Eine Rechnung erstellen

Sie wählen Kunde und Artikel. To Bill berechnet die MWST, erstellt das PDF mit seiner QR-Rechnung und verfolgt die Rechnung bis zur Zahlung.

Bevor Sie beginnen

• Ihr Unternehmen. Name, Adresse und MWST-Nummer aus Einstellungen › Unternehmen stehen im Kopf jeder Rechnung.
• Die QR-Rechnung. Aktivieren Sie sie einmal mit Ihrer IBAN: siehe Die QR-Rechnung.
• Ihre Kunden und Artikel. Sie können sie unterwegs erfassen, schneller geht es aber, wenn sie schon existieren: siehe Kunden und Artikel.
• Ihre Rechte. Der Editor speichert laufend: Eine Rechnung zu erstellen erfordert die Rechte Rechnungen · Erstellen und Rechnungen · Bearbeiten, einen Entwurf zu ändern Rechnungen · Bearbeiten. Ohne sie nennt die Seite Zugriff eingeschränkt das fehlende Recht: siehe Benutzer und Rollen.

Die Rechnungsliste

Öffnen Sie im Menü unter Verkauf die Seite Rechnungen.

1. Hinzufügen erstellt eine Rechnung.
2. Die Registerkarten: Alle, Offen (alles, was noch zu bezahlen ist), Entwurf (noch nicht gesendet), Gesendet, Überfällig, Bezahlt, Storniert und Importiert.
3. Ansichten bietet fertige Listen: Überfällig, Zu versenden, Offen, Diesen Monat bezahlt. Sie können auch Ihre eigenen Filter unter einem Namen speichern.

Die Filterleiste sucht nach Nummer, Kunde, Titel oder Betrag. Filtern Sie nach Status, Datum, Betrag inkl. MWST und Kunde; Weitere Filter ergänzt Fälligkeit, Zahlungsdatum, Währung und Versand.

Die Spalte Zahlbar vor wird rot, sobald die Fälligkeit überschritten ist. Verbleibend zeigt, was der Kunde noch schuldet. Die Schaltfläche Einmalig / Wiederkehrend oben wechselt zu den wiederkehrenden Rechnungen.

Auf der Registerkarte Offen zeigt To Bill rechts neben den Registerkarten, was auf allen Rechnungen der gefilterten Liste noch offen ist, in Franken. Dieses Total enthält die geschuldeten Mahngebühren, die darunter stehen, zum Beispiel «davon Mahngebühren CHF 20.00». Eine Rechnung in Fremdwährung wird zum heutigen Kurs umgerechnet, dem des Rechnungseditors, wie unter Offene Posten; ein Betrag in einer Währung ohne Wechselkurs zählt nicht mit und erscheint separat, zum Beispiel «+ EUR 1'200.00 nicht umgerechnet». Es ist dieselbe Zahl wie auf der Seite Offene Posten und in den Antworten des Copilot.

Die Rechnung erstellen

Der Editor passt auf eine einzige Seite, in fünf Teilen: Kunde, Daten und Referenzen, Positionen, Optionen und Total. Rechts folgt die Vorschau des PDF jeder Eingabe: Sie passt sich der Breite an, lässt sich zoomen und zeigt die Seitenzahl, wie auf der Seite der Rechnung. Während sie sich aktualisiert, bleibt die vorherige Seite sichtbar.

1. Gespeichert: Der Entwurf speichert sich von selbst (siehe Das automatische Speichern).
2. Vorschau blendet das PDF aus oder ein, um Platz zu gewinnen.
3. PDF herunterladen speichert die Rechnung und lädt dann ihr PDF herunter.
4. Senden speichert und öffnet dann den Versand per E-Mail; sein Pfeil bietet auch Per Post an. Siehe Eine Rechnung senden.

1. Klicken Sie unter Rechnungen auf Hinzufügen.

2. Kunde. Wählen Sie den Kunden unter Kunden auswählen... (1) oder erstellen Sie ihn mit Neuer Kunde. Seine Adresse und E-Mail werden angezeigt; mit Ändern wählen Sie einen anderen. Der Standardkontakt des Kunden wird als Ansprechpartner übernommen. Fehlen in den Kundendaten PLZ oder Ort, weist To Bill unter dem Kunden darauf hin: ««Zahlbar durch» bleibt auf der QR-Rechnung leer», mit dem, was fehlt. Adresse ergänzen vervollständigt sie, ohne den Editor zu verlassen; Kundendaten ergänzen öffnet die Kundendaten. Siehe Die QR-Rechnung.

