Corriger une facture avec une note de crédit

Une facture envoyée ne se modifie plus. Pour la corriger, vous émettez une note de crédit (un avoir) : elle annule tout ou partie de la facture, avec sa TVA. Le client doit alors le montant réduit, ou vous le remboursez s’il a déjà payé.

Quand faire une note de crédit

• Vous avez facturé trop : une erreur de quantité, de prix, une prestation non fournie.
• Vous accordez un geste commercial après l’envoi.
• Le client vous rend de la marchandise.
• Vous annulez entièrement une facture déjà payée.

Une facture encore En attente (pas envoyée) n’a pas besoin de note de crédit : modifiez-la ou supprimez-la.

Créer une note de crédit

1. Ouvrez la facture à corriger, puis … › Créer une note de crédit. Sur une facture envoyée, le lien La corriger avec une note de crédit fait la même chose. Depuis Ventes › Notes de crédit, le bouton Note de crédit vous demande d’abord de choisir la facture.

2. Sous Détails, gardez ou changez le titre proposé, et ajoutez si besoin des notes (vides au départ). Ils s’impriment sur la note de crédit.

3. Sous Motif, choisissez la raison : Erreur de facturation, Remise commerciale, Retour marchandise, Annulation prestation ou Autre. Ajoutez une Précision si utile. Le motif s’imprime sur la note de crédit.

4. Choisissez comment créditer (1) : Créditer un montant ou Créditer des lignes (voir ci-dessous).

5. Cliquez sur le bouton rouge en haut à droite pour émettre la note de crédit.

   

La note de crédit est émise aussitôt, avec son propre numéro (CN-000001, CN-000002…). Si la comptabilité est activée, elle est comptabilisée et réduit votre TVA, au moment que fixe votre méthode de décompte (voir la base légale plus bas).

Créditer un montant

Saisissez le montant à créditer, TVA comprise (2). To Bill affiche la Facture d’origine, ce qui est Déjà crédité et le Reste créditable : vous ne pouvez pas créditer plus que ce reste.

To Bill répartit la TVA comme sur la facture. Si la facture a plusieurs taux, le montant est réparti entre eux en proportion de chaque taux, par exemple une part à 8,1 % et une part à 2,6 %. Une ligne à 0 % garde son type de TVA.

Créditer des lignes

L’onglet Créditer des lignes (1) affiche les lignes de la facture. Décochez ou supprimez celles qui ne sont pas concernées, et ajustez les quantités ou les prix (2) : ici, un plateau retourné sur deux. Chaque ligne garde son taux de TVA. Les totaux Montant HT, TVA et Total TTC s’affichent en négatif.

Ce qui change sur la facture

La facture d’origine montre le montant Crédité et le Total à percevoir. Son statut change :

Avant la note de crédit	Statut de la facture
Rien payé, tout est crédité	Créditée
Rien payé, une partie est créditée	Partiellement créditée
Payée en partie, il reste un montant dû	Partiellement payée
Déjà payée, la note de crédit rend tout ou partie	Remboursée ou Partiellement remboursée

Le PDF et la QR-facture de la facture demandent désormais le montant réduit. La note de crédit figure dans l’historique des paiements de la facture.

Rembourser le client

Si la facture était déjà payée, To Bill prépare le remboursement : la page de la facture affiche une section Remboursements, avec le montant En attente.

1. Remboursez le client depuis votre banque.
2. Dans Remboursements, cliquez sur Enregistrer.
3. Indiquez le Montant, la Date, la Méthode (Virement, Espèces, Carte ou Autre) et une Note si utile.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Si la facture n’était pas payée, il n’y a rien à rembourser : la note de crédit réduit simplement ce que le client doit.

La note de crédit

Dans Ventes › Notes de crédit, cliquez sur une note de crédit pour l’ouvrir.

1. Le statut : Émise. Une note de crédit émise ne se modifie plus.
2. Le résumé : le Montant en faveur du client, la TVA, la date, la Facture liée et le Motif.

Le PDF porte le titre Note de crédit, la mention de la facture d’origine, le motif et le Montant en votre faveur. Il n’a pas de QR-facture. La mention de la facture dépend du montant : une note de crédit qui crédite toute la facture indique « Annule la facture INV-… du … » ; une note de crédit partielle, « Note de crédit relative à la facture INV-… du … ». Une note de crédit déjà émise garde son PDF archivé.

Pour la transmettre au client :

• par e-mail : cliquez sur Envoyer. La même fenêtre que pour une facture s’ouvre : destinataire, contacts, objet « Note de crédit CN-… », message et aperçu de l’e-mail, avec le PDF joint. Une fois envoyée, le bouton devient Renvoyer par e-mail ;
• par la poste : … › Par la poste, comme pour une facture. Il faut l’adresse postale complète du client ;
• vous-même : … › Télécharger le PDF.

Votre client la retrouve aussi dans son portail client, onglet Notes de crédit. Une note de crédit annulée ne s’envoie plus.

Annuler une note de crédit

… › Annuler la note de crédit l’annule : son écriture est extournée et la facture d’origine retrouve son montant. La note de crédit reste archivée dix ans, avec le statut Annulée.

Annuler toute une facture

Pour annuler une facture entière, vous pouvez aussi ouvrir la facture, puis … › Annuler la facture. Si elle a déjà été payée en tout ou en partie, To Bill émet lui-même la note de crédit du montant annulé. Voir Créer une facture.

Base légale

• Quand la contre-prestation est corrigée, le chiffre d’affaires imposable est adapté « au moment de la comptabilisation de la correction ou de l’encaissement effectif de la contre-prestation corrigée » : art. 41 al. 1 LTVA. Avec la méthode des contre-prestations convenues, la note de crédit réduit la TVA de la période où elle est comptabilisée. Avec la méthode des contre-prestations reçues, la TVA suit ce que le client paie réellement : la correction compte quand le montant corrigé est encaissé.
• Une facture qui indique une TVA trop élevée, ou une TVA que vous n’aviez pas le droit de facturer, vous rend redevable de cette TVA, sauf notamment si vous corrigez la facture : art. 27 al. 2 LTVA. La correction se fait « dans les limites admises par le droit commercial, par un document qui mentionne et annule la facture d’origine et dont la réception doit être attestée par le destinataire » : art. 27 al. 4 LTVA. Dans To Bill, c’est la note de crédit qui crédite toute la facture : elle porte la mention « Annule la facture INV-… du … ». Établissez ensuite une nouvelle facture avec la bonne TVA. To Bill ne recueille pas l’attestation du client : demandez-lui de confirmer la réception, par exemple par e-mail, et gardez sa réponse avec la note de crédit.
• La note de crédit est une pièce comptable : elle se conserve dix ans, même annulée : art. 958f CO.