Kunden erfassen und verwalten

Der Kundendatensatz enthält Name, Adresse, Zahlungsfrist und Kontakte des Kunden. To Bill übernimmt ihn in jedes Angebot und jede Rechnung: Sie erfassen ihn nur einmal.

Die Kundenliste

Öffnen Sie im Menü unter Verkauf die Seite Kunden.

1. Hinzufügen erstellt einen Kunden.
2. Importieren übernimmt Ihre Kunden aus einer Excel- oder CSV-Datei oder aus einem bexio-Export.
3. Die Filterleiste. Tippen Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse, einen Ort, eine PLZ oder einen Kontakt ein. Filtern Sie nach Typ, Ort, Offene Rechnungen (mit oder ohne offene Rechnungen) oder Erfasst am. Unter Ansichten finden Sie fertige Listen, etwa Mit offenen Rechnungen.

Die Registerkarten Alle, Privat und Unternehmen trennen Privatpersonen von Firmen. Klicken Sie auf den Namen eines Kunden, um seinen Datensatz zu öffnen.

Einen Kunden erfassen

1. Klicken Sie unter Kunden auf Hinzufügen.

2. Wählen Sie den Typ (1): Privat für eine Privatperson, Unternehmen für eine Firma.

3. Geben Sie den Name ein. Bei einem Unternehmen sucht To Bill ab dem dritten Buchstaben im Handelsregister (Zefix). Wählen Sie die richtige Firma in der Liste: UID-Nummer, Ort und Adresse werden automatisch ausgefüllt. Prüfen Sie sie.

4. Zahlungsfrist (Tage) (2): Lassen Sie das Feld leer, gilt die Frist Ihres Unternehmens, standardmässig 30 Tage. Geben Sie eine Zahl ein, zum Beispiel 10, wenn dieser Kunde eine andere Frist hat. To Bill berechnet daraus das Fälligkeitsdatum seiner Rechnungen.

5. Füllen Sie unter Adresse (3) die Felder Strasse und Nr., PLZ und Ort aus. Der Zusatz nimmt eine Angabe pro Zeile auf: c/o, Postfach, Stockwerk. Das Land ist standardmässig die Schweiz; wählen Sie für einen Kunden im Ausland sein Land. Es erscheint im Datensatz des Kunden und wird auf der letzten Zeile der Adresse gedruckt, auch auf der QR-Rechnung.

6. Geben Sie unter Kontaktdaten die E-Mail und das Telefon ein. An diese E-Mail-Adresse gehen Rechnungen, Angebote und Mahnungen.

7. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

   

Adresse und QR-Rechnung

Die Schweizer Norm begrenzt den Namen und die Strassenzeile (inklusive Zusatz) auf 70 Zeichen, die PLZ auf 16 und den Ort auf 35. Ist es mehr, oder fehlen PLZ oder Ort, bleibt die QR-Rechnung gültig, aber das Feld «Zahlbar durch» bleibt leer, und Ihr Kunde schreibt es von Hand. Der Rechnungseditor weist unter dem Kunden darauf hin: Adresse zu lang für QR-Rechnung, mit einem Vorschlag zum Kürzen, oder was fehlt, mit Adresse ergänzen. Siehe Die QR-Rechnung.

Kontakte hinzufügen

Ein Unternehmen kann mehrere Kontaktpersonen haben, zum Beispiel seine Buchhalterin.

1. Öffnen Sie den Datensatz des Kunden und klicken Sie auf Bearbeiten.

2. Klicken Sie unter Kontakte auf Kontakt hinzufügen (2).

3. Geben Sie Name des Kontakts und Vorname des Kontakts ein, dazu E-Mail und Telefon, wenn Sie sie haben.

4. Klicken Sie beim Kontakt, der auf den Dokumenten erscheinen soll, auf Als Standard festlegen. Er wird dann als Standardkontakt (1) angezeigt.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   

Der Standardkontakt wird in die Adresse neuer Angebote und Rechnungen übernommen. Im Editor wählen Sie im Feld Ansprechpartner für ein einzelnes Dokument einen anderen.

Privat oder Unternehmen

Kontakte gibt es nur bei Unternehmen. Stellen Sie einen Datensatz von Unternehmen auf Privat um, werden seine Kontakte beim Speichern gelöscht.

Der Datensatz eines Kunden

Klicken Sie in der Liste auf den Namen eines Kunden.

1. Die Registerkarten: Details (der Datensatz), Rechnungen und Angebote (alle Dokumente dieses Kunden), Kontakte.
2. Vorschau: Insgesamt fakturiert, Gesamt bezahlt und Gesamt ausstehend für diesen Kunden. Ein Betrag in einer anderen Währung wird zum Kurs seines Tages umgerechnet; ein Betrag in einer Währung ohne Wechselkurs wird nicht gezählt und erscheint separat unter dem Total, zum Beispiel «+ USD 800.00 nicht umgerechnet».
3. Kundenportal öffnen zeigt, was Ihr Kunde online sieht. Siehe Das Kundenportal.

Bearbeiten öffnet den Datensatz zum Ändern. Eine Änderung gilt für die nächsten Dokumente: Bereits gesendete Rechnungen behalten die Adresse, mit der sie verschickt wurden.

Einen Kunden löschen

Markieren Sie in der Liste den oder die Kunden und klicken Sie auf Löschen. Sie können auch den Datensatz öffnen, auf Bearbeiten und dann auf Löschen klicken.

Kunden mit Dokumenten bleiben

Ein Kunde mit Rechnungen, Angeboten, Gutschriften oder einer wiederkehrenden Rechnung lässt sich nicht löschen: Diese Dokumente müssen vollständig bleiben. Markieren Sie mehrere, löscht To Bill diejenigen ohne Dokumente und behält die anderen.

Ihre Kunden importieren

1. Klicken Sie unter Kunden auf Importieren.
2. Legen Sie Ihre Datei ab: CSV, XLS, XLSX oder JSON.
3. Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den Feldern von To Bill zu. Nur der Name ist Pflicht. Weitere mögliche Felder sind Typ, E-Mail, Telefon, Adresse, PLZ, Ort und UID-Nummer.
4. Starten Sie den Import.

Ein bexio-Kontaktexport wird so erkannt, wie er ist: siehe Import aus bexio.

Keine Prüfung auf Doppelte

Eine gewöhnliche Datei erstellt pro Zeile einen Kunden, auch wenn es diesen Kunden schon gibt. Entfernen Sie aus Ihrer Datei die Kunden, die bereits in To Bill sind. Nur der bexio-Import lässt bestehende Kunden weg.

Rechtsgrundlage

Die Rechnung eines MWST-pflichtigen Unternehmens enthält den Namen und den Ort des Leistungsempfängers, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt: Art. 26 Abs. 2 Bst. b MWSTG.