Die Zahlungen Ihrer Kunden erfassen
Eine Einnahme ist eine Zahlung, die auf eine Rechnung eingegangen ist. Wenn Sie sie erfassen, aktualisiert To Bill, was der Kunde schuldet, und den Status der Rechnung; ist die Buchhaltung aktiviert, bucht es die Zahlung auf Ihr Bankkonto.
Woher die Zahlungen kommen
- Ihr Bankauszug. In die Buchhaltung importiert, wird er dank der Referenz der QR-Rechnung mit den Rechnungen abgeglichen: der sicherste und schnellste Weg. Siehe Zahlungen abgleichen.
- Die Online-Zahlung. Bezahlt ein Kunde in seinem Portal per Karte oder TWINT, wird die Zahlung automatisch erfasst.
- Von Hand, auf der Rechnung oder unter Zahlungseingänge: für eine Barzahlung oder wenn Sie Ihre Bank nicht in To Bill verfolgen.
Eine Zahlung auf der Rechnung erfassen
Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Zahlung erfassen. Das Formular Zahlungseingang erfassen öffnet sich, Rechnung und offener Betrag sind bereits ausgefüllt.
Ist die Rechnung in Raten zahlbar, wählen Sie unter Zahlungsart (1) die bezahlte Rate oder Gesamte Rechnung.
Geben Sie das Datum an, an dem das Geld eingegangen ist, und den erhaltenen Betrag. Bei einer Teilzahlung geben Sie einfach den überwiesenen Betrag ein.
Ist die Buchhaltung aktiviert, wählen Sie unter Eingegangen auf Konto (2) das Bankkonto.
Klicken Sie auf Speichern.
Die Seite der Rechnung zeigt die Zahlung sofort an:
- Was eingegangen ist, gemessen am Total, mit dem Fortschrittsbalken, und gross der Offener Betrag.
- Zahlungseingänge: jede Zahlung mit Datum und Zahlungsmittel. Hinzufügen erfasst eine weitere Zahlung.
| Lage nach der Zahlung | Status der Rechnung |
|---|---|
| Ein Teil ist bezahlt | Teilweise bezahlt |
| Alles ist bezahlt (auf 5 Rappen genau) | Bezahlt |
| Der Kunde hat zu viel überwiesen | Überzahlt |
Eine Zahlung in einer anderen Währung
Ein Kunde kann in einer anderen Währung als jener der Rechnung bezahlen, zum Beispiel eine Rechnung in Franken in Euro. Wählen Sie unter Datum und Betrag die Währung der Zahlung: To Bill rechnet sie zum offiziellen Kurs des Zahlungstages, den der Schweizer Zoll (BAZG) veröffentlicht, in die Währung der Rechnung um. Es zeigt ihn unter der Währung an (1), zum Beispiel «Offizieller Kurs des Schweizer Zolls (BAZG) vom 11.10.2026: 1 EUR = 0.94137 CHF», zusammen mit dem, was die Zahlung von der Rechnung begleicht: «Also CHF 470.69 auf der Rechnung».
Gibt es für diesen Tag keinen offiziellen Kurs, etwa für ein altes Datum oder eine Währung, die das BAZG nicht veröffentlicht, sagt To Bill es: «Kein offizieller Kurs EUR → CHF für den …: Geben Sie den angewendeten Kurs ein.» Erfassen Sie dann den angewendeten Kurs, zum Beispiel jenen Ihrer Bank, unter Angewendeter Kurs (1 EUR = ? CHF) (1) und klicken Sie auf Speichern. Ohne Kurs wird die Zahlung nicht erfasst: Sie zählt nie, als wäre sie in der Währung der Rechnung.
Der Kurs wird beim Erfassen auf der Zahlung festgehalten: Der Restbetrag und der Status der Rechnung ändern sich danach nicht mehr. Unter Zahlungseingänge auf der Seite der Rechnung erscheint die Zahlung in der Währung der Rechnung, mit ihrem ursprünglichen Betrag und ihrem Kurs, zum Beispiel «EUR 1'500.00 zum offiziellen Kurs vom 11.10.2026 (1 EUR = 0.94137 CHF)» oder «… zum erfassten Kurs». Mit der Buchhaltung wird in Franken gebucht; bei einer Rechnung in Fremdwährung ist die Differenz zwischen ihrem Kurs und jenem der Zahlung ein Kursgewinn oder ein Kursverlust. Siehe Fremdwährungen.
Rechtsgrundlage
Die MWST ist jene der Rechnung, egal in welcher Währung der Kunde bezahlt: Art. 45 Abs. 2 MWSTV. Für die Umrechnung eines Entgelts in Fremdwährung zugelassen sind der Monatsmittelkurs der ESTV oder ihr Tageskurs «Devisen Verkauf»: Art. 45 Abs. 3 MWSTV.
