Faturar automaticamente todos os meses
Uma fatura recorrente é um modelo com um calendário: um contrato de manutenção, uma assinatura, uma renda. Em cada data prevista, o To Bill cria a fatura e envia-a por e-mail ao cliente.
Criar uma fatura recorrente
Abra Faturas e clique em Recorrentes, no topo da página.
Clique em Adicionar. Abre-se o editor Nova fatura recorrente: a mesma página que para uma fatura, com Frequência e duração em vez das datas.
Cliente. Escolha o cliente. Depois, em Frequência e duração, o Título da fatura e a Moeda.
Período de faturação (1): Semanal, de 2 em 2 ou de 4 em 4 semanas, Mensal, Trimestral, Anual, ou Personalizado (de N em N semanas ou meses).
Data de início: a data da primeira fatura.
Duração (2): Sem fim, N.º de prestações (o número total de faturas, por exemplo 12) ou Data de fim (a data da última fatura).
Verifique o Calendário de faturação (3): as próximas datas de emissão.
Linhas e Opções (Descontos e despesas, Notas): como numa fatura comum. Cada fatura retomará estas linhas e este montante; o Total é o de cada fatura gerada.
Clique em Ativar, no canto superior direito.
Ao contrário de uma fatura, uma fatura recorrente não se grava sozinha: é gravada quando clica em Ativar, porque começa a faturar logo que existe. ⌘ S / Ctrl S recorda-o. Ainda não é emitida nenhuma fatura: o To Bill grava o modelo e o respetivo calendário. A primeira fatura segue na data de início.
Criar uma fatura recorrente exige o direito Faturas · Criar; alterá-la, Faturas · Editar.
Sem parcelas
Uma fatura recorrente paga-se de uma só vez: o editor dela não tem a opção Pagamento em parcelas. Para repartir um montante elevado, utilize uma fatura comum com parcelas.
O que acontece em cada data
Todas as noites, o To Bill emite as faturas cuja data chegou:
- a fatura tem a data do dia em que é emitida, com o número seguinte das suas faturas;
- o vencimento segue o prazo de pagamento do cliente;
- segue por e-mail para o endereço do cliente, com a fatura QR, e passa ao estado Enviada;
- se o cliente não tiver e-mail, fica Pendente na lista das faturas: envie-a por si.
As faturas emitidas são faturas comuns: acompanham-se, recebem lembretes e são cobradas como as outras.
A página de uma fatura recorrente
Em Faturas › Recorrentes, clique no ícone em forma de olho de uma linha.
- O estado: Ativa, Em pausa ou Concluída.
- Pausar interrompe a emissão; Reativar retoma-a.
- O calendário lista as próximas datas. Faturas emitidas lista as faturas já criadas, com o respetivo estado.
O resumo indica o Montante por fatura, a Próxima fatura, o Período de faturação, a Data de início e o Fim. À direita, Pré-visualização da próxima fatura mostra o PDF que vai seguir.
Alterar, pausar, eliminar
- Editar altera o conteúdo das próximas faturas: cliente, título, linhas, IVA, notas. O calendário, esse, não muda. Para outra frequência, crie uma nova fatura recorrente e elimine a antiga. As suas alterações são gravadas quando clica em Guardar (ou ⌘ S / Ctrl S); até lá, a barra do topo indica Alterações não guardadas, e sair do editor pergunta Sair sem guardar?.
- Pausar: nenhuma fatura é emitida durante a pausa. Na reativação, o To Bill retoma na próxima data do calendário original; as datas que passaram durante a pausa não são faturadas.
- Eliminar (… › Eliminar) apaga o modelo. As faturas já emitidas mantêm-se.
As pausas automáticas
O To Bill põe uma fatura recorrente em pausa, sem emitir nada, quando:
- Em pausa: taxa de IVA a corrigir: uma taxa de IVA das linhas dela já não se aplica. Clique em Corrigir a taxa, altere a linha e depois reative.
- Cota atingida: a sua assinatura já não permite emitir faturas este mês.
- a sua assinatura já não está ativa.
Base legal
Cada fatura emitida é uma fatura completa: tem de indicar a data ou o período da prestação quando for diferente da data da fatura, art. 26, n.º 2, alínea c, da Lei do IVA (LTVA). O título e as notas repetem-se em cada fatura: formule o período de forma geral, por exemplo «Manutenção do mês da fatura».