Enviar una factura
Una factura se envía por correo electrónico o por correo postal, o se la entrega usted mismo. En todos los casos pasa al estado Enviada: queda emitida, fijada y contabilizada, y To Bill sigue su pago.
Por correo electrónico
Abra la factura: en Facturas, haga clic en su número.
Haga clic en Enviar, arriba a la derecha.
Destinatario: se propone el correo electrónico del cliente. Haga clic en un contacto bajo Otros contactos para usarlo, o escriba otra dirección.
Asunto del correo electrónico: «Factura» seguido del número; cámbielo si lo desea.
Tipo de mensaje: Plantilla HTML completa (con su logotipo y el resumen de la factura) o Mensaje de texto simple (su propio texto, sin formato). La Vista previa en directo, a la derecha, muestra lo que recibirá su cliente: Email muestra el mensaje y PDF adjunto, la factura en PDF que se envía con él.
Haga clic en Enviar.
El cliente recibe el correo electrónico con la factura en PDF como archivo adjunto, factura QR incluida, y un enlace Acceder a su portal de cliente. La fecha de envío se muestra en la página de la factura (Enviada el) y en su Historial.
Para enviar varias facturas a la vez: en la lista, márquelas y elija Enviar › Por email. Cada factura se envía al correo electrónico de su cliente.
Desde el editor
No hace falta salir del editor de una factura para enviarla. Arriba a la derecha, Enviar (1) guarda la factura y abre la misma ventana de envío por correo electrónico. Su flecha (2) propone Por correo electrónico y Por correo postal: Por correo postal abre la ventana Enviar por correo postal para esta factura (véase más abajo).
Si algo impide guardar la factura, To Bill no la envía: un mensaje Antes de continuar indica qué corregir, por ejemplo «Añada una línea para guardar el borrador.», y el editor va a la parte afectada.
Enviar desde su propia dirección
Por defecto, los correos electrónicos salen del servicio de envío de To Bill, en nombre de su empresa. Para que salgan de su propio buzón, configure su servidor de envío en Configuración › SMTP.
Antes del primer envío: la factura QR y el logotipo
¿Su factura QR o su logotipo todavía no están listos? La ventana de envío los pide primero, en el recuadro Antes de enviar su factura.
En IBAN para recibir los pagos (1), pegue o escriba el IBAN de la cuenta de su empresa, con o sin espacios.
Lea la línea verde de debajo: indica qué cuenta ha reconocido To Bill. Por ejemplo, «Cuenta QR detectada: sus facturas llevarán una referencia QR y los pagos se reconocerán automáticamente.», o «Cuenta bancaria suiza», con el nombre del banco, para un IBAN habitual. Si está en rojo, corrija el IBAN: consulte Cuando To Bill rechaza el IBAN.
Haga clic en Activar la factura QR. Para su logotipo, haga clic en Añadir un logotipo y elija una imagen PNG o JPG de 5 MB como máximo.
Envíe la factura como de costumbre: sale con su factura QR.
Ahora no deja la factura QR o el logotipo para más tarde: la factura sale sin ellos. Los encontrará en la tarjeta Empezar bien del panel de control y en la Configuración. El recuadro desaparece cuando ambos están listos; solo lo ven las personas que pueden modificar la configuración de la empresa. ¿Factura en euros con una cuenta QR? Indique también el IBAN para los euros, en la configuración: consulte Sus facturas en euros.
Por correo postal
To Bill hace imprimir la factura y la envía por correo a la dirección del cliente, a través de su socio de envío postal (Pingen). Usted no tiene que imprimir ni franquear nada.
En Facturas, marque la factura o las facturas que se enviarán por correo.
Haga clic en Enviar y después en Por correo (2).
La ventana Enviar por correo postal cuenta las páginas de cada carta y muestra su coste y, después, el total.
Haga clic en Enviar, seguido del número de créditos. Los créditos se descuentan y la factura pasa al estado Enviada.
| Carta | Coste |
|---|---|
| Primera página | 3.90 créditos |
| Cada página adicional | 0.25 créditos |
1 crédito = CHF 1.00. Su saldo se muestra en la página Suscripción (menú de su cuenta), en la tarjeta Créditos de envío postal; Recargar mis créditos compra más, 10 como mínimo. Consulte La suscripción y los créditos.
Cuando el envío por correo postal está desactivado
- Créditos insuficientes para enviar por correo: recargue sus créditos.
- Dirección incompleta: complete la calle, el código postal y la ciudad del cliente en su ficha.
Por el portal del cliente
Cada correo electrónico de factura contiene el enlace al portal de su cliente. Allí encuentra todas sus facturas, sus presupuestos y sus notas de crédito, descarga los PDF y puede pagar en línea si usted lo ha activado.
Para ver este portal: en la página de la factura, abra … › Abrir el portal del cliente. Se abre en una nueva pestaña; copie la dirección de esa pestaña si quiere transmitir el enlace de otra forma. Consulte El portal del cliente.
Entregar usted mismo el PDF
- En la página de la factura, abra … › Descargar el PDF o Imprimir. Los iconos situados encima de la vista previa hacen lo mismo.
- Entregue la factura a su cliente, en mano o por su propio correo.
- En la lista de facturas, márquela y elija Cambiar estado › Enviada.
Este último paso es importante: mientras la factura esté En espera, no se contabiliza, no cuenta en lo que queda por cobrar y no se le envían recordatorios.
Después del envío
- Reenviar la factura, por ejemplo a otro contacto: … › Volver a enviar por correo electrónico.
- El cliente ha pagado: consulte Cobros.
- El cliente se retrasa: consulte Recordatorios.
- Un error: la factura ya no se modifica. Consulte Las notas de crédito.
Base legal
La factura enviada se conserva tal como salió, en formato electrónico, durante diez años: art. 958f, apdos. 1 y 3, del Código de Obligaciones (CO).