Envoyer une facture
Une facture part par e-mail, par la poste, ou vous la remettez vous-même. Dans tous les cas, elle passe au statut Envoyée : elle est émise, figée et comptabilisée, et To Bill suit son paiement.
Par e-mail
Ouvrez la facture : dans Factures, cliquez sur son numéro.
Cliquez sur Envoyer, en haut à droite.
Destinataire : l’e-mail du client est proposé. Cliquez sur un contact sous Autres contacts pour l’utiliser, ou tapez une autre adresse.
Objet de l’email : « Facture » suivi du numéro, à changer si vous le souhaitez.
Type de message : Template HTML complet (avec votre logo et le résumé de la facture) ou Message texte simple (votre propre texte, sans mise en forme). L’Aperçu en direct, à droite, montre ce que recevra votre client : E-mail affiche le message, PDF joint la facture PDF qui part avec lui.
Cliquez sur Envoyer.
Le client reçoit l’e-mail avec la facture PDF en pièce jointe, QR-facture comprise, et un lien Accéder à votre portail client. La date d’envoi s’affiche sur la page de la facture (Envoyée le) et dans son Historique.
Pour envoyer plusieurs factures d’un coup : dans la liste, cochez-les, puis Envoyer › Par email. Chaque facture part à l’e-mail de son client.
Depuis l’éditeur
Inutile de quitter l’éditeur d’une facture pour l’envoyer. En haut à droite, Envoyer (1) enregistre la facture, puis ouvre la même fenêtre d’envoi par e-mail. Sa flèche (2) propose Par e-mail et Par la poste : Par la poste ouvre la fenêtre Envoyer par la poste pour cette facture (voir plus bas).
Si quelque chose empêche d’enregistrer la facture, To Bill ne l’envoie pas : un message Avant de continuer dit quoi corriger, par exemple « Ajoutez une ligne pour enregistrer le brouillon. », et l’éditeur va à la partie concernée.
Envoyer depuis votre propre adresse
Par défaut, les e-mails partent du service d’envoi de To Bill, au nom de votre entreprise. Pour qu’ils partent de votre propre boîte, configurez votre serveur d’envoi dans Paramètres › SMTP.
Avant le premier envoi : la QR-facture et le logo
Votre QR-facture ou votre logo ne sont pas encore en place ? La fenêtre d’envoi les demande d’abord, dans le cadre Avant d’envoyer votre facture.
Dans IBAN pour recevoir les paiements (1), collez ou tapez l’IBAN du compte de votre entreprise, avec ou sans espaces.
Lisez la ligne verte en dessous : elle dit quel compte To Bill a reconnu. Par exemple « Compte QR détecté : vos factures porteront une référence QR, et les paiements seront reconnus automatiquement. », ou « Compte bancaire suisse », avec le nom de la banque, pour un IBAN habituel. Si elle est rouge, corrigez l’IBAN : voir Quand To Bill refuse l’IBAN.
Cliquez sur Activer la QR-facture. Pour votre logo, cliquez sur Ajouter un logo et choisissez une image PNG ou JPG de 5 Mo au plus.
Envoyez la facture comme d’habitude : elle part avec sa QR-facture.
Pas maintenant remet la QR-facture ou le logo à plus tard : la facture part sans eux. Vous les retrouvez dans la carte Bien démarrer du tableau de bord et dans les Paramètres. Le cadre disparaît une fois les deux en place ; seules les personnes qui peuvent modifier les paramètres de l’entreprise le voient. Vous facturez en euros avec un compte QR ? Indiquez aussi l’IBAN pour les euros, dans les paramètres : voir Vos factures en euros.
Par la poste
To Bill fait imprimer la facture et la poste à l’adresse du client, par son partenaire d’envoi postal (Pingen). Vous n’avez rien à imprimer ni à affranchir.
Dans Factures, cochez la ou les factures à poster.
Cliquez sur Envoyer, puis Par la poste (2).
La fenêtre Envoyer par la poste compte les pages de chaque lettre et affiche son coût, puis le total.
Cliquez sur Envoyer, suivi du nombre de crédits. Les crédits sont débités et la facture passe au statut Envoyée.
| Lettre | Coût |
|---|---|
| Première page | 3.90 crédits |
| Chaque page en plus | 0.25 crédit |
1 crédit = CHF 1.00. Votre solde s’affiche sur la page Abonnement (menu de votre compte), dans la carte Crédits d’envoi postal ; Recharger mes crédits en achète, 10 au minimum. Voir L’abonnement et les crédits.
Quand Par la poste est grisé
- Crédits insuffisants pour envoyer par la poste : rechargez vos crédits.
- Adresse incomplète : complétez la rue, le NPA et la ville du client dans sa fiche.
Par le portail client
Chaque e-mail de facture contient le lien du portail de votre client. Il y retrouve toutes ses factures, ses devis et ses notes de crédit, télécharge les PDF et peut payer en ligne si vous l’avez activé.
Pour voir ce portail : sur la page de la facture, ouvrez … › Ouvrir le portail client. Il s’ouvre dans un nouvel onglet ; copiez l’adresse de cet onglet si vous voulez transmettre le lien autrement. Voir Le portail client.
Remettre le PDF vous-même
- Sur la page de la facture, ouvrez … › Télécharger le PDF ou Imprimer. Les icônes au-dessus de l’aperçu font la même chose.
- Remettez la facture à votre client, en main propre ou par votre propre courrier.
- Dans la liste des factures, cochez-la, puis Changer le statut › Envoyée.
Ce dernier pas est important : tant que la facture est En attente, elle n’est ni comptabilisée, ni comptée dans ce qui reste à encaisser, ni relancée.
Après l’envoi
- Renvoyer la facture, par exemple à un autre contact : … › Renvoyer par e-mail.
- Le client a payé : voir Encaissements.
- Le client tarde : voir Relances.
- Une erreur : la facture ne se modifie plus. Voir Les notes de crédit.
Base légale
La facture envoyée est conservée telle qu’elle est partie, sous forme électronique, pendant dix ans : art. 958f al. 1 et 3 CO.