3. Daten und Referenzen. Prüfen Sie die Referenz: To Bill schlägt die nächste Nummer vor. Das Fälligkeitsdatum richtet sich nach der Zahlungsfrist des Kunden, die darunter steht (zum Beispiel «Zahlungsfrist des Kunden: 30 Tage»), sonst nach der des Unternehmens. Geben Sie einen Rechnungstitel ein, zum Beispiel «Présentoir à pain».

4. Fand die Leistung nicht am Rechnungsdatum statt, geben Sie Leistungsdatum oder -zeitraum (2) an. Es wird auf die Rechnung gedruckt.

   

5. Positionen. Wählen Sie die MWST-Variante (1): Gesamt-Mehrwertsteuer (ein Satz für die ganze Rechnung), Mehrwertsteuer pro Artikel (der Satz jedes Artikels) oder Ohne MWST.

6. Tippen Sie den Namen eines Artikels in Artikelname... (2): To Bill schlägt Ihre gespeicherten Artikel vor. Wählen Sie einen aus, passen Sie die Menge an und drücken Sie dann Enter oder klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können auch eine freie Position erfassen: Name, Menge, Einheit und Preis. Summen und Vorschau werden laufend aktualisiert.

   

   Eine Position kann ihre eigene Währung haben, gewählt neben dem Preis. To Bill rechnet sie zum offiziellen Tageskurs des Schweizer Zolls (BAZG) in die Währung der Rechnung um, dem Kurs, der auch für die MWST gilt. Fahren Sie mit der Maus über den ursprünglichen Betrag unter dem Namen der Position: Kurs und Datum werden angezeigt. Konnte der Tageskurs nicht gelesen werden, behält die Position den letzten bekannten Kurs und zeigt «Letzter bekannter Kurs vom …» an. Ohne jeden Kurs steht dort «Kein Kurs …: Betrag nicht umgerechnet», und die Position zählt nicht in den Totalen. Das PDF der Rechnung oder des Angebots folgt derselben Regel: Eine solche Position trägt dort den Vermerk «nicht umgerechnet» und zählt null, und ein Kurs, der älter ist als der Tag, wird mit «letzter bekannter Kurs vom …» angegeben. Eine Rechnung ganz in Fremdwährung druckt keinen Frankenbetrag.

7. Optionen. Jede Option öffnet sich mit einem Klick; geschlossen fasst sie ihren Inhalt zusammen:

   • Rabatte und Gebühren: Klicken Sie auf Anpassung hinzufügen und wählen Sie Rabatt / Skonto oder Rundung (abgezogen) oder Zusätzliche Gebühren (hinzugerechnet), als Fester Betrag oder als Prozentsatz, mit einer Bezeichnung;
   • Zahlung in Raten: Behalten Sie Einmalzahlung oder wählen Sie die Ratenzahlung, um den Betrag aufzuteilen (siehe Ratenzahlung). Diese Option erscheint nur, wenn die QR-Rechnung aktiviert ist;
   • Notizen: eine Nachricht an den Kunden; Ihre Notizvorlagen setzen Sie mit einem Klick ein.

   

8. Total: Zwischensumme, MWST und Total der Rechnung. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie dann auf Senden.

Sobald sie einen Kunden und eine Position hat, wird die Rechnung im Status Entwurf gespeichert: Sie ist noch nicht gesendet, und Sie können sie ändern. Sie ist noch nicht verbucht. Sie können den Editor verlassen und sie in der Liste wiederfinden.

Die letzte Rechnung des Kunden

Bei einer neuen Rechnung an einen Kunden, der schon eine Rechnung erhalten hat, zeigt To Bill über den Positionen «Letzte Rechnung an diesen Kunden: …» mit Positionen übernehmen: Deren Positionen werden mit ihrer MWST hinzugefügt. Auch die Währung dieser letzten Rechnung wird übernommen.

Abschnitte und Nummerierung der Positionen

Unter den Positionen fasst Abschnitt hinzufügen Positionen unter einem Titel zusammen, zum Beispiel «Werkstatt» und «Montage». Nummerierung aktivieren nummeriert die Positionen (1.1, 1.2…) auf dem PDF. Ziehen Sie eine Zeile, um sie zu verschieben.

