Crear una factura

Usted elige el cliente y los artículos. To Bill calcula el IVA, crea el PDF con su factura QR y sigue la factura hasta su pago.

Antes de empezar

• Su empresa. El nombre, la dirección y el número de IVA de Configuración › Empresa figuran en el encabezado de cada factura.
• La factura QR. Actívela una vez con su IBAN: consulte La factura QR.
• Sus clientes y sus artículos. Puede crearlos sobre la marcha, pero es más rápido si ya existen: consulte Clientes y Artículos.

La lista de facturas

En el menú, bajo Ventas, abra Facturas.

1. Agregar crea una factura.
2. Las pestañas: Todas, Por cobrar (todo lo que queda por pagar), En espera (todavía sin enviar), Enviadas, Vencidas, Pagadas, Canceladas e Importadas.
3. Vistas ofrece listas ya preparadas: Vencidas, Por enviar, Por cobrar, Pagadas este mes. También puede guardar sus propios filtros con un nombre.

La barra de filtros busca un número, un cliente, un título o un importe. Filtre por Estado, Fecha, Importe IVA incl. y Cliente; Más filtros añade el vencimiento, la fecha de pago, la moneda y el envío.

La columna Pagadero antes del se pone en rojo cuando se ha superado el vencimiento. Restante indica lo que el cliente todavía debe. El botón Únicas / Recurrentes, arriba, pasa a las facturas recurrentes.

En la pestaña Por cobrar, To Bill indica, a la derecha de las pestañas, lo que queda por cobrar en todas las facturas de la lista filtrada, en francos. Este total incluye los cargos de recordatorio adeudados, indicados debajo, por ejemplo «de los cuales, cargos de recordatorio: CHF 20.00». Una factura en moneda extranjera se convierte al tipo del día, el del editor de facturas, como en Impagados; un importe en una moneda sin tipo de cambio no se cuenta y aparece aparte, por ejemplo «+ EUR 1'200.00 no convertido». Es la misma cifra que en la página Impagados y en las respuestas del Copiloto.

Crear la factura

El editor cabe en una sola página, en cinco partes: Cliente, Fechas y referencias, Líneas, Opciones y Total. A la derecha, la vista previa del PDF sigue cada dato que introduce: se ajusta al ancho, admite zoom e indica el número de páginas, como en la página de la factura. Mientras se actualiza, la página anterior permanece visible.

1. Guardado: el borrador se guarda solo (consulte El guardado automático).
2. Vista previa oculta o muestra el PDF, para ganar espacio.
3. Descargar el PDF guarda la factura y descarga su PDF.
4. Enviar guarda y abre el envío por correo electrónico; su flecha propone también Por correo postal. Consulte Enviar una factura.

1. En Facturas, haga clic en Agregar.

2. Cliente. Elija el cliente en Seleccionar un cliente... (1) o créelo con Cliente nuevo. Se muestran su dirección y su correo electrónico; Modificar elige otro. El contacto predeterminado del cliente se incluye en Persona de contacto. Si a la ficha del cliente le falta el código postal o la localidad, To Bill lo indica bajo el cliente: «“Pagadero por” quedará en blanco en la factura QR», con lo que falta. Añadir la dirección la completa sin salir del editor; Completar la ficha del cliente abre su ficha. Consulte La factura QR.

3. Fechas y referencias. Compruebe la Referencia: To Bill propone el número siguiente. La Fecha de vencimiento sigue el plazo de pago del cliente, que se recuerda debajo (por ejemplo, «Plazo del cliente: 30 días»), o el de la empresa. Indique un Título de la factura, por ejemplo «Expositor de pan».

4. Si la prestación no tuvo lugar el día de la factura, indique la Fecha o período del servicio (2). Se imprime en la factura.

   

5. Líneas. Elija el modo de IVA (1): IVA global (un tipo para toda la factura), IVA por artículo (el tipo de cada artículo) o Sin IVA.

6. Escriba el nombre de un artículo en Nombre del artículo... (2): To Bill le propone sus artículos registrados. Elija uno, ajuste la cantidad y pulse Intro o haga clic en Añadir. También puede introducir una línea libre: nombre, cantidad, unidad y precio. Los totales y la vista previa se actualizan.

