Criar uma fatura

Basta escolher o cliente e os artigos. O To Bill calcula o IVA, cria o PDF com a fatura QR e acompanha a fatura até ao pagamento.

Antes de começar

• A sua empresa. O nome, o endereço e o número de IVA de Definições › Empresa figuram no cabeçalho de cada fatura.
• A fatura QR. Ative-a uma vez com o seu IBAN: consulte A fatura QR.
• Os seus clientes e os seus artigos. Pode criá-los pelo caminho, mas é mais rápido se já existirem: consulte Clientes e Artigos.

A lista das faturas

No menu, em Vendas, abra Faturas.

1. Adicionar cria uma fatura.
2. Os separadores: Todas, Por receber (tudo o que falta pagar), Pendentes (ainda não enviadas), Enviadas, Em atraso, Pagas, Anuladas e Importadas.
3. Vistas propõe listas prontas: Em atraso, Por enviar, Por cobrar, Pagas este mês. Também pode guardar os seus próprios filtros com um nome.

A barra de filtros pesquisa um número, um cliente, um título ou um montante. Filtre por Estado, Data, Montante c/ IVA e Cliente; Mais filtros acrescenta o vencimento, a data de pagamento, a moeda e o envio.

A coluna Pagável antes de fica a vermelho quando o vencimento já passou. Restante indica o que o cliente ainda deve. O botão Únicas / Recorrentes, no topo, passa para as faturas recorrentes.

No separador Por receber, o To Bill indica, à direita dos separadores, o que falta receber em todas as faturas da lista filtrada, em francos. Este total inclui as taxas de lembrete em dívida, indicadas por baixo, por exemplo «dos quais taxas de lembrete: CHF 20.00». Uma fatura em moeda estrangeira é convertida à taxa do dia, a do editor de faturas, como em Pagamentos pendentes; um montante numa moeda sem taxa de câmbio não é contado e aparece à parte, por exemplo «+ EUR 1'200.00 não convertido». É o mesmo número que na página Pagamentos pendentes e nas respostas do Copiloto.

Criar a fatura

O editor cabe numa única página, em cinco partes: Cliente, Datas e referências, Linhas, Opções e Total. À direita, a pré-visualização do PDF acompanha cada introdução: ajusta-se à largura, permite fazer zoom e indica o número de páginas, tal como na página da fatura. Enquanto se atualiza, a página anterior continua visível.

1. Guardado: o rascunho grava-se sozinho (consulte A gravação automática).
2. Pré-visualização oculta ou mostra o PDF, para ganhar espaço.
3. Descarregar o PDF grava a fatura e depois descarrega o PDF.
4. Enviar grava e depois abre o envio por e-mail; a seta dele propõe também Por correio. Consulte Enviar uma fatura.

1. Em Faturas, clique em Adicionar.

2. Cliente. Escolha o cliente em Selecionar um cliente... (1), ou crie-o com Cliente novo. O endereço e o e-mail dele aparecem; Editar escolhe outro. O contacto predefinido do cliente é retomado em Pessoa de contacto. Se faltar na ficha do cliente o código postal ou a localidade, o To Bill indica-o por baixo do cliente: «“Pagável por” ficará em branco na fatura QR», com o que falta. Adicionar a morada completa-a sem sair do editor; Completar a ficha do cliente abre a ficha dele. Consulte A fatura QR.

3. Datas e referências. Verifique a Referência: o To Bill propõe o número seguinte. A Data de vencimento segue o prazo de pagamento do cliente, recordado por baixo (por exemplo «Prazo do cliente: 30 dias»), ou o da empresa. Dê um Título da fatura, por exemplo «Expositor para pão».

4. Se a prestação não tiver ocorrido no dia da fatura, indique a Data ou período do serviço (2). É impressa na fatura.

   

5. Linhas. Escolha o modo de IVA (1): IVA global (uma taxa para toda a fatura), IVA por item (a taxa de cada artigo) ou Sem IVA.

6. Escreva o nome de um artigo em Nome do artigo... (2): o To Bill propõe os seus artigos registados. Escolha um, ajuste a quantidade e prima Enter ou clique em Adicionar. Também pode introduzir uma linha livre: nome, quantidade, unidade e preço. Os totais e a pré-visualização atualizam-se.

