aperçu : Total facturé, Total encaissé et Total en attente pour ce client, dans la devise de votre entreprise. Un montant dans une autre devise y est converti au cours de son jour ; un montant dans une devise sans cours de change n’est pas compté et s’affiche à part, sous le total, par exemple « + USD 800.00 non converti ».
3. Ouvrir le portail client montre ce que voit votre client en ligne. Voir Le portail client.

Modifier ouvre la fiche pour la changer. Une modification vaut pour les prochains documents : les factures déjà envoyées gardent l’adresse avec laquelle elles sont parties.

Supprimer un client

Dans la liste, cochez le ou les clients, puis cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi ouvrir la fiche, cliquer sur Modifier, puis sur Supprimer.

Les clients avec des documents restent

Un client qui a des factures, des devis, des notes de crédit ou une facture récurrente ne peut pas être supprimé : ces documents doivent rester complets. Si vous en cochez plusieurs, To Bill supprime ceux qui n’ont rien et garde les autres.

Importer vos clients

1. Dans Clients, cliquez sur Importer.
2. Déposez votre fichier : CSV, XLS, XLSX ou JSON.
3. Associez les colonnes de votre fichier aux champs de To Bill. Seul le Nom est obligatoire. Les autres champs possibles sont le type, l’e-mail, le téléphone, l’adresse, le NPA, la ville et le numéro IDE.
4. Lancez l’import.

Un export de contacts bexio est reconnu tel quel : voir Importer depuis bexio.

Pas de contrôle des doublons

Un fichier ordinaire crée un client par ligne, même si ce client existe déjà. Retirez de votre fichier les clients déjà présents dans To Bill. Seul l’import bexio écarte les clients existants.

Base légale

Une facture d’une entreprise assujettie à la TVA indique le nom et la localité du destinataire, tels qu’ils apparaissent dans les relations commerciales : art. 26 al. 2 let. b LTVA.