Créer une facture

Vous choisissez le client et les articles. To Bill calcule la TVA, crée le PDF avec sa QR-facture, puis suit la facture jusqu’à son paiement.

Avant de commencer

• Votre entreprise. Le nom, l’adresse et le numéro TVA de Paramètres › Entreprise figurent en tête de chaque facture.
• La QR-facture. Activez-la une fois avec votre IBAN : voir La QR-facture.
• Vos clients et vos articles. Vous pouvez les créer en chemin, mais c’est plus rapide s’ils existent : voir Clients et Articles.

La liste des factures

Dans le menu, sous Ventes, ouvrez Factures.

1. Ajouter crée une facture.
2. Les onglets : Toutes, À encaisser (tout ce qui reste à payer), En attente (pas encore envoyées), Envoyées, En retard, Payées, Annulées et Importées.
3. Vues propose des listes prêtes : En retard, À envoyer, À encaisser, Payées ce mois. Vous pouvez aussi garder vos propres filtres sous un nom.

La barre de filtres cherche un numéro, un client, un titre ou un montant. Filtrez par Statut, Date, Montant TTC et Client ; Plus de filtres ajoute l’échéance, la date de paiement, la devise et l’envoi.

La colonne Payable avant le passe en rouge quand l’échéance est dépassée. Restant indique ce que le client doit encore. Le bouton Uniques / Récurrentes, en haut, passe aux factures récurrentes.

Sur l’onglet À encaisser, To Bill indique à droite des onglets ce qui reste à encaisser sur toutes les factures de la liste filtrée, en francs. Ce total comprend les frais de rappel dus, rappelés en dessous, par exemple « dont frais de rappel CHF 20.00 ». Une facture en devise y est convertie au cours du jour, celui de l’éditeur des factures, comme dans Impayés ; un montant dans une devise sans cours de change n’est pas compté et s’affiche à part, par exemple « + EUR 1'200.00 non converti ». C’est le même chiffre que sur la page Impayés et dans les réponses du Copilote.

Créer la facture

L’éditeur tient sur une seule page, en cinq parties : Client, Dates et références, Lignes, Options et Total. À droite, l’aperçu du PDF suit chaque saisie : il s’ajuste à la largeur, se zoome et indique le nombre de pages, comme sur la page de la facture. Pendant qu’il se met à jour, la page précédente reste affichée.

1. Enregistré : le brouillon s’enregistre tout seul (voir L’enregistrement automatique).
2. Aperçu masque ou affiche le PDF, pour gagner de la place.
3. Télécharger le PDF enregistre la facture, puis télécharge son PDF.
4. Envoyer enregistre, puis ouvre l’envoi par e-mail ; sa flèche propose aussi Par la poste. Voir Envoyer une facture.

1. Dans Factures, cliquez sur Ajouter.

2. Client. Choisissez le client dans Sélectionner un client... (1), ou créez-le avec Nouveau client. Son adresse et son e-mail s’affichent ; Modifier en choisit un autre. Le contact par défaut du client est repris dans Personne de contact. S’il manque à la fiche du client le NPA ou la localité, To Bill l’indique sous le client : « « Payable par » restera vide sur la QR-facture », avec ce qui manque. Ajouter l’adresse la complète sans quitter l’éditeur ; Compléter la fiche du client ouvre sa fiche. Voir La QR-facture.

3. Dates et références. Vérifiez la Référence : To Bill propose le numéro suivant. La Date d’échéance suit le délai de paiement du client, rappelé dessous (par exemple « Délai du client : 30 jours »), ou celui de l’entreprise. Donnez un Titre de la facture, par exemple « Présentoir à pain ».

4. Si la prestation n’a pas eu lieu le jour de la facture, indiquez la Date ou période de prestation (2). Elle s’imprime sur la facture.

   

5. Lignes. Choisissez le mode de TVA (1) : TVA globale (un taux pour toute la facture), TVA par article (le taux de chaque article) ou Hors taxe.

6. Tapez le nom d’un article dans Nom de l’article... (2) : To Bill propose vos articles enregistrés. Choisissez-en un, ajustez la quantité, puis appuyez sur Entrée ou cliquez sur Ajouter. Vous pouvez aussi saisir une ligne libre : nom, quantité, unité et prix. Les totaux et l’aperçu se mettent à jour.