Das Rechnungsdatum

Der Editor bietet kein vergangenes Datum an: Eine Rechnung trägt das Datum des Tages, an dem Sie sie ausstellen, oder ein künftiges Datum. Für eine vergangene Leistung geben Sie deren Datum unter Leistungsdatum oder -zeitraum an.

Das automatische Speichern

Der Editor hat keine Schaltfläche zum Speichern: Der Entwurf speichert sich wenige Augenblicke nach jeder Eingabe von selbst, sobald er einen Kunden und eine Position hat. Eine Rechnung zu öffnen, ohne etwas zu ändern, speichert nichts. Die obere Leiste zeigt, wo er steht:

Was Sie sehen	Was es bedeutet
Automatisches Speichern	Noch nichts zu speichern: Wählen Sie einen Kunden und fügen Sie eine Position hinzu.
Wird gespeichert…	Das Speichern läuft.
Gespeichert	Alles ist gespeichert. Ein Klick zeigt die Uhrzeit, zum Beispiel «Gespeichert um 14:32».
Nicht gespeichert	Etwas fehlt. Der Grund folgt, zum Beispiel «Fügen Sie eine Position hinzu, um den Entwurf zu speichern.» oder «Diese Nummer ist bereits vergeben: Wählen Sie eine andere.». Korrigieren Sie es: Das Speichern läuft von selbst weiter.
Offline	Keine Verbindung. Ihre Änderungen bleiben auf diesem Gerät und werden gespeichert, sobald die Verbindung zurück ist.
Speichern fehlgeschlagen	Der Server hat nicht geantwortet. To Bill versucht es von selbst erneut; Erneut versuchen startet sofort einen neuen Versuch.

• ⌘ S auf dem Mac, Ctrl S unter Windows speichert sofort.
• Rechnungen oben links speichert, bevor Sie den Editor verlassen. Ist das nicht möglich, fragt To Bill Ohne Speichern verlassen?: Bleiben oder Verlassen. Ihre Eingaben bleiben auf diesem Gerät.
• Nach einem Verbindungsabbruch, einem zu früh geschlossenen Tab oder einem Absturz: Öffnen Sie die Rechnung (oder eine neue Rechnung) wieder, meldet To Bill «Auf diesem Gerät wurden nicht gespeicherte Änderungen vom … gefunden.». Wiederherstellen setzt sie in den Editor zurück; Verwerfen verwirft sie.

Auf dem Telefon

Der Editor zeigt eine einzige Spalte. Oben zeigt das Auge (Vorschau) das PDF anstelle der Felder; Zurück zur Eingabe kehrt zu ihnen zurück. Unten bleiben das Total und Senden immer erreichbar, neben der Schaltfläche, die das PDF herunterlädt.

Positionen ohne MWST

Eine Position zu 0 % muss angeben, warum sie keine MWST hat: Ausfuhr, Leistung im Ausland, ausgenommene Leistung, durchlaufender Posten… Diese MWST-Art bestimmt die Ziffer der MWST-Abrechnung.

1. Wählen Sie unter Positionen die Option Mehrwertsteuer pro Artikel (1).

2. Fügen Sie die Position hinzu. Ein Artikel, der mit seiner MWST-Art gespeichert ist, übernimmt sie von selbst.

3. Andernfalls klicken Sie auf das Einstellungssymbol am Ende der Zeile und wählen die MWST-Art (2).

   

Mit Gesamt-Mehrwertsteuer zu 0 % oder Ohne MWST gilt ein einziges Feld MWST-Art der Positionen zu 0 % für die ganze Rechnung. Solange eine Position zu 0 % keine Art hat, zeigt To Bill unter den Positionen eine Warnung an, und der Entwurf wird nicht gespeichert: Nicht gespeichert nennt «Wählen Sie die MWST-Art der Positionen zu 0 % (Export, ausgenommene Leistung…).». Die Liste der Arten wird unter Artikel erklärt.

Jede Art fügt ihren Vermerk auf dem PDF hinzu, zum Beispiel «Von der MWST befreite Ausfuhr (Art. 23 MWSTG)».

Die Seite der Rechnung

Klicken Sie in der Liste auf die Nummer der Rechnung.

