Criar e gerir os seus clientes

A ficha de um cliente contém o nome, o endereço, o prazo de pagamento e os contactos. O To Bill retoma-a em cada orçamento e em cada fatura: basta introduzi-la uma vez.

A lista dos clientes

No menu, em Vendas, abra Clientes.

1. Adicionar cria um cliente.
2. Importar retoma os seus clientes a partir de um ficheiro Excel, CSV ou de uma exportação do bexio.
3. A barra de filtros. Escreva um nome, um e-mail, uma localidade, um código postal ou um contacto. Filtre por Tipo, Localidade, Faturas por pagar (com ou sem faturas em aberto) ou Adicionado em. Vistas propõe listas prontas, como Com faturas por pagar.

Os separadores Todos, Privado e Empresa separam os particulares das sociedades. Clique no nome de um cliente para abrir a ficha.

Criar um cliente

1. Em Clientes, clique em Adicionar.

2. Escolha o tipo (1): Privado para um particular, Empresa para uma sociedade.

3. Introduza o Nome. Para uma empresa, o To Bill pesquisa no registo comercial (Zefix) a partir da terceira letra. Escolha a sociedade certa na lista: o N° IDE (número de identificação das empresas), a cidade e o endereço preenchem-se sozinhos. Verifique-os.

4. Prazo de pagamento (dias) (2): deixe vazio para aplicar o prazo da sua empresa, 30 dias por predefinição. Introduza um número, por exemplo 10, se este cliente pagar num prazo diferente. O To Bill calcula a partir dele a data de vencimento das faturas desse cliente.

5. Em Endereço (3), preencha Rua e número, Código postal e Cidade. O Complemento recebe uma informação por linha: ao cuidado de, caixa postal, andar. O País é a Suíça por predefinição; para um cliente no estrangeiro, escolha o país dele. Aparece na ficha do cliente e é impresso na última linha do endereço, incluindo na fatura QR.

6. Em Coordenadas, introduza o E-mail e o Telefone. O e-mail recebe as faturas, os orçamentos e os lembretes.

7. Clique em Guardar, no canto superior direito.

   

O endereço e a fatura QR

A norma suíça limita o nome e a linha da rua (complemento incluído) a 70 caracteres, o código postal a 16 e a cidade a 35. Acima disso, ou sem código postal nem localidade, a fatura QR continua válida, mas a zona «Pagável por» fica em branco e o seu cliente tem de a escrever à mão. O editor de faturas assinala-o por baixo do cliente: Endereço muito longo para a fatura QR, com uma proposta para o encurtar, ou o que falta, com Adicionar a morada. Consulte A fatura QR.

Adicionar contactos

Uma empresa pode ter várias pessoas de contacto, por exemplo a sua contabilista.

1. Abra a ficha do cliente e clique em Editar.

2. Em Contactos, clique em Adicionar contacto (2).

3. Introduza o Nome do contacto e o Nome próprio do contacto e, se os tiver, o e-mail e o telefone.

4. Clique em Definir como padrão no contacto que deve figurar nos documentos. Passa então a aparecer como Contacto predefinido (1).

5. Clique em Guardar.

   

O contacto predefinido é retomado no endereço dos novos orçamentos e faturas. No editor, o campo Pessoa de contacto permite escolher outro para um documento.

Privado ou Empresa

Os contactos só existem para uma empresa. Se mudar uma ficha de Empresa para Privado, os contactos dela são eliminados ao gravar.

A ficha de um cliente

Clique no nome de um cliente na lista.

1. Os separadores: Detalhes (a ficha), Faturas e Orçamentos (todos os documentos deste cliente), Contactos.
2. Pré-visualização: Total faturado, Total recebido e Total pendente para este cliente. Um valor noutra moeda é convertido à taxa do seu dia; um valor numa moeda sem taxa de câmbio não é contado e aparece à parte, por baixo do total, por exemplo «+ USD 800.00 não convertido».
3. Abrir o portal do cliente mostra o que o seu cliente vê online. Consulte O portal do cliente.

Editar abre a ficha para a alterar. Uma alteração vale para os documentos seguintes: as faturas já enviadas mantêm o endereço com que partiram.

Eliminar um cliente

Na lista, assinale o cliente ou os clientes e clique em Eliminar. Também pode abrir a ficha, clicar em Editar e depois em Eliminar.

Os clientes com documentos ficam

Um cliente que tenha faturas, orçamentos, notas de crédito ou uma fatura recorrente não pode ser eliminado: esses documentos têm de ficar completos. Se assinalar vários, o To Bill elimina os que não têm nada e mantém os outros.

Importar os seus clientes

1. Em Clientes, clique em Importar.
2. Deposite o seu ficheiro: CSV, XLS, XLSX ou JSON.
3. Associe as colunas do seu ficheiro aos campos do To Bill. Só o Nome é obrigatório. Os outros campos possíveis são o tipo, o e-mail, o telefone, o endereço, o código postal, a cidade e o número IDE.
4. Inicie a importação.

Uma exportação de contactos do bexio é reconhecida tal como está: consulte Importar do bexio.

Sem controlo de duplicados

Um ficheiro comum cria um cliente por linha, mesmo que esse cliente já exista. Retire do seu ficheiro os clientes que já estão no To Bill. Só a importação do bexio põe de lado os clientes existentes.

Base legal

Uma fatura de uma empresa sujeita a IVA indica o nome e a localidade do destinatário, tal como aparecem nas relações comerciais: art. 26, n.º 2, alínea b, da Lei do IVA (LTVA).