   

   Une ligne peut avoir sa propre devise, choisie à côté du prix. To Bill la convertit dans la devise de la facture au cours officiel du jour publié par la douane suisse (OFDF), celui qui vaut aussi pour la TVA. Survolez le montant d’origine, sous le nom de la ligne, pour voir le cours et sa date. Si le cours du jour n’a pas pu être lu, la ligne garde le dernier cours connu et l’indique : « Dernier taux connu, du … ». Sans aucun cours, elle affiche « Aucun taux … : montant non converti » et ne compte pas dans les totaux. Le PDF de la facture ou du devis suit la même règle : une telle ligne y porte la mention « non converti » et compte pour zéro, et un cours plus ancien que le jour est indiqué « dernier taux connu du … ». Une facture entièrement dans une devise étrangère n’imprime aucun montant en francs.

7. Options. Chaque option s’ouvre d’un clic ; fermée, elle résume ce qu’elle contient :

   • Rabais et frais : cliquez sur Ajouter un ajustement, puis choisissez Rabais / Escompte ou Arrondi (déduits), ou Frais supplémentaires (ajoutés), en Montant fixe ou en Pourcentage, avec un Libellé ;
   • Paiement en plusieurs fois : gardez Paiement unique, ou choisissez Paiement par acomptes pour répartir le montant (voir Paiement par acomptes). Cette option n’apparaît que si la QR-facture est activée ;
   • Notes : un message pour le client ; vos modèles de notes s’insèrent d’un clic.

   

8. Total : le sous-total, la TVA et le total de la facture. Vérifiez l’aperçu, puis cliquez sur Envoyer.

Dès qu’elle a un client et une ligne, la facture est enregistrée au statut En attente : elle n’est pas encore envoyée, vous pouvez la modifier. Elle n’est pas encore comptabilisée. Vous pouvez quitter l’éditeur et la retrouver dans la liste.

La facture précédente du client

Pour une nouvelle facture à un client déjà facturé, To Bill affiche au-dessus des lignes « Dernière facture à ce client : … » avec Reprendre ses lignes : ses lignes s’ajoutent, avec leur TVA. La devise de cette dernière facture est reprise aussi.

Sections et numérotation des lignes

Sous les lignes, Ajouter une section regroupe les lignes sous un titre, par exemple « Atelier » et « Pose ». Activer la numérotation numérote les lignes (1.1, 1.2…) sur le PDF. Glissez une ligne pour la déplacer.

La date de facture

L’éditeur ne propose pas de date passée : une facture porte la date du jour où vous l’émettez, ou une date future. Pour une prestation passée, indiquez sa date dans Date ou période de prestation.

L’enregistrement automatique

L’éditeur n’a pas de bouton pour enregistrer : le brouillon s’enregistre de lui-même quelques instants après chaque saisie, dès qu’il a un client et une ligne. Ouvrir une facture sans rien changer n’enregistre rien. La barre du haut dit où il en est :

Ce que vous voyez	Ce que cela veut dire
Enregistrement automatique	Rien à enregistrer encore : choisissez un client et ajoutez une ligne.
Enregistrement…	L’enregistrement est en cours.
Enregistré	Tout est enregistré. Un clic indique l’heure, par exemple « Enregistré à 14:32 ».
Non enregistré	Il manque quelque chose. La raison suit, par exemple « Ajoutez une ligne pour enregistrer le brouillon. » ou « Ce numéro est déjà utilisé : choisissez-en un autre. ». Corrigez : l’enregistrement repart seul.
Hors ligne	Pas de connexion. Vos modifications restent sur cet appareil et sont enregistrées au retour de la connexion.
Échec de l’enregistrement	Le serveur n’a pas répondu. To Bill réessaie seul ; Réessayer relance tout de suite.

• ⌘ S sur Mac, Ctrl S sous Windows, enregistre tout de suite.
• Factures, en haut à gauche, enregistre avant de quitter l’éditeur. Si ce n’est pas possible, To Bill demande Quitter sans enregistrer ? : Rester ou Quitter. Ce que vous avez saisi reste gardé sur cet appareil.
• Après une coupure, un onglet fermé trop tôt ou un plantage : en rouvrant la facture (ou une nouvelle facture), To Bill annonce « Des modifications non enregistrées du … ont été retrouvées sur cet appareil. ». Restaurer les remet dans l’éditeur ; Ignorer les écarte.

Sur un téléphone

L’éditeur passe sur une seule colonne. En haut, l’œil (Aperçu) affiche le PDF à la place des champs ; Retour à la saisie y revient. En bas, le total et Envoyer restent toujours à portée, à côté du bouton qui télécharge le PDF.

Les lignes sans TVA

Une ligne à 0 % doit dire pourquoi elle n’a pas de TVA : exportation, prestation à l’étranger, prestation exclue, débours… Ce Type de TVA décide de la case du décompte TVA.

