Corrigir uma fatura com uma nota de crédito

Uma fatura enviada já não se altera. Para a corrigir, emite uma nota de crédito: ela anula a totalidade ou uma parte da fatura, com o respetivo IVA. O cliente passa então a dever o montante reduzido, ou reembolsa-o se ele já tiver pagado.

Quando fazer uma nota de crédito

• Faturou a mais: um erro de quantidade ou de preço, uma prestação não fornecida.
• Concede um gesto comercial depois do envio.
• O cliente devolve-lhe mercadoria.
• Anula completamente uma fatura já paga.

Uma fatura ainda Pendente (não enviada) não precisa de nota de crédito: altere-a ou elimine-a.

Criar uma nota de crédito

1. Abra a fatura a corrigir e depois … › Criar uma nota de crédito. Numa fatura enviada, a ligação Corrigi-la com uma nota de crédito faz o mesmo. A partir de Vendas › Notas de crédito, o botão Nota de crédito pede-lhe primeiro que escolha a fatura.

2. Em Detalhes, mantenha ou altere o título proposto e acrescente, se for necessário, notas (vazias de início). São impressos na nota de crédito.

3. Em Motivo, escolha a razão: Erro de faturação, Desconto comercial, Devolução de mercadoria, Cancelamento de serviço ou Outro. Acrescente uma explicação em Nota (opcional), se for útil. O motivo é impresso na nota de crédito.

4. Escolha como creditar (1): Creditar um montante ou Creditar itens (ver abaixo).

5. Clique no botão vermelho no canto superior direito para emitir a nota de crédito.

   

A nota de crédito é emitida de imediato, com o seu próprio número (CN-000001, CN-000002…). Se a contabilidade estiver ativada, é contabilizada e reduz o seu IVA, no momento definido pelo seu método de declaração (consulte a base legal mais abaixo).

Creditar um montante

Introduza o montante a creditar, IVA incluído (2). O To Bill mostra a Fatura original, o que está Já creditado e o Restante creditável: não pode creditar mais do que esse restante.

O To Bill reparte o IVA como na fatura. Se a fatura tiver várias taxas, o montante é repartido entre elas na proporção de cada taxa, por exemplo uma parte a 8,1 % e uma parte a 2,6 %. Uma linha a 0 % mantém o seu tipo de IVA.

Creditar itens

O separador Creditar itens (1) mostra as linhas da fatura. Desmarque ou elimine as que não estão em causa e ajuste as quantidades ou os preços (2): aqui, um tabuleiro devolvido em cada dois. Cada linha mantém a sua taxa de IVA. Os totais Montante sem IVA, IVA e Total com IVA aparecem a negativo.

O que muda na fatura

A fatura original mostra o montante Creditado e o Total a receber. O estado dela muda:

Antes da nota de crédito	Estado da fatura
Nada pago, tudo creditado	Creditada
Nada pago, uma parte creditada	Parcialmente creditada
Paga em parte, ainda há um montante em dívida	Parcialmente paga
Já paga, a nota de crédito devolve a totalidade ou uma parte	Reembolsada ou Parcialmente reembolsada

O PDF e a fatura QR da fatura passam a pedir o montante reduzido. A nota de crédito figura no histórico dos pagamentos da fatura.

Reembolsar o cliente

Se a fatura já estava paga, o To Bill prepara o reembolso: a página da fatura mostra uma secção Reembolsos, com o montante Pendente.

1. Reembolse o cliente a partir do seu banco.
2. Em Reembolsos, clique em Guardar.
3. Indique o Montante, a Data, o Método (Transferência, Dinheiro, Cartão ou Outro) e uma Nota, se for útil.
4. Clique em Guardar.

Se a fatura não estava paga, não há nada a reembolsar: a nota de crédito limita-se a reduzir o que o cliente deve.

A nota de crédito

Em Vendas › Notas de crédito, clique numa nota de crédito para a abrir.

1. O estado: Emitida. Uma nota de crédito emitida já não se altera.
2. O resumo: o Montante a favor do cliente, o IVA, a data, a Fatura relacionada e o Motivo.

O PDF tem o título Nota de crédito, a menção da fatura original, o motivo e o Montante a seu favor. Não tem fatura QR. A menção da fatura depende do montante: uma nota de crédito que credita toda a fatura indica «Anula a fatura INV-… de …»; uma nota de crédito parcial, «Nota de crédito relativa à fatura INV-… de …». Uma nota de crédito já emitida mantém o seu PDF arquivado.

Para a transmitir ao cliente:

• por e-mail: clique em Enviar. Abre-se a mesma janela que para uma fatura: destinatário, contactos, assunto «Nota de crédito CN-…», mensagem e pré-visualização do e-mail, com o PDF em anexo. Depois de enviada, o botão passa a Reenviar por e-mail;
• por correio: … › Por correio, como para uma fatura. É necessário o endereço postal completo do cliente;
• por si: … › Descarregar o PDF.

O seu cliente também a encontra no portal do cliente, separador Notas de crédito. Uma nota de crédito anulada já não pode ser enviada.

Anular uma nota de crédito

… › Anular nota de crédito anula-a: o lançamento dela é estornado e a fatura original recupera o seu montante. A nota de crédito fica arquivada durante dez anos, com o estado Anulada.

Anular uma fatura inteira

Para anular uma fatura inteira, também pode abrir a fatura e depois … › Anular fatura. Se já tiver sido paga, na totalidade ou em parte, o To Bill emite ele próprio a nota de crédito do montante anulado. Consulte Criar uma fatura.

Base legal

• Quando a contraprestação é corrigida, o volume de negócios tributável é ajustado, segundo o texto francês da lei, «no momento da contabilização da correção ou do recebimento efetivo da contraprestação corrigida»: art. 41, n.º 1, da Lei do IVA (LTVA). Com o método das contraprestações acordadas, a nota de crédito reduz o IVA do período em que é contabilizada. Com o método das contraprestações recebidas, o IVA acompanha o que o cliente paga realmente: a correção conta quando o montante corrigido é recebido.
• Uma fatura que indica um IVA demasiado elevado, ou um IVA que não tinha o direito de faturar, torna-o devedor desse IVA, salvo, nomeadamente, se corrigir a fatura: art. 27, n.º 2, LTVA. Segundo o texto francês, a correção faz-se «dentro dos limites admitidos pelo direito comercial, por um documento que menciona e anula a fatura original e cuja receção deve ser atestada pelo destinatário»: art. 27, n.º 4, LTVA. No To Bill, é a nota de crédito que credita toda a fatura: tem a menção «Anula a fatura INV-… de …». Emita depois uma nova fatura com o IVA correto. O To Bill não recolhe a confirmação do cliente: peça-lhe que confirme a receção, por exemplo por e-mail, e guarde a resposta dele com a nota de crédito.
• A nota de crédito é um comprovativo contabilístico: conserva-se durante dez anos, mesmo anulada: art. 958f do Código das Obrigações (CO).