Eine Rechnung mit einer Gutschrift korrigieren

Eine gesendete Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Um sie zu korrigieren, stellen Sie eine Gutschrift aus: Sie hebt die Rechnung ganz oder teilweise auf, samt MWST. Der Kunde schuldet dann den reduzierten Betrag, oder Sie erstatten ihm den Betrag zurück, wenn er schon bezahlt hat.

Wann eine Gutschrift nötig ist

• Sie haben zu viel verrechnet: ein Fehler bei Menge oder Preis, eine nicht erbrachte Leistung.
• Sie gewähren nach dem Versand ein Entgegenkommen.
• Der Kunde gibt Ihnen Ware zurück.
• Sie stornieren eine bereits bezahlte Rechnung vollständig.

Eine Rechnung, die noch im Entwurf ist (nicht gesendet), braucht keine Gutschrift: Ändern oder löschen Sie sie.

Eine Gutschrift erstellen

1. Öffnen Sie die zu korrigierende Rechnung und dann … › Gutschrift erstellen. Auf einer gesendeten Rechnung führt der Link Mit einer Gutschrift korrigieren zum selben Ziel. Unter Verkauf › Gutschriften fragt Sie die Schaltfläche Gutschrift zuerst nach der Rechnung.

2. Behalten oder ändern Sie unter Details den vorgeschlagenen Titel, und ergänzen Sie bei Bedarf Notizen (anfangs leer). Sie werden auf die Gutschrift gedruckt.

3. Wählen Sie unter Grund den Anlass: Rechnungsfehler, Handelsrabatt, Warenrückgabe, Leistungsstornierung oder Sonstiges. Fügen Sie bei Bedarf einen Hinweis hinzu. Der Grund wird auf die Gutschrift gedruckt.

4. Wählen Sie, wie Sie gutschreiben (1): Betrag gutschreiben oder Positionen gutschreiben (siehe unten).

5. Klicken Sie oben rechts auf die rote Schaltfläche, um die Gutschrift auszustellen.

   

Die Gutschrift wird sofort ausgestellt, mit eigener Nummer (CN-000001, CN-000002…). Ist die Buchhaltung aktiviert, wird sie verbucht und reduziert Ihre MWST, zu dem Zeitpunkt, den Ihre Abrechnungsart bestimmt (siehe die Rechtsgrundlage weiter unten).

Einen Betrag gutschreiben

Geben Sie den gutzuschreibenden Betrag inklusive MWST ein (2). To Bill zeigt die Ursprüngliche Rechnung, was Bereits gutgeschrieben ist, und den Betrag Verbleibend gutschreibbar: Mehr als diesen Rest können Sie nicht gutschreiben.

To Bill verteilt die MWST wie auf der Rechnung. Hat die Rechnung mehrere Sätze, wird der Betrag im Verhältnis zu jedem Satz auf sie aufgeteilt, zum Beispiel ein Teil zu 8,1 % und ein Teil zu 2,6 %. Eine Position zu 0 % behält ihre MWST-Art.

Positionen gutschreiben

Die Registerkarte Positionen gutschreiben (1) zeigt die Positionen der Rechnung. Wählen Sie die nicht betroffenen ab oder löschen Sie sie, und passen Sie Mengen oder Preise an (2): hier eine von zwei zurückgegebenen Tischplatten. Jede Position behält ihren MWST-Satz. Die Totale Betrag ohne MWST, MWST und Gesamt inkl. MWST erscheinen als negative Beträge.

Was sich auf der Rechnung ändert

Die ursprüngliche Rechnung zeigt den Betrag Gutgeschrieben und das Gesamt zu vereinnahmen. Ihr Status ändert sich:

Vor der Gutschrift	Status der Rechnung
Nichts bezahlt, alles gutgeschrieben	Gutgeschrieben
Nichts bezahlt, ein Teil gutgeschrieben	Teilweise gutgeschrieben
Teilweise bezahlt, es bleibt ein Betrag offen	Teilweise bezahlt
Bereits bezahlt, die Gutschrift erstattet alles oder einen Teil	Erstattet oder Teilweise erstattet

PDF und QR-Rechnung der Rechnung verlangen nun den reduzierten Betrag. Die Gutschrift erscheint im Zahlungsverlauf der Rechnung.