   

   Una línea puede tener su propia moneda, elegida junto al precio. To Bill la convierte a la moneda de la factura al tipo de cambio oficial del día publicado por la Aduana suiza (OFDF), el mismo que vale para el IVA. Pase el ratón por encima del importe de origen, bajo el nombre de la línea, para ver el tipo de cambio y su fecha. Si no se ha podido leer el tipo del día, la línea conserva el último tipo conocido y lo indica: «Último tipo conocido, del …». Sin ningún tipo de cambio, muestra «Sin tipo de cambio …: importe no convertido» y no cuenta en los totales. El PDF de la factura o del presupuesto sigue la misma regla: esa línea lleva la mención «no convertido» y cuenta cero, y un tipo más antiguo que el día se indica con «último tipo de cambio conocido del …». Una factura totalmente en moneda extranjera no imprime ningún importe en francos.

7. Opciones. Cada opción se abre con un clic; cerrada, resume lo que contiene:

   • Descuentos y gastos: haga clic en Añadir un ajuste y elija Descuento / Bonificación o Redondeo (se deducen), o Cargos adicionales (se suman), como Importe fijo o como Porcentaje, con un Concepto;
   • Pago en varias veces: conserve Pago único o elija Pago por anticipos para repartir el importe (consulte Pago a plazos). Esta opción solo aparece si la factura QR está activada;
   • Notas: un mensaje para el cliente; sus plantillas de notas se insertan con un clic.

   

8. Total: el subtotal, el IVA y el total de la factura. Compruebe la vista previa y haga clic en Enviar.

En cuanto tiene un cliente y una línea, la factura se guarda con el estado En espera: todavía no se ha enviado y puede modificarla. Todavía no está contabilizada. Puede salir del editor y encontrarla en la lista.

La factura anterior del cliente

En una nueva factura a un cliente al que ya ha facturado, To Bill muestra encima de las líneas «Última factura a este cliente: …» con Reutilizar sus líneas: sus líneas se añaden, con su IVA. También se retoma la moneda de esa última factura.

Secciones y numeración de las líneas

Bajo las líneas, Agregar una sección agrupa las líneas bajo un título, por ejemplo «Taller» y «Montaje». Activar la numeración numera las líneas (1.1, 1.2…) en el PDF. Arrastre una línea para moverla.

La fecha de factura

El editor no propone fechas pasadas: una factura lleva la fecha del día en que usted la emite, o una fecha futura. Para una prestación pasada, indique su fecha en Fecha o período del servicio.

El guardado automático

El editor no tiene botón para guardar: el borrador se guarda por sí solo unos instantes después de cada cambio, en cuanto tiene un cliente y una línea. Abrir una factura sin cambiar nada no guarda nada. La barra superior indica en qué punto está:

Lo que ve	Lo que significa
Guardado automático	Todavía no hay nada que guardar: elija un cliente y añada una línea.
Guardando…	Se está guardando.
Guardado	Todo está guardado. Un clic indica la hora, por ejemplo «Guardado a las 14:32».
Sin guardar	Falta algo. A continuación se indica el motivo, por ejemplo «Añada una línea para guardar el borrador.» o «Este número ya está en uso: elija otro.». Corríjalo: el guardado se reanuda solo.
Sin conexión	No hay conexión. Sus cambios se quedan en este dispositivo y se guardan cuando vuelve la conexión.
Error al guardar	El servidor no ha respondido. To Bill vuelve a intentarlo solo; Reintentar lo relanza enseguida.

• ⌘ S en Mac, Ctrl S en Windows, guarda enseguida.
• Facturas, arriba a la izquierda, guarda antes de salir del editor. Si no es posible, To Bill pregunta ¿Salir sin guardar?: Quedarse o Salir. Lo que ha introducido se conserva en este dispositivo.
• Tras un corte, una pestaña cerrada demasiado pronto o un bloqueo: al volver a abrir la factura (o una factura nueva), To Bill anuncia «Se han encontrado en este dispositivo cambios sin guardar del …». Restaurar los devuelve al editor; Descartar los aparta.

En un teléfono

El editor pasa a una sola columna. Arriba, el ojo (Vista previa) muestra el PDF en lugar de los campos; Volver a la edición regresa a ellos. Abajo, el total y Enviar quedan siempre a mano, junto al botón que descarga el PDF.

Las líneas sin IVA

Una línea al 0 % debe indicar por qué no lleva IVA: exportación, prestación en el extranjero, prestación excluida, suplidos… Este Tipo de IVA decide la casilla de la declaración del IVA.