   

   Uma linha pode ter a sua própria moeda, escolhida ao lado do preço. O To Bill converte-a na moeda da fatura à taxa oficial do dia publicada pela Alfândega suíça (OFDF), a mesma que vale para o IVA. Passe o rato sobre o montante de origem, por baixo do nome da linha, para ver a taxa e a respetiva data. Se a taxa do dia não tiver podido ser lida, a linha mantém a última taxa conhecida e indica-o: «Última taxa conhecida, de …». Sem nenhuma taxa, mostra «Sem taxa de câmbio …: valor não convertido» e não conta nos totais. O PDF da fatura ou do orçamento segue a mesma regra: essa linha tem a menção «não convertido» e conta zero, e uma taxa mais antiga do que o dia é indicada com «última taxa de câmbio conhecida de …». Uma fatura inteiramente em moeda estrangeira não imprime nenhum montante em francos.

7. Opções. Cada opção abre-se com um clique; fechada, resume o que contém:

   • Descontos e despesas: clique em Adicionar um ajuste e escolha Desconto / Esconto ou Arredondamento (deduzidos), ou Taxas adicionais (acrescentadas), em Montante fixo ou em Percentagem, com uma Descrição;
   • Pagamento em parcelas: mantenha Pagamento único, ou escolha Pagamento em parcelas para repartir o montante (consulte Pagamento em parcelas). Esta opção só aparece se a fatura QR estiver ativada;
   • Notas: uma mensagem para o cliente; os seus modelos de notas inserem-se com um clique.

   

8. Total: o subtotal, o IVA e o total da fatura. Verifique a pré-visualização e clique em Enviar.

A partir do momento em que tem um cliente e uma linha, a fatura fica gravada com o estado Pendente: ainda não foi enviada e pode alterá-la. Ainda não está contabilizada. Pode sair do editor e encontrá-la na lista.

A fatura anterior do cliente

Numa nova fatura a um cliente já faturado, o To Bill mostra por cima das linhas «Última fatura a este cliente: …» com Reutilizar as linhas: as linhas dessa fatura são acrescentadas, com o respetivo IVA. A moeda dessa última fatura também é retomada.

Secções e numeração das linhas

Por baixo das linhas, Adicionar uma secção agrupa as linhas sob um título, por exemplo «Oficina» e «Montagem». Ativar a numeração numera as linhas (1.1, 1.2…) no PDF. Arraste uma linha para a mover.

A data da fatura

O editor não propõe datas passadas: uma fatura tem a data do dia em que a emite, ou uma data futura. Para uma prestação passada, indique a data dela em Data ou período do serviço.

A gravação automática

O editor não tem botão para gravar: o rascunho grava-se sozinho alguns instantes depois de cada introdução, a partir do momento em que tem um cliente e uma linha. Abrir uma fatura sem alterar nada não grava nada. A barra do topo indica em que ponto está:

O que vê	O que significa
Guardado automático	Ainda não há nada para gravar: escolha um cliente e acrescente uma linha.
A guardar…	A gravação está em curso.
Guardado	Está tudo gravado. Um clique indica a hora, por exemplo «Guardado às 14:32».
Não guardado	Falta alguma coisa. Segue-se o motivo, por exemplo «Adicione uma linha para guardar o rascunho.» ou «Este número já está a ser usado: escolha outro.». Corrija: a gravação recomeça sozinha.
Sem ligação	Não há ligação. As suas alterações ficam neste dispositivo e são gravadas quando a ligação voltar.
Falha ao guardar	O servidor não respondeu. O To Bill tenta de novo sozinho; Tentar de novo relança de imediato.

• ⌘ S no Mac, Ctrl S no Windows, grava de imediato.
• Faturas, no canto superior esquerdo, grava antes de sair do editor. Se não for possível, o To Bill pergunta Sair sem guardar?: Ficar ou Sair. O que introduziu fica guardado neste dispositivo.
• Depois de uma falha de ligação, de um separador fechado cedo demais ou de uma falha da aplicação: ao reabrir a fatura (ou uma nova fatura), o To Bill anuncia «Foram encontradas neste dispositivo alterações não guardadas de …». Restaurar volta a colocá-las no editor; Ignorar descarta-as.

Num telemóvel

O editor passa a uma única coluna. No topo, o olho (Pré-visualização) mostra o PDF em vez dos campos; Voltar à edição regressa a eles. Em baixo, o total e Enviar ficam sempre ao alcance, ao lado do botão que descarrega o PDF.

As linhas sem IVA

Uma linha a 0 % tem de dizer porque não tem IVA: exportação, prestação no estrangeiro, prestação excluída, despesas reembolsadas… Este Tipo de IVA decide o campo da declaração do IVA.