Dem Kunden den Betrag zurückerstatten

War die Rechnung bereits bezahlt, bereitet To Bill die Rückerstattung vor: Die Seite der Rechnung zeigt einen Bereich Rückerstattungen mit dem Betrag Ausstehend.

1. Überweisen Sie dem Kunden den Betrag über Ihre Bank.
2. Klicken Sie unter Rückerstattungen auf Registrieren.
3. Geben Sie Betrag, Datum, Methode (Überweisung, Bargeld, Karte oder Andere) und bei Bedarf eine Notiz ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

War die Rechnung nicht bezahlt, gibt es nichts zurückzuerstatten: Die Gutschrift reduziert einfach, was der Kunde schuldet.

Die Gutschrift

Klicken Sie unter Verkauf › Gutschriften auf eine Gutschrift, um sie zu öffnen.

1. Der Status: Ausgestellt. Eine ausgestellte Gutschrift lässt sich nicht mehr ändern.
2. Die Zusammenfassung: Betrag zugunsten des Kunden, MWST, Datum, Verknüpfte Rechnung und Grund.

Das PDF trägt den Titel Gutschrift, den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung, den Grund und den Betrag zu Ihren Gunsten. Es hat keine QR-Rechnung. Der Verweis hängt vom Betrag ab: Eine Gutschrift über die ganze Rechnung lautet «Storniert Rechnung INV-… vom …»; eine teilweise Gutschrift «Gutschrift zur Rechnung INV-… vom …». Eine bereits ausgestellte Gutschrift behält ihr archiviertes PDF.

So geben Sie sie dem Kunden weiter:

• per E-Mail: Klicken Sie auf Senden. Es öffnet sich dasselbe Fenster wie für eine Rechnung: Empfänger, Kontakte, Betreff «Gutschrift CN-…», Nachricht und Vorschau der E-Mail, mit dem PDF im Anhang. Nach dem Versand heisst die Schaltfläche Erneut per E-Mail senden;
• per Post: … › Per Post, wie bei einer Rechnung. Dafür braucht es die vollständige Postadresse des Kunden;
• selbst: … › PDF herunterladen.

Ihr Kunde findet sie auch in seinem Kundenportal unter der Registerkarte Gutschriften. Eine stornierte Gutschrift lässt sich nicht mehr senden.

Eine Gutschrift stornieren

… › Gutschrift stornieren hebt sie auf: Ihre Buchung wird storniert, und die ursprüngliche Rechnung erhält ihren Betrag zurück. Die Gutschrift bleibt zehn Jahre archiviert, mit dem Status Storniert.

Eine ganze Rechnung stornieren

Um eine ganze Rechnung zu stornieren, können Sie auch die Rechnung öffnen und dann … › Rechnung stornieren wählen. Wurde sie bereits ganz oder teilweise bezahlt, stellt To Bill die Gutschrift über den stornierten Betrag selbst aus. Siehe Eine Rechnung erstellen.

Rechtsgrundlage

• Wird das Entgelt korrigiert, ist die Umsatzsteuerschuld anzupassen, und zwar «im Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird»: Art. 41 Abs. 1 MWSTG. Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten reduziert die Gutschrift die MWST der Periode, in der sie verbucht wird. Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten folgt die MWST dem, was der Kunde tatsächlich bezahlt: Die Korrektur zählt, wenn der korrigierte Betrag vereinnahmt wird.
• Weist eine Rechnung eine zu hohe MWST aus oder eine MWST, die Sie gar nicht ausweisen durften, schulden Sie diese MWST; davon befreit Sie namentlich eine Korrektur der Rechnung: Art. 27 Abs. 2 MWSTG. Diese Korrektur kann «innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft»: Art. 27 Abs. 4 MWSTG. In To Bill ist das die Gutschrift über die ganze Rechnung: Sie trägt den Vermerk «Storniert Rechnung INV-… vom …». Stellen Sie danach eine neue Rechnung mit der richtigen MWST aus. To Bill holt keine Empfangsbestätigung des Kunden ein: Bitten Sie ihn, den Empfang zu bestätigen, zum Beispiel per E-Mail, und bewahren Sie seine Antwort bei der Gutschrift auf.
• Die Gutschrift ist ein Buchungsbeleg: Sie wird zehn Jahre aufbewahrt, auch wenn sie storniert ist: Art. 958f OR.