Eine Rechnung senden
Eine Rechnung geht per E-Mail oder per Post hinaus, oder Sie übergeben sie selbst. In jedem Fall erhält sie den Status Gesendet: Sie ist ausgestellt, festgeschrieben und verbucht, und To Bill verfolgt ihre Zahlung.
Per E-Mail
Öffnen Sie die Rechnung: Klicken Sie unter Rechnungen auf ihre Nummer.
Klicken Sie oben rechts auf Senden.
Empfänger: Die E-Mail-Adresse des Kunden ist vorgeschlagen. Klicken Sie auf einen Kontakt unter Weitere Kontakte, um ihn zu verwenden, oder tippen Sie eine andere Adresse ein.
Betreff der E-Mail: «Rechnung» gefolgt von der Nummer; Sie können ihn ändern.
Nachrichtentyp: Vollständige HTML-Vorlage (mit Ihrem Logo und der Zusammenfassung der Rechnung) oder Einfache Textnachricht (Ihr eigener Text, ohne Formatierung). Die Live-Vorschau rechts zeigt, was Ihr Kunde erhalten wird: E-Mail zeigt die Nachricht, PDF-Anhang das PDF der Rechnung, das mit ihr verschickt wird.
Klicken Sie auf Senden.
Der Kunde erhält die E-Mail mit der Rechnung als PDF im Anhang, QR-Rechnung inbegriffen, und einem Link Zugriff auf Ihr Kundenportal. Das Versanddatum erscheint auf der Seite der Rechnung (Gesendet am) und in ihrem Verlauf.
Um mehrere Rechnungen auf einmal zu senden: Markieren Sie sie in der Liste und wählen Sie Senden › Per E-Mail. Jede Rechnung geht an die E-Mail-Adresse ihres Kunden.
Aus dem Editor
Um eine Rechnung zu senden, müssen Sie ihren Editor nicht verlassen. Oben rechts speichert Senden (1) die Rechnung und öffnet dann dasselbe Fenster für den Versand per E-Mail. Sein Pfeil (2) bietet Per E-Mail und Per Post an: Per Post öffnet das Fenster Per Post versenden für diese Rechnung (siehe unten).
Verhindert etwas das Speichern der Rechnung, sendet To Bill sie nicht: Eine Meldung Bevor Sie fortfahren sagt, was zu korrigieren ist, zum Beispiel «Fügen Sie eine Position hinzu, um den Entwurf zu speichern.», und der Editor springt zum betroffenen Teil.
Von Ihrer eigenen Adresse senden
Standardmässig gehen die E-Mails über den Versanddienst von To Bill hinaus, im Namen Ihres Unternehmens. Damit sie von Ihrem eigenen Postfach ausgehen, richten Sie Ihren Versandserver unter Einstellungen › SMTP ein.
Vor dem ersten Versand: QR-Rechnung und Logo
Ihre QR-Rechnung oder Ihr Logo sind noch nicht eingerichtet? Das Versandfenster fragt zuerst danach, im Rahmen Bevor Sie Ihre Rechnung senden.
Fügen Sie in IBAN für den Zahlungseingang (1) die IBAN des Firmenkontos ein oder tippen Sie sie, mit oder ohne Leerzeichen.
Lesen Sie die grüne Zeile darunter: Sie sagt, welches Konto To Bill erkannt hat. Zum Beispiel «QR-Konto erkannt: Ihre Rechnungen erhalten eine QR-Referenz, und Zahlungen werden automatisch erkannt.» oder, bei einer üblichen IBAN, «Schweizer Bankkonto» mit dem Namen der Bank. Ist sie rot, korrigieren Sie die IBAN: siehe Wenn To Bill die IBAN ablehnt.
Klicken Sie auf QR-Rechnung aktivieren. Für Ihr Logo klicken Sie auf Logo hinzufügen und wählen ein PNG- oder JPG-Bild mit höchstens 5 MB.
Senden Sie die Rechnung wie gewohnt: Sie geht mit ihrer QR-Rechnung hinaus.
Nicht jetzt verschiebt die QR-Rechnung oder das Logo auf später: Die Rechnung geht ohne sie hinaus. Sie finden beides in der Karte Gut starten auf der Übersicht und in den Einstellungen. Der Rahmen verschwindet, sobald beides eingerichtet ist; nur wer die Einstellungen des Unternehmens ändern darf, sieht ihn. Sie fakturieren in Euro mit einem QR-Konto? Geben Sie in den Einstellungen auch die IBAN für Euro an: siehe Ihre Rechnungen in Euro.
Per Post
To Bill lässt die Rechnung drucken und über seinen Partner für den Postversand (Pingen) an die Adresse des Kunden schicken. Sie müssen nichts drucken und nichts frankieren.
Markieren Sie unter Rechnungen die Rechnung oder die Rechnungen, die per Post gehen sollen.
Klicken Sie auf Senden und dann auf Per Post (2).
Das Fenster Per Post versenden zählt die Seiten jedes Briefs und zeigt seine Kosten an, dann das Total.
Klicken Sie auf Versenden, gefolgt von der Anzahl Credits. Die Credits werden abgebucht, und die Rechnung erhält den Status Gesendet.
| Brief | Kosten |
|---|---|
| Erste Seite | 3.90 Credits |
| Jede weitere Seite | 0.25 Credits |
1 Credit = CHF 1.00. Ihr Guthaben sehen Sie auf der Seite Abonnement (Menü Ihres Kontos) in der Karte Credits für den Postversand; mit Meine Credits aufladen kaufen Sie welche, mindestens 10. Siehe Abonnement und Credits.
Wenn Per Post grau ist
- Unzureichendes Guthaben zum Versenden per Post: Laden Sie Ihre Credits auf.
- Unvollständige Adresse: Ergänzen Sie Strasse, PLZ und Ort im Datensatz des Kunden.
Über das Kundenportal
Jede Rechnungs-E-Mail enthält den Link zum Portal Ihres Kunden. Dort findet er alle seine Rechnungen, Angebote und Gutschriften, lädt die PDF herunter und kann online bezahlen, wenn Sie das aktiviert haben.
So sehen Sie dieses Portal: Öffnen Sie auf der Seite der Rechnung … › Kundenportal öffnen. Es öffnet sich in einem neuen Tab; kopieren Sie die Adresse dieses Tabs, wenn Sie den Link auf anderem Weg weitergeben möchten. Siehe Das Kundenportal.
Das PDF selbst übergeben
- Öffnen Sie auf der Seite der Rechnung … › PDF herunterladen oder Drucken. Die Symbole über der Vorschau tun dasselbe.
- Übergeben Sie die Rechnung Ihrem Kunden, persönlich oder mit Ihrer eigenen Post.
- Markieren Sie sie in der Rechnungsliste und wählen Sie Status ändern › Gesendet.
Dieser letzte Schritt ist wichtig: Solange die Rechnung im Status Entwurf ist, wird sie weder verbucht noch bei den offenen Beträgen mitgezählt noch gemahnt.
Nach dem Versand
- Erneut senden, zum Beispiel an einen anderen Kontakt: … › Erneut per E-Mail senden.
- Der Kunde hat bezahlt: siehe Einnahmen.
- Der Kunde zahlt nicht: siehe Mahnungen.
- Ein Fehler: Die Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Siehe Gutschriften.
Rechtsgrundlage
Die gesendete Rechnung wird so, wie sie hinausging, zehn Jahre lang elektronisch aufbewahrt: Art. 958f Abs. 1 und 3 OR.