Registrar los pagos de sus clientes
Un cobro es un pago recibido por una factura. Cuando lo registra, To Bill actualiza lo que debe el cliente y el estado de la factura y, si la contabilidad está activada, contabiliza el asiento en su cuenta bancaria.
De dónde vienen los pagos
- Su extracto bancario. Importado en la contabilidad, se concilia con las facturas gracias a la referencia de la factura QR: es la forma más segura y más rápida. Consulte Conciliar los pagos.
- El pago en línea. Un cliente que paga con tarjeta o con TWINT en su portal se registra automáticamente.
- A mano, desde la factura o desde Cobros: para un pago en efectivo, o si no sigue su banco en To Bill.
Registrar un pago desde la factura
Abra la factura y haga clic en Registrar un pago. Se abre el formulario Crear un cobro, con la factura y el importe restante ya rellenados.
Si la factura se paga a plazos, elija en Tipo de pago (1) el plazo pagado o Factura completa.
Indique la fecha en que llegó el dinero y el importe recibido. Para un pago parcial, introduzca simplemente el importe pagado.
Si la contabilidad está activada, elija la cuenta bancaria en Llegó a la cuenta (2).
Haga clic en Guardar.
La página de la factura muestra el pago enseguida:
- Lo recibido sobre el total, con la barra de progreso, y el Importe pendiente en grande.
- Pagos: cada pago con su fecha y su medio de pago. Agregar registra otro pago.
| Situación después del pago | Estado de la factura |
|---|---|
| Se ha pagado una parte | Parcialmente pagada |
| Todo está pagado (con una diferencia de hasta 5 céntimos) | Pagada |
| El cliente ha pagado de más | Pagada en exceso |
Un pago en otra moneda
Un cliente puede pagar en una moneda distinta de la de la factura, por ejemplo en euros una factura en francos. Elija la moneda del pago debajo de la fecha y el importe: To Bill lo convierte a la moneda de la factura al tipo de cambio oficial del día del pago, publicado por la Aduana suiza (OFDF). Lo indica debajo de la moneda (1), por ejemplo «Tipo de cambio oficial de la Aduana suiza (OFDF) del 11.10.2026: 1 EUR = 0.94137 CHF», con lo que el pago liquida de la factura: «Es decir, CHF 470.69 en la factura».
Si no existe ningún tipo de cambio oficial para ese día, por ejemplo para una fecha antigua o una moneda que la OFDF no publica, To Bill lo indica: «No hay tipo de cambio oficial EUR → CHF para el …: introduzca el tipo aplicado.» Introduzca entonces el tipo aplicado, el de su banco por ejemplo, en Tipo aplicado (1 EUR = ? CHF) (1) y haga clic en Guardar. Sin tipo, el pago no se registra: nunca se cuenta como si estuviera en la moneda de la factura.
El tipo queda fijado en el pago al registrarlo: el importe pendiente y el estado de la factura ya no cambian después. En Pagos, en la página de la factura, el pago aparece en la moneda de la factura, con su importe original y su tipo, por ejemplo «EUR 1'500.00 al tipo oficial del 11.10.2026 (1 EUR = 0.94137 CHF)» o «… al tipo introducido». Con la contabilidad, el asiento se registra en francos; en una factura en moneda extranjera, la diferencia entre su tipo y el del pago es una ganancia o una pérdida de cambio. Consulte Las monedas extranjeras.
Base legal
El IVA es el de la factura, sea cual sea la moneda en que paga el cliente: art. 45, apdo. 2, de la Ordenanza del IVA (OTVA). Los tipos admitidos para convertir una contraprestación en moneda extranjera son el tipo medio mensual de la AFC o su tipo del día «venta de divisas»: art. 45, apdo. 3, de la OTVA.
Las pequeñas diferencias
A menudo un cliente paga unos francos de menos (gastos bancarios, redondeo) o de más. Si la diferencia no supera su umbral, To Bill se lo indica justo después de registrar el pago, en la ventana Pago registrado:
- Saldar la diferencia: la factura se considera pagada; la diferencia se contabiliza como deducción sobre ventas.
- Es un descuento: el cliente ha deducido un descuento por pronto pago acordado; el precio y el IVA se reducen.
- Conservar la diferencia: el cliente ha pagado de más y usted se queda con la diferencia; se contabiliza con su IVA.
- Dejar abierta: la factura conserva su importe pendiente, por ejemplo para reclamarlo.
El umbral se configura en Configuración › Factura, sección Diferencias e intereses de demora: Diferencia máxima (5 CHF por defecto) y Cuenta de las diferencias. Active Saldar automáticamente para que las diferencias por debajo del umbral se salden sin preguntar.
Descuento por pronto pago concedido después
Si el cliente ha deducido un descuento por pronto pago (por ejemplo, un 2 % por pagar a 10 días): en la página de la factura, en Crédito, haga clic en Acciones › Descuento por pronto pago. Indique el Importe del descuento y el Motivo y haga clic en Registrar el descuento. El precio se reduce, el IVA con él, y el importe pendiente disminuye en la misma cantidad.
Marcar una factura como pagada
Para saldar de una vez una o varias facturas pagadas por completo:
En Facturas, marque las facturas.
Haga clic en Cambiar estado › Pagada.
Indique la Fecha de llegada del dinero. No puede ser una fecha futura.
Haga clic en Registrar el pago.
To Bill registra un pago por todo lo que queda pendiente, en esa fecha. Esta acción no se ofrece para una factura que ya está parcialmente pagada: registre entonces el último pago desde la factura.
La lista de cobros
En el menú, bajo Pagos, abra Cobros.
- Agregar abre el formulario de cobro; elija primero la factura en la lista de facturas abiertas.
- Importar un archivo CAMT lee el extracto de su banco (archivo XML camt.053): To Bill propone para cada abono la factura que corresponde, por su referencia o por su importe. Compruebe cada correspondencia y guarde.
Las pestañas separan los pagos Parcial de los pagos Integral. Filtre por fecha, cliente, importe o medio de pago. Los iconos de cada fila abren el cobro o su factura.
Importar el extracto en la contabilidad
Si la contabilidad está activada, es mejor importar sus extractos bancarios en Contabilidad › Banco: allí To Bill también concilia sus gastos y lo contabiliza todo de una vez. Los pagos QR por el importe exacto pueden contabilizarse allí automáticamente.
Corregir un pago
Un cobro no se modifica: elimínelo y vuelva a registrarlo. Ábralo (icono con forma de ojo en la lista) y haga clic en Eliminar. En la lista, también puede marcar varios cobros y elegir Eliminar. La factura vuelve a deberse por ese importe; el asiento se anula con un contraasiento en la fecha del día.
Pagos conciliados con el banco
Un pago conciliado con una línea de su extracto bancario no se elimina aquí. Anule primero la conciliación en Contabilidad › Banco, pestaña Conciliadas.
Base legal
Un descuento por pronto pago o una diferencia saldada reducen la contraprestación. La cifra de negocios imponible se adapta entonces, según el texto francés de la ley, «en el momento de la contabilización de la corrección o del cobro efectivo de la contraprestación corregida»: art. 41, apdo. 1, de la Ley del IVA (LTVA). Con el método de las contraprestaciones convenidas, la corrección cuenta en el período en que se contabiliza. Con el método de las contraprestaciones recibidas, solo se grava lo que el cliente paga realmente: la corrección cuenta en el momento del cobro.