Enregistrer les paiements de vos clients
Un encaissement est un paiement reçu sur une facture. Quand vous l’enregistrez, To Bill met à jour ce que le client doit, le statut de la facture et, si la comptabilité est activée, passe l’écriture sur votre compte bancaire.
D’où viennent les paiements
- Votre relevé bancaire. Importé dans la comptabilité, il est rapproché des factures grâce à la référence de la QR-facture : c’est la façon la plus sûre et la plus rapide. Voir Rapprocher les paiements.
- Le paiement en ligne. Un client qui paie par carte ou TWINT sur son portail est enregistré automatiquement.
- À la main, depuis la facture ou depuis Encaissements : pour un paiement en espèces, ou si vous ne suivez pas votre banque dans To Bill.
Enregistrer un paiement depuis la facture
Ouvrez la facture, puis cliquez sur Enregistrer un paiement. Le formulaire Créer un encaissement s’ouvre, avec la facture et le montant restant déjà remplis.
Si la facture est payable en acomptes, choisissez sous Type de paiement (1) l’acompte payé, ou Facture complète.
Indiquez la date à laquelle l’argent est arrivé et le montant reçu. Pour un paiement partiel, saisissez simplement le montant versé.
Si la comptabilité est activée, choisissez le compte bancaire sous Arrivé sur le compte (2).
Cliquez sur Enregistrer.
La page de la facture montre aussitôt le paiement :
- Ce qui est reçu sur le total, avec la barre de progression, et le Reste dû en grand.
- Paiements : chaque paiement avec sa date et son moyen de paiement. Ajouter enregistre un autre paiement.
| Situation après le paiement | Statut de la facture |
|---|---|
| Une partie est payée | Partiellement payée |
| Tout est payé (à 5 centimes près) | Payée |
| Le client a versé trop | Trop payée |
Un paiement dans une autre devise
Un client peut payer dans une autre devise que celle de la facture, par exemple en euros une facture en francs. Choisissez la devise du paiement sous la date et le montant : To Bill le convertit dans la devise de la facture au cours officiel du jour du paiement, publié par la douane suisse (OFDF). Il l’indique sous la devise (1), par exemple « Taux officiel de la douane suisse (OFDF) du 11.10.2026 : 1 EUR = 0.94137 CHF », avec ce que le paiement règle de la facture : « Soit CHF 470.69 sur la facture ».
S’il n’existe aucun cours officiel pour ce jour, par exemple pour une date ancienne ou une devise que l’OFDF ne publie pas, To Bill le dit : « Aucun taux officiel EUR → CHF pour le … : saisissez le taux appliqué ». Saisissez alors le taux appliqué, celui de votre banque par exemple, dans Taux appliqué (1 EUR = ? CHF) (1), puis cliquez sur Enregistrer. Sans taux, le paiement ne s’enregistre pas : il n’est jamais compté comme s’il était dans la devise de la facture.
Le cours est fixé sur le paiement quand vous l’enregistrez : le reste dû et le statut de la facture ne changent plus ensuite. Dans Paiements, sur la page de la facture, le paiement s’affiche dans la devise de la facture, avec son montant d’origine et son cours, par exemple « EUR 1'500.00 au taux officiel du 11.10.2026 (1 EUR = 0.94137 CHF) » ou « … au taux saisi ». Avec la comptabilité, l’écriture est en francs ; pour une facture en devise, l’écart entre son cours et celui du paiement est un gain ou une perte de change. Voir Les devises étrangères.
Base légale
La TVA est celle de la facture, quelle que soit la devise dans laquelle le client paie : art. 45 al. 2 OTVA. Les cours admis pour convertir une contre-prestation en devise sont le cours mensuel moyen de l’AFC ou son cours du jour « vente de devises » : art. 45 al. 3 OTVA.
Les petits écarts
Un client paie souvent quelques francs de moins (frais bancaires, arrondi) ou de plus. Si l’écart ne dépasse pas votre seuil, To Bill vous le signale juste après l’enregistrement, dans la fenêtre Paiement enregistré :
- Solder l’écart : la facture est considérée comme payée ; l’écart est comptabilisé en déduction sur ventes.
- C’est un escompte : le client a déduit un escompte convenu ; le prix et la TVA sont réduits.
- Conserver la différence : le client a payé trop, vous gardez la différence ; elle est comptabilisée avec sa TVA.
- Laisser ouvert : la facture garde son reste dû, par exemple pour le réclamer.
Le seuil se règle dans Paramètres › Facture, section Écarts et intérêts moratoires : Écart maximal (5 CHF par défaut) et Compte des écarts. Activez Solder automatiquement pour que les écarts sous le seuil se soldent sans question.
Escompte accordé après coup
Si le client a déduit un escompte (par exemple 2 % pour un paiement à 10 jours) : sur la page de la facture, dans Créance, cliquez sur Actions › Escompte. Indiquez le Montant de l’escompte et le Motif, puis cliquez sur Enregistrer l’escompte. Le prix est réduit, la TVA avec lui, et le reste dû diminue d’autant.
Marquer une facture comme payée
Pour solder d’un coup une ou plusieurs factures payées en entier :
Dans Factures, cochez les factures.
Cliquez sur Changer le statut › Payée.
Indiquez la Date de réception de l’argent. Elle ne peut pas être dans le futur.
Cliquez sur Enregistrer le paiement.
To Bill enregistre un paiement pour tout ce qui reste dû, à cette date. Cette action n’est pas proposée pour une facture déjà partiellement payée : enregistrez alors le dernier paiement depuis la facture.
La liste des encaissements
Dans le menu, sous Paiements, ouvrez Encaissements.
- Ajouter ouvre le formulaire d’encaissement ; choisissez d’abord la facture dans la liste des factures ouvertes.
- Importer un fichier CAMT lit le relevé de votre banque (fichier XML camt.053) : To Bill propose pour chaque crédit la facture qui correspond, par sa référence ou son montant. Vérifiez chaque correspondance, puis enregistrez.
Les onglets séparent les paiements Partiel des paiements Intégral. Filtrez par date, client, montant ou moyen de paiement. Les icônes de chaque ligne ouvrent l’encaissement ou sa facture.
Importer le relevé dans la comptabilité
Si la comptabilité est activée, importez plutôt vos relevés bancaires dans Comptabilité › Banque : To Bill y rapproche aussi vos dépenses et comptabilise tout en une fois. Les paiements QR au montant exact peuvent s’y comptabiliser automatiquement.
Corriger un paiement
Un encaissement ne se modifie pas : supprimez-le, puis enregistrez-le à nouveau. Ouvrez-le (icône en forme d’œil dans la liste), puis cliquez sur Supprimer. Dans la liste, vous pouvez aussi cocher plusieurs encaissements, puis Supprimer. La facture redevient due pour ce montant ; l’écriture est extournée à la date du jour.
Paiements rapprochés avec la banque
Un paiement rapproché d’une ligne de votre relevé bancaire ne se supprime pas ici. Annulez d’abord le rapprochement dans Comptabilité › Banque, onglet Rapprochées.
Base légale
Un escompte ou un écart soldé réduit la contre-prestation. Le chiffre d’affaires imposable est alors adapté « au moment de la comptabilisation de la correction ou de l’encaissement effectif de la contre-prestation corrigée » : art. 41 al. 1 LTVA. Avec la méthode des contre-prestations convenues, la correction compte dans la période où elle est comptabilisée. Avec la méthode des contre-prestations reçues, seul ce que le client paie réellement est imposé : la correction compte à l’encaissement.