Kleine Differenzen
Oft bezahlt ein Kunde ein paar Franken weniger (Bankspesen, Rundung) oder mehr. Liegt die Differenz innerhalb Ihrer Schwelle, weist To Bill Sie direkt nach dem Erfassen im Fenster Zahlung erfasst darauf hin:
- Differenz ausbuchen: Die Rechnung gilt als bezahlt; die Differenz wird als Erlösminderung verbucht.
- Es ist ein Skonto: Der Kunde hat einen vereinbarten Skonto abgezogen; Preis und MWST werden reduziert.
- Differenz behalten: Der Kunde hat zu viel bezahlt, Sie behalten die Differenz; sie wird mit ihrer MWST verbucht.
- Offen lassen: Die Rechnung behält ihren offenen Betrag, zum Beispiel um ihn einzufordern.
Die Schwelle stellen Sie unter Einstellungen › Rechnung im Bereich Differenzen und Verzugszins ein: Grösste Differenz (standardmässig 5 CHF) und Konto für Differenzen. Aktivieren Sie Automatisch ausbuchen, damit Differenzen unter der Schwelle ohne Rückfrage ausgebucht werden.
Nachträglich gewährter Skonto
Hat der Kunde einen Skonto abgezogen (zum Beispiel 2 % bei Zahlung innert 10 Tagen): Klicken Sie auf der Seite der Rechnung unter Forderung auf Aktionen › Skonto. Geben Sie den Skontobetrag und den Grund ein und klicken Sie auf Skonto erfassen. Der Preis wird reduziert, die MWST mit ihm, und der offene Betrag sinkt entsprechend.
Eine Rechnung als bezahlt markieren
Um eine oder mehrere vollständig bezahlte Rechnungen auf einmal abzuschliessen:
Markieren Sie die Rechnungen unter Rechnungen.
Klicken Sie auf Status ändern › Bezahlt.
Geben Sie das Datum des Zahlungseingangs an. Es darf nicht in der Zukunft liegen.
Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
To Bill erfasst eine Zahlung über den ganzen noch offenen Betrag, an diesem Datum. Für eine bereits teilweise bezahlte Rechnung wird diese Aktion nicht angeboten: Erfassen Sie dann die letzte Zahlung auf der Rechnung.
Die Liste der Einnahmen
Öffnen Sie im Menü unter Zahlungseingänge die Seite Zahlungseingänge.
- Hinzufügen öffnet das Erfassungsformular; wählen Sie zuerst die Rechnung in der Liste der offenen Rechnungen.
- CAMT-Datei importieren liest den Auszug Ihrer Bank (XML-Datei camt.053): To Bill schlägt für jede Gutschrift die passende Rechnung vor, anhand der Referenz oder des Betrags. Prüfen Sie jede Zuordnung und speichern Sie dann.
Die Registerkarten trennen Teilweise von Vollständig bezahlten Rechnungen. Filtern Sie nach Datum, Kunde, Betrag oder Zahlungsmittel. Die Symbole jeder Zeile öffnen die Einnahme oder ihre Rechnung.
Den Auszug in die Buchhaltung importieren
Ist die Buchhaltung aktiviert, importieren Sie Ihre Bankauszüge besser unter Buchhaltung › Bank: To Bill gleicht dort auch Ihre Ausgaben ab und verbucht alles auf einmal. QR-Zahlungen mit genauem Betrag können dort automatisch verbucht werden.
Eine Zahlung korrigieren
Eine Einnahme lässt sich nicht ändern: Löschen Sie sie und erfassen Sie sie neu. Öffnen Sie sie (Augensymbol in der Liste) und klicken Sie auf Löschen. In der Liste können Sie auch mehrere Einnahmen markieren und dann Löschen wählen. Die Rechnung ist für diesen Betrag wieder offen; die Buchung wird mit dem heutigen Datum storniert.
Mit der Bank abgeglichene Zahlungen
Eine Zahlung, die mit einer Zeile Ihres Bankauszugs abgeglichen ist, lässt sich hier nicht löschen. Heben Sie zuerst den Abgleich unter Buchhaltung › Bank in der Registerkarte Abgeglichen auf.
Rechtsgrundlage
Ein Skonto oder eine ausgebuchte Differenz reduziert das Entgelt. Die Umsatzsteuerschuld wird dann angepasst, und zwar «im Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird»: Art. 41 Abs. 1 MWSTG. Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten zählt die Korrektur in der Periode, in der sie verbucht wird. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten wird nur versteuert, was der Kunde tatsächlich bezahlt: Die Korrektur zählt bei der Vereinnahmung.