Reclamar el pago a un cliente que no paga
Cuando una factura supera su vencimiento, To Bill puede enviar los recordatorios por usted, cada vez más firmes. Cada recordatorio se envía por correo electrónico con un PDF y una factura QR que pide lo que queda por pagar, gastos incluidos.
Los tres niveles de recordatorio
| Nivel | Tono | Gastos |
|---|---|---|
| Recordatorio amistoso | Un recordatorio cortés: el pago se retrasa. | Ninguno |
| Recordatorio formal | Un segundo recordatorio, más firme. | Los que usted fije |
| Aviso final | La última advertencia antes de un procedimiento de cobro. | Los que usted fije |
Configurar los recordatorios
Abra Configuración, después Factura, y baje hasta Recordatorios.
Active Activar recordatorios de pago para que To Bill envíe los recordatorios automáticamente.
Para cada nivel, indique en Después de cuántos días de retraso se envía. Los días se cuentan desde el vencimiento de la factura, no desde el recordatorio anterior.
Active o no el Recordatorio formal y el Aviso final, e indique su Cargo en CHF. El Recordatorio amistoso nunca tiene gastos.
Haga clic en Guardar, arriba a la derecha.
Estos niveles y sus gastos valen para todos los recordatorios: los que To Bill envía automáticamente y los que usted envía. Por eso pueden configurarse aunque los recordatorios automáticos estén desactivados.
Los gastos no se suman
Los gastos de un nivel sustituyen a los del nivel anterior: el cliente solo debe los gastos del último recordatorio enviado. Por eso, indique en el Aviso final el total de los gastos que reclama. En el ejemplo anterior, el cliente debe 20 CHF después del recordatorio formal y, después del aviso final, 30 CHF en total.
Los recordatorios automáticos
Cuando los recordatorios están activados, To Bill revisa cada mañana las facturas vencidas o parcialmente pagadas. Para cada una, envía el nivel siguiente en cuanto se alcanza su número de días, un nivel cada vez. Si el Recordatorio formal está desactivado, el Aviso final sigue directamente al recordatorio amistoso. Después del aviso final, To Bill ya no envía más recordatorios.
El recordatorio se envía al correo electrónico del primer contacto del cliente o, si no hay ninguno, al correo electrónico del cliente. A un cliente sin correo electrónico no se le envían recordatorios automáticos.
Nunca reciben recordatorios: las facturas en espera (todavía sin enviar), canceladas, dadas por perdidas o importadas, ni las facturas ya saldadas.
Enviar usted mismo un recordatorio
- Abra la factura vencida. Su botón principal es Enviar un recordatorio. Aparece desde el día siguiente al vencimiento, mientras quede un importe por pagar. En una factura pagadera en varias veces, el vencimiento que cuenta es el del plazo más antiguo todavía pendiente.
- Elija el contacto al que enviarlo, o conserve la dirección principal del cliente. La ventana indica el recordatorio que se va a enviar, con su nivel y sus gastos, por ejemplo «Recordatorio formal — gastos de recordatorio CHF 20.00».
- Haga clic en Enviar el recordatorio.
El recordatorio toma el nivel siguiente al más alto ya enviado, entre los niveles activados en su configuración, con los gastos de ese nivel. Si el Recordatorio formal está desactivado, el Aviso final sigue al recordatorio amistoso. Una vez enviados todos los niveles, un nuevo recordatorio repite el último nivel activado.
Esto funciona aunque los recordatorios automáticos estén desactivados. Desde la lista de facturas, marque una o varias facturas Vencidas y haga clic en Enviar un recordatorio: cada factura recibe su nivel siguiente. To Bill le indica después cuántos recordatorios se han enviado y qué facturas ha dejado de lado: todavía no vencidas, nada que pagar, cliente sin dirección de correo electrónico o factura importada.
Si el correo electrónico no puede enviarse, el recordatorio no cuenta: no se registra, sus gastos no se reclaman y el siguiente recordatorio no sube de nivel. Vuelva a intentarlo más tarde.
Lo que recibe su cliente
- Un correo electrónico Recordatorio, 2º recordatorio o Aviso final, con el importe pendiente, los gastos y un botón Pagar ahora que lleva a su portal del cliente.
- El PDF del recordatorio: la factura, los gastos de recordatorio y los intereses en líneas aparte, los pagos ya recibidos, el Importe restante y una factura QR por ese total. El cliente lo paga todo en un solo pago, con la referencia de la factura.
Seguir los recordatorios de una factura
En la página de la factura, la sección Recordatorios muestra cada recordatorio enviado (1): su nivel, su fecha, sus gastos y el PDF para descargar. Próximo recordatorio indica el nivel y la fecha del próximo envío automático.
Cada recordatorio indica si sus gastos están Por pagar, Pagado o Reemplazado por un recordatorio posterior. Para renunciar a los gastos, abra el menú del recordatorio y elija Condonar estos cargos. En la lista de facturas, una campana indica el número de recordatorios enviados.
Los intereses de demora
Un cliente en mora debe intereses de demora. To Bill los calcula día a día sobre el importe que queda por pagar.
Abra Configuración › Factura y después Diferencias e intereses de demora.
Tipo anual: conserve el 5 %, el tipo legal. Se debe aunque su contrato prevea un tipo más bajo. Indique un tipo más alto solo si lo ha acordado con el cliente, por ejemplo en el contrato o en sus condiciones generales.
El cliente está en mora desde: El primer recordatorio (la regla general) o El vencimiento (solo si el vencimiento se acordó como fecha fija).
Active Añadir los intereses a los recordatorios para que cada recordatorio reclame en una línea aparte los intereses devengados.
Haga clic en Guardar.
Un recordatorio que no se envía
Si el envío de un recordatorio por correo electrónico falla, el recordatorio no se registra y los intereses que reclamaba se retiran con él: se eliminan si todavía no estaban contabilizados, y se anulan con un contraasiento (motivo «Recordatorio no enviado», escrito en el diario en el idioma de su contabilidad) si ya lo estaban. Su cliente no debe intereses reclamados por un recordatorio que no recibió. Un recordatorio enviado conserva sus intereses.
Para reclamar los intereses de una sola factura: en su página, en Crédito, haga clic en Acciones › Intereses de demora. To Bill muestra el cálculo, período por período, y Reclamar los añade al importe pendiente. Figuran en el próximo recordatorio. Un mismo período nunca se reclama dos veces.
Gastos e intereses sin IVA
Los gastos de recordatorio y los intereses de demora son una indemnización, no una prestación: se reclaman sin IVA. Si la contabilidad está activada, To Bill los contabiliza por usted.
Base legal
- El deudor incurre en mora por la interpelación del acreedor, es decir, por regla general con el primer recordatorio. Si se acordó una fecha de pago fija, incurre en mora en cuanto esa fecha ha pasado: art. 102 del Código de Obligaciones (CO).
- El deudor en mora debe un interés de demora del 5 % anual, aunque el contrato prevea un tipo inferior. Si el contrato prevé un tipo superior al 5 %, ese tipo también se debe durante la mora: art. 104 CO. No se deben intereses sobre los intereses de demora: art. 105, apdo. 3, CO.
- La ley no fija gastos de recordatorio. Solo se deben si usted los ha acordado con el cliente, por ejemplo en sus condiciones generales. A falta de acuerdo, solo puede reclamarlos como un daño que supera el interés de demora, y ese daño debe probarlo usted: art. 106 CO.
- Las indemnizaciones por daños y perjuicios no forman parte de la contraprestación sujeta al IVA: art. 18, apdo. 2, letra i, de la Ley del IVA (LTVA).