1. Em Linhas, escolha IVA por item (1).

2. Acrescente a linha. Um artigo registado com o seu tipo de IVA retoma-o sozinho.

3. Caso contrário, clique no ícone das definições no fim da linha e escolha o Tipo de IVA (2).

   

Com IVA global a 0 % ou Sem IVA, um único campo Tipo de IVA das linhas a 0 % aplica-se a toda a fatura. Enquanto uma linha a 0 % não tiver tipo, o To Bill mostra um aviso por baixo das linhas e o rascunho não é gravado: Não guardado indica «Escolha o tipo de IVA das linhas a 0 % (exportação, prestação excluída…).». A lista dos tipos é explicada em Artigos.

Cada tipo acrescenta a sua menção no PDF, por exemplo «Exportação isenta de IVA (art. 23 da lei suíça do IVA).».

A página da fatura

Na lista, clique no número da fatura.

1. O estado da fatura.
2. Editar reabre o editor, enquanto a fatura não for enviada.
3. Enviar envia-a por e-mail. Consulte Enviar uma fatura.

À esquerda, a pré-visualização do PDF pode ser ampliada, impressa e descarregada. À direita: o montante, o IVA, as datas, a Referência QR, o cliente e depois as secções Pagamentos, Lembretes e Histórico. O menu … (Mais ações) agrupa as outras ações.

Os estados de uma fatura

Estado	O que significa
Pendente	Rascunho. Ainda não enviada, pode ser alterada, ainda não contabilizada.
Enviada	Emitida: enviada por e-mail ou por correio, ou marcada como enviada. O cliente tem de a pagar.
Em atraso	O vencimento passou e a fatura não está paga. O To Bill classifica-a assim todas as noites, ou logo no primeiro lembrete.
Parcialmente paga	O cliente pagou uma parte. O Restante indica o que ainda deve.
Paga	O montante está recebido.
Paga em excesso	O cliente pagou mais do que o montante da fatura.
Creditada / Parcialmente creditada	Uma nota de crédito anula a totalidade ou uma parte do montante.
Reembolsada / Parcialmente reembolsada	O cliente tinha pagado e depois uma nota de crédito devolveu-lhe a totalidade ou uma parte.
Dada como perdida	Renunciou ao crédito. Já não é objeto de lembretes.
Anulada	A fatura está anulada. Fica arquivada com o seu número.
Importada	Retomada de outro software. Aguarda o pagamento, mas não se altera.

Uma fatura enviada já não se altera

A partir do momento em que uma fatura é enviada, o conteúdo dela fica fixo: é o documento que o seu cliente recebeu e que a sua contabilidade conserva.

A página da fatura recorda-o (1): Enviada: esta fatura já não pode ser alterada. Para a corrigir:

• Um erro numa parte do montante, um desconto concedido mais tarde: clique em Corrigi-la com uma nota de crédito. Consulte As notas de crédito.
• Uma fatura completamente errada: em …, clique em Anular fatura e depois crie uma nova. Se o cliente já tiver pagado a totalidade ou uma parte, o To Bill emite automaticamente uma nota de crédito pelo montante anulado.

Anular não apaga

Uma fatura anulada fica na lista com o estado Anulada. O número dela continua reservado: não será reutilizado. Só um rascunho nunca enviado é realmente eliminado (… › Eliminar).

Importar faturas antigas

Importar faturas, no topo da lista, retoma as suas faturas antigas em PDF. O To Bill lê cada PDF; depois, verifique o cliente, a referência, as datas e os montantes antes de confirmar. As faturas importadas chegam ao separador Importadas. Para uma exportação do bexio, consulte Importar do bexio.

Base legal

• Uma fatura permite identificar o fornecedor, o cliente e o tipo de prestação. Indica, em regra: o nome e a localidade do fornecedor, a sua inscrição no registo dos sujeitos passivos e o seu número de IVA; o nome e a localidade do cliente; a data ou o período da prestação, se for diferente da data da fatura; o tipo, o objeto e o volume da prestação; o montante; a taxa e o montante do IVA: art. 26, n.º 2, da Lei do IVA (LTVA). Verifique na pré-visualização que o seu número de IVA figura no cabeçalho da fatura.
• Uma empresa que não esteja inscrita no registo dos sujeitos passivos não pode fazer figurar o IVA nas suas faturas; a que menciona indevidamente um IVA fica a devê-lo: art. 27 LTVA. Se a sua empresa não estiver sujeita a IVA, o To Bill sabe-o pela configuração da sua conta e não mostra IVA.
• As faturas e os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos: art. 958f do Código das Obrigações (CO).