Crear y gestionar sus clientes

La ficha de un cliente contiene su nombre, su dirección, su plazo de pago y sus contactos. To Bill la reutiliza en cada presupuesto y en cada factura: usted solo la introduce una vez.

La lista de clientes

En el menú, bajo Ventas, abra Clientes.

1. Agregar crea un cliente.
2. Importar incorpora sus clientes desde un archivo Excel o CSV o desde una exportación de bexio.
3. La barra de filtros. Escriba un nombre, un correo electrónico, una ciudad, un código postal o un contacto. Filtre por Tipo, Ciudad, Impagados (con o sin facturas abiertas) o Añadido el. Vistas ofrece listas ya preparadas, como Con facturas impagadas.

Las pestañas Todos, Privado y Empresa separan a los particulares de las sociedades. Haga clic en el nombre de un cliente para abrir su ficha.

Crear un cliente

1. En Clientes, haga clic en Agregar.

2. Elija el tipo (1): Privado para un particular, Empresa para una sociedad.

3. Introduzca el Nombre. Para una empresa, To Bill busca en el registro mercantil (Zefix) a partir de la tercera letra. Elija la sociedad correcta en la lista: el N° IDE, la ciudad y la dirección se rellenan solos. Compruébelos.

4. Plazo de pago (días) (2): déjelo vacío para aplicar el plazo de su empresa, 30 días por defecto. Introduzca un número, por ejemplo 10, si este cliente paga con otro plazo. To Bill calcula a partir de él la fecha de vencimiento de sus facturas.

5. Bajo Dirección (3), rellene Calle y número, Código postal y Ciudad. El campo Complemento (opcional) admite una información por línea: c/o, apartado postal, piso. El País es Suiza por defecto; para un cliente en el extranjero, elija su país. Aparece en la ficha del cliente y se imprime en la última línea de la dirección, también en la factura QR.

6. Bajo Datos de contacto, introduzca el Email y el Teléfono. A ese correo electrónico se envían las facturas, los presupuestos y los recordatorios.

7. Haga clic en Guardar, arriba a la derecha.

   

La dirección y la factura QR

La norma suiza limita el nombre y la línea de la calle (complemento incluido) a 70 caracteres, el código postal a 16 y la ciudad a 35. Por encima de esos límites, o sin código postal ni localidad, la factura QR sigue siendo válida, pero la zona «Pagadero por» queda en blanco y su cliente tiene que escribirla a mano. El editor de facturas lo indica bajo el cliente: Dirección demasiado larga para la factura QR, con una propuesta para acortarla, o lo que falta, con Añadir la dirección. Consulte La factura QR.

Añadir contactos

Una empresa puede tener varias personas de contacto, por ejemplo su contable.

1. Abra la ficha del cliente y haga clic en Modificar.

2. En Contactos, haga clic en Agregar un contacto (2).

3. Rellene los dos campos Nombre del contacto: el primero recibe el apellido y el segundo el nombre de pila (la interfaz en español rotula ambos igual). Después, su correo electrónico y su teléfono, si los tiene.

4. Haga clic en Definir por defecto para el contacto que debe figurar en los documentos. Aparece entonces como Contacto predeterminado (1).

5. Haga clic en Guardar.

   

El contacto predeterminado se incluye en la dirección de los nuevos presupuestos y facturas. En el editor, el campo Persona de contacto permite elegir otro para un documento.

Privado o Empresa

Los contactos solo existen para una empresa. Si cambia una ficha de Empresa a Privado, sus contactos se eliminan al guardar.

La ficha de un cliente

Haga clic en el nombre de un cliente en la lista.

1. Las pestañas: Detalles (la ficha), Facturas y Presupuestos (todos los documentos de este cliente), Contactos.
2. Vista previa: Total facturado, Total cobrado y Total pendiente de este cliente. Un importe en otra moneda se convierte al tipo de su día; un importe en una moneda sin tipo de cambio no se cuenta y aparece aparte, debajo del total, por ejemplo «+ USD 800.00 no convertido».
3. Abrir el portal del cliente muestra lo que su cliente ve en línea. Consulte El portal del cliente.

Modificar abre la ficha para cambiarla. Un cambio se aplica a los documentos siguientes: las facturas ya enviadas conservan la dirección con la que se enviaron.

Eliminar un cliente

En la lista, marque el cliente o los clientes y haga clic en Eliminar. También puede abrir la ficha, hacer clic en Modificar y después en Eliminar.

Los clientes con documentos se conservan

Un cliente que tiene facturas, presupuestos, notas de crédito o una factura recurrente no puede eliminarse: esos documentos deben seguir completos. Si marca varios, To Bill elimina los que no tienen nada y conserva los demás.

Importar sus clientes

1. En Clientes, haga clic en Importar.
2. Deposite su archivo: CSV, XLS, XLSX o JSON.
3. Asocie las columnas de su archivo a los campos de To Bill. Solo el Nombre es obligatorio. Los demás campos posibles son el tipo, el correo electrónico, el teléfono, la dirección, el código postal, la ciudad y el número IDE.
4. Inicie la importación.

Una exportación de contactos de bexio se reconoce tal cual: consulte Importar desde bexio.

Sin control de duplicados

Un archivo normal crea un cliente por fila, aunque ese cliente ya exista. Quite de su archivo los clientes que ya están en To Bill. Solo la importación de bexio descarta los clientes existentes.

Base legal

Una factura de una empresa sujeta al IVA indica el nombre y la localidad del destinatario, tal como aparecen en las relaciones comerciales: art. 26, apdo. 2, letra b, de la Ley del IVA (LTVA).