1. Dans Lignes, choisissez TVA par article (1).

2. Ajoutez la ligne. Un article enregistré avec son type de TVA le reprend tout seul.

3. Sinon, cliquez sur l’icône de réglages au bout de la ligne, puis choisissez le Type de TVA (2).

   

Avec TVA globale à 0 % ou Hors taxe, un seul champ Type de TVA des lignes à 0 % s’applique à toute la facture. Tant qu’une ligne à 0 % n’a pas de type, To Bill l’affiche en avertissement sous les lignes, et le brouillon n’est pas enregistré : Non enregistré indique « Choisissez le type de TVA des lignes à 0 % (exportation, prestation exclue…). ». La liste des types est expliquée dans Articles.

Chaque type ajoute sa mention sur le PDF, par exemple « Exportation exonérée de la TVA (art. 23 LTVA). ».

La page de la facture

Dans la liste, cliquez sur le numéro de la facture.

1. Le statut de la facture.
2. Modifier rouvre l’éditeur, tant que la facture n’est pas envoyée.
3. Envoyer l’envoie par e-mail. Voir Envoyer une facture.

À gauche, l’aperçu du PDF se zoome, s’imprime et se télécharge. À droite : le montant, la TVA, les dates, la Référence QR, le client, puis les sections Paiements, Rappels et Historique. Le menu … (Plus d’actions) regroupe les autres actions.

Les statuts d’une facture

Statut	Ce qu’il veut dire
En attente	Brouillon. Pas encore envoyée, modifiable, pas encore comptabilisée.
Envoyée	Émise : envoyée par e-mail ou par la poste, ou marquée comme envoyée. Le client doit la payer.
En retard	L’échéance est passée et la facture n’est pas payée. To Bill la classe ainsi chaque nuit, ou dès le premier rappel.
Partiellement payée	Le client a payé une partie. Le Restant indique ce qu’il doit encore.
Payée	Le montant est encaissé.
Trop payée	Le client a versé plus que le montant de la facture.
Créditée / Partiellement créditée	Une note de crédit annule tout ou partie du montant.
Remboursée / Partiellement remboursée	Le client avait payé, puis une note de crédit lui a rendu tout ou partie.
Passée en perte	Vous avez renoncé à la créance. Elle n’est plus relancée.
Annulée	La facture est annulée. Elle reste archivée avec son numéro.
Importée	Reprise d’un autre logiciel. Elle attend son paiement mais ne se modifie pas.

Une facture envoyée ne se modifie plus

Dès qu’une facture est envoyée, son contenu est figé : c’est le document que votre client a reçu et que votre comptabilité conserve.

La page de la facture le rappelle (1) : Envoyée : cette facture ne peut plus être modifiée. Pour la corriger :

• Une erreur sur une partie du montant, un rabais accordé après coup : cliquez sur La corriger avec une note de crédit. Voir Les notes de crédit.
• Une facture entièrement fausse : dans …, cliquez sur Annuler la facture, puis créez-en une nouvelle. Si le client a déjà payé tout ou partie, To Bill émet automatiquement un avoir pour le montant annulé.

Annuler n’efface pas

Une facture annulée reste dans la liste avec le statut Annulée. Son numéro reste réservé : il ne sera pas réutilisé. Seul un brouillon jamais envoyé se supprime vraiment (… › Supprimer).

Importer d’anciennes factures

Importer des factures, en haut de la liste, reprend vos anciennes factures PDF. To Bill lit chaque PDF, puis vous vérifiez le client, la référence, les dates et les montants avant de confirmer. Les factures importées arrivent dans l’onglet Importées. Pour un export bexio, voir Importer depuis bexio.

Base légale

• Une facture permet d’identifier le fournisseur, le client et le genre de prestation. Elle indique en règle générale : le nom et la localité du fournisseur, son inscription au registre des assujettis et son numéro TVA ; le nom et la localité du client ; la date ou la période de la prestation si elle diffère de la date de la facture ; le genre, l’objet et le volume de la prestation ; le montant ; le taux et le montant de la TVA : art. 26 al. 2 LTVA. Vérifiez sur l’aperçu que votre numéro TVA figure en tête de la facture.
• Une entreprise qui n’est pas inscrite au registre des assujettis ne doit pas faire figurer la TVA sur ses factures ; celle qui mentionne une TVA à tort la doit : art. 27 LTVA. Si votre entreprise n’est pas assujettie, To Bill le sait depuis la configuration de votre compte et n’affiche pas de TVA.
• Les factures et pièces comptables se conservent dix ans : art. 958f CO.