Lembrar um cliente que não paga

Quando uma fatura ultrapassa o vencimento, o To Bill pode enviar os lembretes por si, cada vez mais firmes. Cada lembrete segue por e-mail com um PDF e uma fatura QR que pede o que ainda está em dívida, taxas incluídas.

Os três níveis de lembrete

Nível	Tom	Taxas
Lembrete amigável	Um lembrete cortês: o pagamento está atrasado.	Nenhuma
Lembrete formal	Um segundo lembrete, mais firme.	As que definir
Aviso final	O último aviso antes de uma cobrança judicial. Juridicamente, é a interpelação formal do devedor (em francês «mise en demeure»).	As que definir

Configurar os lembretes

1. Abra Definições, depois Fatura, e desça até Lembretes.

2. Ative Ativar lembretes de pagamento para que o To Bill envie os lembretes automaticamente.

3. Para cada nível, indique em Após ao fim de quantos dias de atraso é enviado. Os dias contam-se a partir do vencimento da fatura, e não a partir do lembrete anterior.

4. Ative ou não o Lembrete formal e o Aviso final, e indique a respetiva Taxa em CHF. O Lembrete amigável nunca tem taxas.

5. Clique em Guardar, no canto superior direito.

   

Estes níveis e as respetivas taxas valem para todos os lembretes: os que o To Bill envia automaticamente e os que envia por si. Por isso, continuam configuráveis mesmo quando os lembretes automáticos estão desativados.

As taxas não se somam

As taxas de um nível substituem as do nível anterior: o cliente só deve as taxas do último lembrete enviado. Indique, portanto, para o Aviso final o total das taxas que reclama. No exemplo acima, o cliente deve 20 CHF depois do lembrete formal e 30 CHF no total depois do aviso final.

Os lembretes automáticos

Quando os lembretes estão ativados, o To Bill verifica todas as manhãs as faturas em atraso ou parcialmente pagas. Para cada uma, envia o nível seguinte logo que o número de dias desse nível é atingido, um nível de cada vez. Se o Lembrete formal estiver desativado, o Aviso final segue-se diretamente ao lembrete amigável. Depois do aviso final, o To Bill deixa de enviar lembretes.

O lembrete segue para o e-mail do primeiro contacto do cliente ou, na falta dele, para o e-mail do cliente. Um cliente sem e-mail não recebe lembretes automáticos.

Nunca recebem lembretes: as faturas pendentes (ainda não enviadas), anuladas, dadas como perdidas ou importadas, e as faturas já liquidadas.

Enviar um lembrete por si

1. Abra a fatura em atraso. O botão principal dela é Enviar um lembrete. Aparece logo no dia seguinte ao vencimento, enquanto houver um montante por pagar. Numa fatura paga em várias vezes, o vencimento que conta é o da parcela mais antiga ainda em dívida.
2. Escolha o contacto a quem o enviar, ou mantenha o endereço principal do cliente. A janela indica o lembrete que vai seguir, com o nível e a taxa, por exemplo «Lembrete formal — taxa de lembrete CHF 20.00».
3. Clique em Enviar o lembrete.

O lembrete assume o nível que se segue ao mais alto já enviado, entre os níveis ativados nas suas definições, com a taxa desse nível. Se o Lembrete formal estiver desativado, o Aviso final segue-se ao lembrete amigável. Depois de enviados todos os níveis, um novo lembrete retoma o último nível ativado.

Isto funciona mesmo que os lembretes automáticos estejam desativados. Na lista das faturas, assinale uma ou várias faturas Em atraso e clique em Enviar um lembrete: cada fatura recebe o nível seguinte. O To Bill diz-lhe depois quantos lembretes foram enviados e que faturas deixou de lado: ainda não vencidas, nada a pagar, cliente sem endereço de e-mail ou fatura importada.

Se o e-mail não puder ser enviado, o lembrete não conta: não é registado, as taxas não são reclamadas e o lembrete seguinte não sobe de nível. Tente mais tarde.

O que o seu cliente recebe

• Um e-mail Lembrete, 2º lembrete ou Aviso final, com o montante em dívida, as taxas e um botão Pagar agora para o portal do cliente.
• O PDF do lembrete: a fatura, as taxas de lembrete e os juros em linhas separadas, os pagamentos já recebidos, o Montante restante e uma fatura QR para esse total. O cliente paga tudo de uma só vez, com a referência da fatura.

Acompanhar os lembretes de uma fatura

Na página da fatura, a secção Lembretes lista cada lembrete enviado (1): o nível, a data, a taxa e o PDF a descarregar. Próximo lembrete indica o nível e a data do próximo envio automático.

Cada lembrete indica se a taxa dele está A pagar, Pago ou Substituído por um lembrete seguinte. Para renunciar à taxa, abra o menu do lembrete e escolha Perdoar estas taxas. Na lista das faturas, um sino indica o número de lembretes enviados.

Os juros de mora

Um cliente em mora deve juros de mora. O To Bill calcula-os dia a dia sobre o montante que ainda está em dívida.

1. Abra Definições › Fatura e depois Diferenças e juros de mora.

2. Taxa anual: mantenha 5 %, a taxa legal. É devida mesmo que o seu contrato preveja uma taxa mais baixa. Indique uma taxa mais elevada apenas se a tiver acordado com o cliente, por exemplo no contrato ou nas suas condições gerais.

3. O cliente está em mora a partir: Do primeiro lembrete (a regra geral) ou Do vencimento (só se o vencimento tiver sido acordado como uma data fixa).

4. Ative Juntar os juros aos lembretes para que cada lembrete reclame os juros vencidos numa linha separada.

5. Clique em Guardar.

   

Um lembrete que não é enviado

Se o envio de um lembrete por e-mail falhar, o lembrete não é registado, e os juros que reclamava são retirados com ele: eliminados se ainda não estavam contabilizados, estornados (motivo «Lembrete não enviado») se já estavam. O seu cliente não deve juros reclamados por um lembrete que não recebeu. Um lembrete enviado mantém os seus juros.

Para reclamar os juros de uma única fatura: na página dela, em Crédito, clique em Ações › Juros de mora. O To Bill mostra o cálculo, período a período, e Reclamar acrescenta-os ao montante em dívida. Figuram no lembrete seguinte. Um mesmo período nunca é reclamado duas vezes.

Taxas e juros sem IVA

As taxas de lembrete e os juros de mora são uma indemnização, não uma prestação: são reclamados sem IVA. Se a contabilidade estiver ativada, o To Bill contabiliza-os por si.

Base legal

• O devedor entra em mora pela interpelação do credor, ou seja, em regra, pelo primeiro lembrete. Se tiver sido acordada uma data de pagamento fixa, entra em mora logo que essa data passe: art. 102 do Código das Obrigações (CO).
• O devedor em mora deve juros de mora de 5 % ao ano, mesmo que o contrato preveja uma taxa inferior. Se o contrato previr uma taxa superior a 5 %, essa taxa também é devida durante a mora: art. 104 CO. Não são devidos juros sobre os juros de mora: art. 105, n.º 3, CO.
• A lei não fixa taxas de lembrete. Só são devidas se as tiver acordado com o cliente, por exemplo nas suas condições gerais. Caso contrário, só as pode reclamar como dano que ultrapassa os juros de mora, e esse dano tem de ser provado por si: art. 106 CO.
• As indemnizações não fazem parte da contraprestação sujeita a IVA: art. 18, n.º 2, alínea i, da Lei do IVA (LTVA).