Facturar automáticamente cada mes

Una factura recurrente es una plantilla con un calendario: un contrato de mantenimiento, una suscripción, un alquiler. En cada fecha prevista, To Bill crea la factura y la envía por correo electrónico al cliente.

Crear una factura recurrente

1. Abra Facturas y haga clic en Recurrentes, arriba en la página.

2. Haga clic en Agregar. Se abre el editor Nueva factura recurrente: la misma página que para una factura, con Frecuencia y duración en lugar de las fechas.

3. Cliente. Elija el cliente. Después, en Frecuencia y duración, el Título de la factura y la Moneda.

4. Período de facturación (1): Semanal, cada 2 o 4 semanas, Mensual, Trimestral, Anual o Personalizado (cada N semanas o meses).

5. Fecha de inicio: la fecha de la primera factura.

6. Duración (2): Sin fin, N.º de cuotas (el número total de facturas, por ejemplo 12) o Fecha de fin (la fecha de la última factura).

7. Compruebe el Calendario de facturación (3): las próximas fechas de emisión.

   

8. Líneas y Opciones (Descuentos y gastos, Notas): como en una factura normal. Cada factura retomará estas líneas y este importe; el Total es el de cada factura generada.

9. Haga clic en Activar, arriba a la derecha.

A diferencia de una factura, una factura recurrente no se guarda sola: se guarda cuando hace clic en Activar, porque factura en cuanto existe. ⌘ S / Ctrl S se lo recuerda. Todavía no se emite ninguna factura: To Bill guarda la plantilla y su calendario. La primera factura sale en la fecha de inicio.

Crear una factura recurrente requiere el permiso Facturas · Crear; modificarla, Facturas · Editar.

Sin pagos a plazos

Una factura recurrente se paga de una vez: su editor no tiene la opción Pago en varias veces. Para repartir un importe elevado, use una factura normal con pagos a plazos.

Lo que ocurre en cada fecha

Cada noche, To Bill emite las facturas cuya fecha ha llegado:

• la factura lleva la fecha del día en que se emite, con el número siguiente de sus facturas;
• su vencimiento sigue el plazo de pago del cliente;
• se envía por correo electrónico a la dirección del cliente, con su factura QR, y pasa al estado Enviada;
• si el cliente no tiene correo electrónico, se queda En espera en la lista de facturas: envíela usted mismo.

Las facturas emitidas son facturas normales: se siguen, se reclaman y se cobran como las demás.

La página de una factura recurrente

En Facturas › Recurrentes, haga clic en el icono con forma de ojo de una fila.

1. El estado: Activa, En pausa o Terminada.
2. Pausar detiene la emisión; Reactivar la reanuda.
3. El calendario muestra las próximas fechas. Facturas emitidas muestra las facturas ya creadas, con su estado.

El resumen indica el Importe por factura, la Próxima factura, el Período de facturación, la Fecha de inicio y el Fin. A la derecha, Vista previa de la próxima factura muestra el PDF que vendrá.

Modificar, pausar, eliminar

• Modificar cambia el contenido de las próximas facturas: cliente, título, líneas, IVA, notas. El calendario, en cambio, no cambia. Para otra frecuencia, cree una nueva factura recurrente y elimine la antigua. Sus cambios se guardan cuando hace clic en Guardar (o ⌘ S / Ctrl S); hasta entonces, la barra superior indica Cambios sin guardar, y al salir del editor se pregunta ¿Salir sin guardar?.
• Pausar: durante la pausa no se emite ninguna factura. Al reactivarla, To Bill retoma en la próxima fecha del calendario original; las fechas pasadas durante la pausa no se facturan.
• Eliminar (… › Eliminar) borra la plantilla. Las facturas ya emitidas se conservan.

Las pausas automáticas

To Bill pone una factura recurrente en pausa, sin emitir nada, cuando:

• En pausa: tipo de IVA a corregir: un tipo de IVA de sus líneas ya no se aplica. Haga clic en Corregir el tipo, modifique la línea y reactívela.
• Cuota alcanzada: su suscripción ya no permite emitir facturas este mes.
• su suscripción ya no está activa.

Base legal

Cada factura emitida es una factura completa: debe indicar la fecha o el período de la prestación cuando difiere de la fecha de la factura, art. 26, apdo. 2, letra c, de la Ley del IVA (LTVA). El título y las notas se repiten en cada factura: formule el período de manera general, por ejemplo «Mantenimiento del mes de la factura».