1. En Líneas, elija IVA por artículo (1).

2. Añada la línea. Un artículo registrado con su tipo de IVA lo retoma solo.

3. Si no, haga clic en el icono de ajustes al final de la línea y elija el Tipo de IVA (2).

   

Con IVA global al 0 % o Sin IVA, un único campo Tipo de IVA de las líneas al 0 % se aplica a toda la factura. Mientras una línea al 0 % no tenga tipo, To Bill lo muestra como advertencia bajo las líneas y el borrador no se guarda: Sin guardar indica «Elija el tipo de IVA de las líneas al 0 % (exportación, prestación excluida…).». La lista de los tipos se explica en Artículos.

Cada tipo añade su mención en el PDF, por ejemplo «Exportación exenta de IVA (art. 23 de la ley suiza del IVA).».

La página de la factura

En la lista, haga clic en el número de la factura.

1. El estado de la factura.
2. Modificar vuelve a abrir el editor, mientras la factura no se haya enviado.
3. Enviar la envía por correo electrónico. Consulte Enviar una factura.

A la izquierda, la vista previa del PDF se amplía, se imprime y se descarga. A la derecha: el importe, el IVA, las fechas, la Referencia QR, el cliente y las secciones Pagos, Recordatorios e Historial. El menú … (Más acciones) reúne las demás acciones.

Los estados de una factura

Estado	Lo que significa
En espera	Borrador. Todavía no se ha enviado, se puede modificar y no está contabilizada.
Enviada	Emitida: enviada por correo electrónico o por correo postal, o marcada como enviada. El cliente debe pagarla.
Vencida	El vencimiento ha pasado y la factura no está pagada. To Bill la clasifica así cada noche, o desde el primer recordatorio.
Parcialmente pagada	El cliente ha pagado una parte. El Restante indica lo que todavía debe.
Pagada	El importe está cobrado.
Pagada en exceso	El cliente ha pagado más que el importe de la factura.
Abonada / Parcialmente abonada	Una nota de crédito anula todo el importe o una parte.
Reembolsada / Parcialmente reembolsada	El cliente había pagado y después una nota de crédito le devolvió todo o una parte.
Dada por perdida	Usted ha renunciado al crédito. Ya no se reclama.
Cancelada	La factura está anulada. Queda archivada con su número.
Importada	Procede de otro programa. Espera su pago, pero no se modifica.

Una factura enviada ya no se modifica

En cuanto una factura se envía, su contenido queda fijado: es el documento que su cliente recibió y que su contabilidad conserva.

La página de la factura lo recuerda (1): Enviada: esta factura ya no se puede modificar. Para corregirla:

• Un error en una parte del importe, o un descuento concedido después: haga clic en Corregirla con una nota de crédito. Consulte Las notas de crédito.
• Una factura completamente errónea: en …, haga clic en Anular factura y cree una nueva. Si el cliente ya pagó todo o una parte, To Bill emite automáticamente un abono por el importe anulado.

Anular no borra

Una factura anulada permanece en la lista con el estado Cancelada. Su número queda reservado: no se volverá a usar. Solo un borrador que nunca se ha enviado se elimina de verdad (… › Eliminar).

Importar facturas antiguas

Importar facturas, arriba en la lista, incorpora sus facturas antiguas en PDF. To Bill lee cada PDF y usted comprueba el cliente, la referencia, las fechas y los importes antes de confirmar. Las facturas importadas llegan a la pestaña Importadas. Para una exportación de bexio, consulte Importar desde bexio.

Base legal

• Una factura permite identificar al proveedor, al cliente y el tipo de prestación. Por regla general indica: el nombre y la localidad del proveedor, su inscripción en el registro de sujetos pasivos y su número de IVA; el nombre y la localidad del cliente; la fecha o el período de la prestación si difiere de la fecha de la factura; el tipo, el objeto y el volumen de la prestación; el importe; el tipo impositivo y el importe del IVA: art. 26, apdo. 2, de la Ley del IVA (LTVA). Compruebe en la vista previa que su número de IVA figura en el encabezado de la factura.
• Una empresa que no está inscrita en el registro de sujetos pasivos no debe hacer figurar el IVA en sus facturas; la que menciona un IVA indebidamente lo adeuda: art. 27 LTVA. Si su empresa no está sujeta al IVA, To Bill lo sabe por la configuración de su cuenta y no muestra el IVA.
• Las facturas y los justificantes contables se conservan durante diez años: art. 958f del Código de Obligaciones (CO).