Enviar uma fatura
Uma fatura segue por e-mail, por correio, ou é entregue por si. Em todos os casos, passa ao estado Enviada: fica emitida, fixa e contabilizada, e o To Bill acompanha o pagamento.
Por e-mail
Abra a fatura: em Faturas, clique no número dela.
Clique em Enviar, no canto superior direito.
Destinatário: é proposto o e-mail do cliente. Clique num contacto em Outros contactos para o utilizar, ou escreva outro endereço.
Assunto do e-mail: «Fatura» seguido do número; pode alterá-lo se o desejar.
Tipo de mensagem: Modelo HTML completo (com o seu logótipo e o resumo da fatura) ou Mensagem de texto simples (o seu próprio texto, sem formatação). A Pré-visualização ao vivo, à direita, mostra o que o seu cliente vai receber: E-mail mostra a mensagem, PDF anexo a fatura em PDF que segue com ela.
Clique em Enviar.
O cliente recebe o e-mail com a fatura em PDF em anexo, incluindo a fatura QR, e uma ligação Aceda ao seu portal de cliente. A data de envio aparece na página da fatura (Enviada em) e no Histórico dela.
Para enviar várias faturas de uma vez: na lista, assinale-as e depois Enviar › Por e-mail. Cada fatura segue para o e-mail do respetivo cliente.
A partir do editor
Não precisa de sair do editor de uma fatura para a enviar. No canto superior direito, Enviar (1) grava a fatura e abre a mesma janela de envio por e-mail. A seta dele (2) propõe Por e-mail e Por correio: Por correio abre a janela Enviar por correio para esta fatura (ver mais abaixo).
Se alguma coisa impedir a gravação da fatura, o To Bill não a envia: uma mensagem Antes de continuar diz o que corrigir, por exemplo «Adicione uma linha para guardar o rascunho.», e o editor vai para a parte em causa.
Enviar a partir do seu próprio endereço
Por predefinição, os e-mails saem do serviço de envio do To Bill, em nome da sua empresa. Para que saiam da sua própria caixa de correio, configure o seu servidor de envio em Definições › SMTP.
Antes do primeiro envio: a fatura QR e o logótipo
A sua fatura QR ou o seu logótipo ainda não estão configurados? A janela de envio pede-os primeiro, no quadro Antes de enviar a sua fatura.
Em IBAN para receber os pagamentos (1), cole ou escreva o IBAN da conta da sua empresa, com ou sem espaços.
Leia a linha verde por baixo: indica que conta o To Bill reconheceu. Por exemplo «Conta QR detetada: as suas faturas terão uma referência QR e os pagamentos serão reconhecidos automaticamente.», ou «Conta bancária suíça», com o nome do banco, para um IBAN habitual. Se estiver a vermelho, corrija o IBAN: consulte Quando o To Bill recusa o IBAN.
Clique em Ativar a fatura QR. Para o seu logótipo, clique em Adicionar um logótipo e escolha uma imagem PNG ou JPG com 5 MB no máximo.
Envie a fatura como de costume: segue com a sua fatura QR.
Agora não adia a fatura QR ou o logótipo: a fatura segue sem eles. Encontra-os no cartão Começar bem do painel de controlo e nas Definições. O quadro desaparece quando ambos estiverem configurados; só o veem as pessoas que podem alterar as definições da empresa. Fatura em euros com uma conta QR? Indique também o IBAN para os euros, nas definições: consulte As suas faturas em euros.
Por correio
O To Bill manda imprimir a fatura e envia-a pelo correio para o endereço do cliente, através do seu parceiro de envio postal (Pingen). Não tem nada para imprimir nem para franquear.
Em Faturas, assinale a fatura ou as faturas a enviar pelo correio.
Clique em Enviar e depois em Pela correio (2).
A janela Enviar por correio conta as páginas de cada carta e mostra o respetivo custo e, depois, o total.
Clique em Enviar, seguido do número de créditos. Os créditos são debitados e a fatura passa ao estado Enviada.
| Carta | Custo |
|---|---|
| Primeira página | 3.90 créditos |
| Cada página adicional | 0.25 crédito |
1 crédito = CHF 1.00. O seu saldo aparece na página Assinatura (menu da sua conta), no cartão Créditos de envio postal; Carregar os meus créditos compra créditos, no mínimo 10. Consulte A assinatura e os créditos.
Quando o envio por correio está a cinzento
- Créditos insuficientes para enviar pelo correio: carregue os seus créditos.
- Endereço incompleto: complete a rua, o código postal e a cidade do cliente na ficha dele.
Pelo portal do cliente
Cada e-mail de fatura contém a ligação para o portal do seu cliente. Aí, ele encontra todas as faturas, orçamentos e notas de crédito dele, descarrega os PDF e pode pagar online, se o tiver ativado.
Para ver esse portal: na página da fatura, abra … › Abrir o portal do cliente. Abre-se num novo separador; copie o endereço desse separador se quiser transmitir a ligação de outra forma. Consulte O portal do cliente.
Entregar o PDF pessoalmente
- Na página da fatura, abra … › Descarregar o PDF ou Imprimir. Os ícones por cima da pré-visualização fazem o mesmo.
- Entregue a fatura ao seu cliente, em mão ou pelo seu próprio correio.
- Na lista das faturas, assinale-a e depois Alterar estado › Enviada.
Este último passo é importante: enquanto a fatura estiver Pendente, não é contabilizada, não entra no que falta receber e não é objeto de lembretes.
Depois do envio
- Reenviar a fatura, por exemplo a outro contacto: … › Reenviar por e-mail.
- O cliente pagou: consulte Recebimentos.
- O cliente está a demorar: consulte Lembretes.
- Um erro: a fatura já não se altera. Consulte As notas de crédito.
Base legal
A fatura enviada conserva-se tal como partiu, em formato eletrónico, durante dez anos: art. 958f, n.os 1 e 3, do Código das Obrigações (CO).