1. Der Status der Rechnung.
2. Bearbeiten öffnet den Editor wieder, solange die Rechnung nicht gesendet ist.
3. Senden verschickt sie per E-Mail. Siehe Eine Rechnung senden.

Links lässt sich die Vorschau des PDF vergrössern, drucken und herunterladen. Rechts: Betrag, MWST, Daten, QR-Referenz, Kunde, dann die Bereiche Zahlungen, Mahnungen und Verlauf. Das Menü … (Weitere Aktionen) fasst die übrigen Aktionen zusammen.

Die Status einer Rechnung

Status	Was er bedeutet
Entwurf	Noch nicht gesendet, änderbar, noch nicht verbucht.
Gesendet	Ausgestellt: per E-Mail oder Post verschickt oder als gesendet markiert. Der Kunde muss sie bezahlen.
Überfällig	Die Fälligkeit ist überschritten und die Rechnung nicht bezahlt. To Bill stuft sie jede Nacht so ein, oder sobald die erste Mahnung hinausgeht.
Teilweise bezahlt	Der Kunde hat einen Teil bezahlt. Verbleibend zeigt, was er noch schuldet.
Bezahlt	Der Betrag ist eingegangen.
Überzahlt	Der Kunde hat mehr als den Rechnungsbetrag überwiesen.
Gutgeschrieben / Teilweise gutgeschrieben	Eine Gutschrift hebt den Betrag ganz oder teilweise auf.
Erstattet / Teilweise erstattet	Der Kunde hatte bezahlt, dann wurde ihm mit einer Gutschrift alles oder ein Teil zurückerstattet.
Abgeschrieben	Sie haben auf die Forderung verzichtet. Sie wird nicht mehr gemahnt.
Storniert	Die Rechnung ist storniert. Sie bleibt mit ihrer Nummer archiviert.
Importiert	Aus einer anderen Software übernommen. Sie wartet auf ihre Zahlung, lässt sich aber nicht ändern.

Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht mehr ändern

Sobald eine Rechnung gesendet ist, ist ihr Inhalt festgeschrieben: Es ist das Dokument, das Ihr Kunde erhalten hat und das Ihre Buchhaltung aufbewahrt.

Die Seite der Rechnung weist darauf hin (1): Diese Rechnung wurde versendet und kann nicht mehr geändert werden. So korrigieren Sie sie:

• Ein Fehler in einem Teil des Betrags, ein nachträglich gewährter Rabatt: Klicken Sie auf Mit einer Gutschrift korrigieren. Siehe Gutschriften.
• Eine ganz falsche Rechnung: Klicken Sie unter … auf Rechnung stornieren und erstellen Sie eine neue. Hat der Kunde schon ganz oder teilweise bezahlt, stellt To Bill automatisch eine Gutschrift über den stornierten Betrag aus.

Stornieren löscht nicht

Eine stornierte Rechnung bleibt mit dem Status Storniert in der Liste. Ihre Nummer bleibt reserviert: Sie wird nicht wiederverwendet. Nur ein nie gesendeter Entwurf lässt sich wirklich löschen (… › Löschen).

Alte Rechnungen importieren

Rechnungen importieren oben in der Liste übernimmt Ihre alten Rechnungen als PDF. To Bill liest jedes PDF, und Sie prüfen Kunde, Referenz, Daten und Beträge, bevor Sie bestätigen. Die importierten Rechnungen erscheinen in der Registerkarte Importiert. Für einen bexio-Export siehe Import aus bexio.

Rechtsgrundlage

• Eine Rechnung muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren. Sie enthält grundsätzlich: Namen und Ort des Leistungserbringers, den Vermerk, dass er im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, und seine MWST-Nummer; Namen und Ort des Leistungsempfängers; Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn sie vom Rechnungsdatum abweichen; Art, Gegenstand und Umfang der Leistung; das Entgelt; den Steuersatz und den Steuerbetrag: Art. 26 Abs. 2 MWSTG. Prüfen Sie in der Vorschau, ob Ihre MWST-Nummer im Kopf der Rechnung steht.
• Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist, darf auf seinen Rechnungen keine MWST ausweisen; wer eine MWST unberechtigt ausweist, schuldet sie: Art. 27 MWSTG. Ist Ihr Unternehmen nicht MWST-pflichtig, weiss To Bill das aus der Einrichtung Ihres Kontos und zeigt keine MWST an.
• Rechnungen und Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f OR.