Registar os pagamentos dos seus clientes
Um recebimento é um pagamento recebido numa fatura. Quando o regista, o To Bill atualiza o que o cliente deve e o estado da fatura e, se a contabilidade estiver ativada, faz o lançamento na sua conta bancária.
De onde vêm os pagamentos
- O seu extrato bancário. Importado na contabilidade, é reconciliado com as faturas graças à referência da fatura QR: é a forma mais segura e mais rápida. Consulte Reconciliar os pagamentos.
- O pagamento online. Um cliente que paga com cartão ou TWINT no portal dele fica registado automaticamente.
- À mão, a partir da fatura ou a partir de Recebimentos: para um pagamento em numerário, ou se não acompanhar o seu banco no To Bill.
Registar um pagamento a partir da fatura
Abra a fatura e clique em Registar um pagamento. Abre-se o formulário Criar um recebimento, já com a fatura e o montante restante preenchidos.
Se a fatura for paga em parcelas, escolha em Tipo de pagamento (1) a parcela paga, ou Fatura completa.
Indique a data em que o dinheiro chegou e o montante recebido. Para um pagamento parcial, introduza simplesmente o montante pago.
Se a contabilidade estiver ativada, escolha a conta bancária em Chegou à conta (2).
Clique em Guardar.
A página da fatura mostra de imediato o pagamento:
- O que foi recebido sobre o total, com a barra de progresso, e o Montante em dívida em destaque.
- Pagamentos: cada pagamento com a data e o meio de pagamento. Adicionar regista outro pagamento.
| Situação depois do pagamento | Estado da fatura |
|---|---|
| Uma parte está paga | Parcialmente paga |
| Está tudo pago (com uma margem de 5 cêntimos) | Paga |
| O cliente pagou a mais | Paga em excesso |
Um pagamento noutra moeda
Um cliente pode pagar numa moeda diferente da da fatura, por exemplo em euros uma fatura em francos. Escolha a moeda do pagamento por baixo da data e do valor: o To Bill converte-o para a moeda da fatura à taxa de câmbio oficial do dia do pagamento, publicada pela Alfândega suíça (OFDF). Indica-a por baixo da moeda (1), por exemplo «Taxa de câmbio oficial da Alfândega suíça (OFDF) de 11.10.2026: 1 EUR = 0.94137 CHF», com o que o pagamento liquida da fatura: «Ou seja, CHF 470.69 na fatura».
Se não existir nenhuma taxa oficial para esse dia, por exemplo para uma data antiga ou uma moeda que a OFDF não publica, o To Bill indica-o: «Não há taxa de câmbio oficial EUR → CHF para …: introduza a taxa aplicada.» Introduza então a taxa aplicada, a do seu banco por exemplo, em Taxa aplicada (1 EUR = ? CHF) (1) e clique em Guardar. Sem taxa, o pagamento não é registado: nunca conta como se estivesse na moeda da fatura.
A taxa fica fixada no pagamento quando o regista: o valor em dívida e o estado da fatura deixam de mudar depois. Em Pagamentos, na página da fatura, o pagamento aparece na moeda da fatura, com o valor de origem e a taxa, por exemplo «EUR 1'500.00 à taxa oficial de 11.10.2026 (1 EUR = 0.94137 CHF)» ou «… à taxa introduzida». Com a contabilidade, o lançamento é feito em francos; numa fatura em moeda estrangeira, a diferença entre a sua taxa e a do pagamento é um ganho ou uma perda cambial. Consulte As moedas estrangeiras.
Base legal
O IVA é o da fatura, seja qual for a moeda em que o cliente paga: art. 45, n.º 2, da Portaria sobre o IVA (OTVA). As taxas admitidas para converter uma contraprestação em moeda estrangeira são a taxa média mensal da AFC ou a sua taxa do dia «venda de divisas»: art. 45, n.º 3, da OTVA.
As pequenas diferenças
Um cliente paga muitas vezes alguns francos a menos (comissões bancárias, arredondamento) ou a mais. Se a diferença não ultrapassar o seu limite, o To Bill assinala-o logo a seguir ao registo, na janela Pagamento registado:
- Saldar a diferença: a fatura é considerada paga; a diferença é contabilizada como dedução sobre as vendas.
- É um desconto: o cliente deduziu um desconto de pronto pagamento acordado; o preço e o IVA são reduzidos.
- Conservar a diferença: o cliente pagou a mais e fica com a diferença; é contabilizada com o respetivo IVA.
- Deixar em aberto: a fatura mantém o montante em dívida, por exemplo para o reclamar.
O limite configura-se em Definições › Fatura, secção Diferenças e juros de mora: Diferença máxima (5 CHF por predefinição) e Conta das diferenças. Ative Saldar automaticamente para que as diferenças abaixo do limite se saldem sem pergunta.
Desconto de pronto pagamento concedido depois
Se o cliente tiver deduzido um desconto de pronto pagamento (por exemplo 2 % por um pagamento a 10 dias): na página da fatura, em Crédito, clique em Ações › Desconto de pronto pagamento. Indique o Montante do desconto e o Motivo e clique em Registar o desconto. O preço é reduzido, o IVA também, e o montante em dívida diminui na mesma medida.
Marcar uma fatura como paga
Para saldar de uma vez uma ou várias faturas pagas na totalidade:
Em Faturas, assinale as faturas.
Clique em Alterar estado › Paga.
Indique a Data de chegada do dinheiro. Não pode ser uma data futura.
Clique em Registar o pagamento.
O To Bill regista um pagamento de tudo o que ainda está em dívida, nessa data. Esta ação não é proposta para uma fatura já parcialmente paga: registe então o último pagamento a partir da fatura.
A lista dos recebimentos
No menu, em Pagamentos, abra Recebimentos.
- Adicionar abre o formulário de recebimento; escolha primeiro a fatura na lista das faturas em aberto.
- Importar um ficheiro CAMT lê o extrato do seu banco (ficheiro XML camt.053): o To Bill propõe para cada crédito a fatura que lhe corresponde, pela referência ou pelo montante. Verifique cada correspondência e grave.
Os separadores distinguem os pagamentos Parcial dos pagamentos Integral. Filtre por data, cliente, montante ou meio de pagamento. Os ícones de cada linha abrem o recebimento ou a respetiva fatura.
Importar o extrato na contabilidade
Se a contabilidade estiver ativada, importe antes os seus extratos bancários em Contabilidade › Banco: aí, o To Bill também reconcilia as suas despesas e contabiliza tudo de uma vez. Os pagamentos QR com o montante exato podem ser contabilizados automaticamente.
Corrigir um pagamento
Um recebimento não se altera: elimine-o e registe-o de novo. Abra-o (ícone em forma de olho na lista) e clique em Eliminar. Na lista, também pode assinalar vários recebimentos e depois Eliminar. A fatura volta a estar em dívida por esse montante; o lançamento é estornado com a data do dia.
Pagamentos reconciliados com o banco
Um pagamento reconciliado com uma linha do seu extrato bancário não se elimina aqui. Anule primeiro a reconciliação em Contabilidade › Banco, separador Reconciliadas.
Base legal
Um desconto de pronto pagamento ou uma diferença saldada reduz a contraprestação. O volume de negócios tributável é então ajustado, segundo o texto francês da lei, «no momento da contabilização da correção ou do recebimento efetivo da contraprestação corrigida»: art. 41, n.º 1, da Lei do IVA (LTVA). Com o método das contraprestações acordadas, a correção conta no período em que é contabilizada. Com o método das contraprestações recebidas, só é tributado o que o cliente paga realmente: a correção conta no recebimento.