Jeden Monat automatisch Rechnungen stellen

Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Vorlage mit einem Zeitplan: ein Wartungsvertrag, ein Abonnement, eine Miete. An jedem vorgesehenen Datum erstellt To Bill die Rechnung und sendet sie dem Kunden per E-Mail.

Eine wiederkehrende Rechnung erstellen

1. Öffnen Sie Rechnungen und klicken Sie oben auf der Seite auf Wiederkehrend.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Editor Neue wiederkehrende Rechnung öffnet sich: dieselbe Seite wie für eine Rechnung, mit Häufigkeit und Dauer anstelle der Daten.

3. Kunde. Wählen Sie den Kunden. Dann unter Häufigkeit und Dauer den Rechnungstitel und die Währung.

4. Abrechnungszeitraum (1): Wöchentlich, alle 2 oder 4 Wochen, Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Benutzerdefiniert (alle N Wochen oder Monate).

5. Startdatum: das Datum der ersten Rechnung.

6. Laufzeit (2): Unbegrenzt, Anzahl Rechnungen (die Gesamtzahl der Rechnungen, zum Beispiel 12) oder Enddatum (das Datum der letzten Rechnung).

7. Prüfen Sie den Rechnungsplan (3): die nächsten Ausstellungsdaten.

   

8. Positionen und Optionen (Rabatte und Gebühren, Notizen): wie bei einer gewöhnlichen Rechnung. Jede Rechnung übernimmt diese Positionen und diesen Betrag; das Total ist das jeder erzeugten Rechnung.

9. Klicken Sie oben rechts auf Aktivieren.

Anders als eine Rechnung speichert sich eine wiederkehrende Rechnung nicht von selbst: Sie wird gespeichert, wenn Sie auf Aktivieren klicken, denn sie stellt Rechnungen aus, sobald sie existiert. ⌘ S / Ctrl S erinnert daran. Noch wird keine Rechnung ausgestellt: To Bill speichert die Vorlage und ihren Zeitplan. Die erste Rechnung geht am Startdatum hinaus.

Eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen erfordert das Recht Rechnungen · Erstellen; sie zu ändern Rechnungen · Bearbeiten.

Keine Raten

Eine wiederkehrende Rechnung wird in einem Mal bezahlt: Ihr Editor hat die Option Zahlung in Raten nicht. Um einen grossen Betrag zu verteilen, verwenden Sie eine gewöhnliche Rechnung mit Raten.

Was an jedem Datum geschieht

Jede Nacht stellt To Bill die Rechnungen aus, deren Datum erreicht ist:

• Die Rechnung trägt das Datum des Tages, an dem sie ausgestellt wird, und die nächste Nummer Ihrer Rechnungen.
• Ihre Fälligkeit richtet sich nach der Zahlungsfrist des Kunden.
• Sie geht mit ihrer QR-Rechnung per E-Mail an die Adresse des Kunden und erhält den Status Gesendet.
• Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, bleibt sie als Entwurf in der Rechnungsliste: Senden Sie sie selbst.

Die ausgestellten Rechnungen sind gewöhnliche Rechnungen: Sie werden wie alle anderen verfolgt, gemahnt und vereinnahmt.

Die Seite einer wiederkehrenden Rechnung

Klicken Sie unter Rechnungen › Wiederkehrend in einer Zeile auf das Augensymbol.

1. Der Status: Aktiv, Pausiert oder Abgeschlossen.
2. Pausieren stoppt das Ausstellen; Reaktivieren nimmt es wieder auf.
3. Der Zeitplan listet die nächsten Daten. Ausgestellte Rechnungen listet die bereits erstellten Rechnungen mit ihrem Status.

Die Zusammenfassung zeigt Betrag pro Rechnung, Nächste Rechnung, Abrechnungszeitraum, Startdatum und Ende. Rechts zeigt Vorschau der nächsten Rechnung das kommende PDF.

Ändern, pausieren, löschen

• Bearbeiten ändert den Inhalt der nächsten Rechnungen: Kunde, Titel, Positionen, MWST, Notizen. Der Zeitplan selbst ändert sich nicht. Für einen anderen Rhythmus erstellen Sie eine neue wiederkehrende Rechnung und löschen die alte. Ihre Änderungen werden gespeichert, wenn Sie auf Speichern klicken (oder ⌘ S / Ctrl S); bis dahin zeigt die obere Leiste Nicht gespeicherte Änderungen, und beim Verlassen des Editors fragt To Bill Ohne Speichern verlassen?.
• Pausieren: Während der Pause wird keine Rechnung ausgestellt. Bei der Reaktivierung fährt To Bill mit dem nächsten Datum des ursprünglichen Zeitplans fort; die während der Pause verstrichenen Daten werden nicht verrechnet.
• Löschen (… › Löschen) entfernt die Vorlage. Die bereits ausgestellten Rechnungen bleiben.

Automatische Pausen

To Bill pausiert eine wiederkehrende Rechnung, ohne etwas auszustellen, wenn:

• Pausiert: MWST-Satz korrigieren: Ein MWST-Satz ihrer Positionen gilt nicht mehr. Klicken Sie auf Satz korrigieren, ändern Sie die Position und reaktivieren Sie.
• Kontingent erreicht: Ihr Abonnement erlaubt diesen Monat keine weitere Rechnung.
• Ihr Abonnement nicht mehr aktiv ist.

Rechtsgrundlage

Jede ausgestellte Rechnung ist eine vollständige Rechnung: Sie muss Datum oder Zeitraum der Leistung angeben, wenn diese vom Rechnungsdatum abweichen, Art. 26 Abs. 2 Bst. c MWSTG. Titel und Notizen wiederholen sich auf jeder Rechnung: Formulieren Sie den Zeitraum allgemein, zum Beispiel «Wartung im Monat der Rechnung».