Facturer automatiquement chaque mois
Une facture récurrente est un modèle avec un calendrier : un contrat d’entretien, un abonnement, un loyer. À chaque date prévue, To Bill crée la facture et l’envoie par e-mail au client.
Créer une facture récurrente
Ouvrez Factures, puis cliquez sur Récurrentes, en haut de la page.
Cliquez sur Ajouter. L’éditeur Nouvelle facture récurrente s’ouvre : la même page que pour une facture, avec Fréquence et durée à la place des dates.
Client. Choisissez le client. Puis, dans Fréquence et durée, le Titre de la facture et la Devise.
Période de facturation (1) : Hebdomadaire, toutes les 2 ou 4 semaines, Mensuelle, Trimestrielle, Annuelle, ou Personnalisé (tous les N semaines ou mois).
Date de début : la date de la première facture.
Durée de la récurrence (2) : Sans fin, Nbre de versements (le nombre total de factures, par exemple 12) ou Date de fin (la date de la dernière facture).
Vérifiez l’Échéancier de facturation (3) : les prochaines dates d’émission.
Lignes et Options (Rabais et frais, Notes) : comme pour une facture ordinaire. Chaque facture reprendra ces lignes et ce montant ; le Total est celui de chaque facture générée.
Cliquez sur Activer, en haut à droite.
Une facture récurrente ne s’enregistre pas toute seule, contrairement à une facture : elle est enregistrée quand vous cliquez sur Activer, car elle facture dès qu’elle existe. ⌘ S / Ctrl S le rappelle. Aucune facture n’est encore émise : To Bill enregistre le modèle et son calendrier. La première facture part à la date de début.
Créer une facture récurrente demande le droit Factures · Créer ; la modifier, Factures · Modifier.
Pas d’acomptes
Une facture récurrente se paie en une fois : son éditeur n’a pas l’option Paiement en plusieurs fois. Pour étaler un gros montant, utilisez une facture ordinaire avec des acomptes.
Ce qui se passe à chaque date
Chaque nuit, To Bill émet les factures dont la date est arrivée :
- la facture est datée du jour où elle est émise, avec le numéro suivant de vos factures ;
- son échéance suit le délai de paiement du client ;
- elle part par e-mail à l’adresse du client, avec sa QR-facture, et passe au statut Envoyée ;
- si le client n’a pas d’e-mail, elle reste En attente dans la liste des factures : envoyez-la vous-même.
Les factures émises sont des factures ordinaires : elles se suivent, se relancent et s’encaissent comme les autres.
La page d’une facture récurrente
Dans Factures › Récurrentes, cliquez sur l’icône en forme d’œil d’une ligne.
- Le statut : Active, En pause ou Terminée.
- Mettre en pause arrête l’émission ; Réactiver la reprend.
- L’échéancier liste les prochaines dates. Factures émises liste les factures déjà créées, avec leur statut.
Le résumé indique le Montant par facture, la Prochaine facture, la Période de facturation, la Date de début et la Fin. À droite, Aperçu de la prochaine facture montre le PDF à venir.
Modifier, mettre en pause, supprimer
- Modifier change le contenu des prochaines factures : client, titre, lignes, TVA, notes. Le calendrier, lui, ne change pas. Pour une autre fréquence, créez une nouvelle facture récurrente et supprimez l’ancienne. Vos modifications sont enregistrées quand vous cliquez sur Enregistrer (ou ⌘ S / Ctrl S) ; d’ici là, la barre du haut indique Modifications non enregistrées, et quitter l’éditeur demande Quitter sans enregistrer ?.
- Mettre en pause : aucune facture n’est émise pendant la pause. À la réactivation, To Bill reprend à la prochaine date du calendrier d’origine ; les dates passées pendant la pause ne sont pas facturées.
- Supprimer (… › Supprimer) efface le modèle. Les factures déjà émises restent.
Les pauses automatiques
To Bill met une facture récurrente en pause, sans rien émettre, quand :
- En pause : taux de TVA à corriger : un taux de TVA de ses lignes ne s’applique plus. Cliquez sur Corriger le taux, modifiez la ligne, puis réactivez.
- Quota atteint : votre abonnement ne permet plus d’émettre de facture ce mois-ci.
- votre abonnement n’est plus actif.
Base légale
Chaque facture émise est une facture complète : elle doit indiquer la date ou la période de la prestation quand elle diffère de la date de la facture, art. 26 al. 2 let. c LTVA. Le titre et les notes se répètent sur chaque facture : formulez la période de façon générale, par exemple « Entretien du mois de la facture ».