Relancer un client qui ne paie pas

Quand une facture dépasse son échéance, To Bill peut envoyer les rappels pour vous, de plus en plus fermes. Chaque rappel part par e-mail avec un PDF et une QR-facture qui demande ce qui reste dû, frais compris.

Les trois niveaux de rappel

Niveau	Ton	Frais
Rappel amical	Un rappel courtois : le paiement est en retard.	Aucun
Rappel formel	Un deuxième rappel, plus ferme.	Ceux que vous fixez
Mise en demeure	Le dernier avertissement avant une poursuite.	Ceux que vous fixez

Régler les rappels

1. Ouvrez Paramètres, puis Facture, et descendez jusqu’à Rappels.

2. Activez Activer les rappels de paiement pour que To Bill envoie les rappels automatiquement.

3. Pour chaque niveau, indiquez Après combien de jours de retard il part. Les jours se comptent depuis l’échéance de la facture, pas depuis le rappel précédent.

4. Activez ou non le Rappel formel et la Mise en demeure, et indiquez leurs Frais en CHF. Le Rappel amical n’a jamais de frais.

5. Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.

   

Ces niveaux et leurs frais valent pour tous les rappels : ceux que To Bill envoie automatiquement et ceux que vous envoyez vous-même. Ils restent donc réglables même quand les rappels automatiques sont désactivés.

Les frais ne s’additionnent pas

Les frais d’un niveau remplacent ceux du niveau précédent : le client doit seulement les frais du dernier rappel envoyé. Indiquez donc pour la Mise en demeure le total des frais que vous réclamez. Dans l’exemple ci-dessus, le client doit 20 CHF après le rappel formel, puis 30 CHF en tout après la mise en demeure.

Les rappels automatiques

Quand les rappels sont activés, To Bill vérifie chaque matin les factures en retard ou partiellement payées. Pour chacune, il envoie le niveau suivant dès que son nombre de jours est atteint, un niveau à la fois. Si le Rappel formel est désactivé, la Mise en demeure suit directement le rappel amical. Après la mise en demeure, To Bill ne relance plus.

Le rappel part à l’e-mail du premier contact du client, ou à défaut à l’e-mail du client. Un client sans e-mail n’est pas relancé automatiquement.

Ne sont jamais relancées : les factures en attente (pas encore envoyées), annulées, passées en perte ou importées, et les factures déjà soldées.

Envoyer un rappel vous-même

1. Ouvrez la facture en retard. Son bouton principal est Envoyer un rappel. Il apparaît dès le lendemain de l’échéance, tant qu’il reste un montant à payer. Pour une facture payable en plusieurs fois, l’échéance qui compte est celle du plus ancien versement encore dû.
2. Choisissez le contact à qui l’envoyer, ou gardez l’adresse principale du client. La fenêtre indique le rappel qui part, avec son niveau et ses frais, par exemple « Rappel formel — frais de rappel CHF 20.00 ».
3. Cliquez sur Envoyer le rappel.

Le rappel prend le niveau qui suit le plus haut déjà envoyé, parmi les niveaux activés dans vos réglages, avec les frais de ce niveau. Si le Rappel formel est désactivé, la Mise en demeure suit le rappel amical. Une fois tous les niveaux envoyés, un nouveau rappel reprend le dernier niveau activé.

Cela fonctionne même si les rappels automatiques sont désactivés. Depuis la liste des factures, cochez une ou plusieurs factures En retard, puis cliquez sur Envoyer un rappel : chaque facture reçoit son niveau suivant. To Bill vous dit ensuite combien de rappels sont partis et quelles factures il a laissées de côté : pas encore échues, rien à payer, client sans adresse e-mail ou facture importée.

Si l’e-mail ne peut pas partir, le rappel ne compte pas : il n’est pas enregistré, ses frais ne sont pas réclamés et le prochain rappel ne monte pas de niveau. Réessayez plus tard.

Ce que reçoit votre client

• Un e-mail Rappel, 2ème rappel ou Mise en demeure, avec le montant dû, les frais et un bouton Régler maintenant vers son portail client.
• Le PDF du rappel : la facture, les frais de rappel et les intérêts sur des lignes à part, les paiements déjà reçus, le Montant restant dû et une QR-facture pour ce total. Le client paie tout en un seul versement, avec la référence de la facture.

Suivre les rappels d’une facture

Sur la page de la facture, la section Rappels liste chaque rappel envoyé (1) : son niveau, sa date, ses frais et le PDF à télécharger. Prochain rappel indique le niveau et la date du prochain envoi automatique.

Chaque rappel indique si ses frais sont À payer, Payé ou Remplacé par un rappel suivant. Pour renoncer aux frais, ouvrez le menu du rappel et choisissez Radier ces frais. Dans la liste des factures, une cloche indique le nombre de rappels envoyés.

Les intérêts moratoires

Un client en demeure doit des intérêts de retard. To Bill les calcule jour par jour sur le montant qui reste dû.

1. Ouvrez Paramètres › Facture, puis Écarts et intérêts moratoires.

2. Taux annuel : gardez 5 %, le taux légal. Il est dû même si votre contrat prévoit un taux plus bas. Indiquez un taux plus élevé seulement si vous l’avez convenu avec le client, par exemple dans le contrat ou vos conditions générales.

3. Le client est en demeure dès : Le premier rappel (la règle générale) ou L’échéance (seulement si l’échéance a été convenue comme une date fixe).

4. Activez Ajouter les intérêts aux rappels pour que chaque rappel réclame les intérêts courus sur une ligne à part.

5. Cliquez sur Enregistrer.

   

Un rappel qui ne part pas

Si l’envoi d’un rappel par e-mail échoue, le rappel n’est pas enregistré, et les intérêts qu’il réclamait sont repris avec lui : retirés s’ils n’étaient pas encore comptabilisés, extournés (motif « Rappel non envoyé ») s’ils l’étaient. Votre client ne doit pas d’intérêts réclamés par un rappel qu’il n’a pas reçu. Un rappel envoyé garde ses intérêts.

Pour réclamer les intérêts d’une seule facture : sur sa page, dans Créance, cliquez sur Actions › Intérêts moratoires. To Bill montre le calcul, période par période, puis Réclamer les ajoute au montant dû. Ils figurent sur le prochain rappel. Une même période n’est jamais réclamée deux fois.

Frais et intérêts hors TVA

Les frais de rappel et les intérêts moratoires sont un dédommagement, pas une prestation : ils sont réclamés sans TVA. Si la comptabilité est activée, To Bill les comptabilise pour vous.

Base légale

• Le débiteur est en demeure par l’interpellation du créancier, c’est-à-dire en règle générale par le premier rappel. Si une date de paiement fixe a été convenue, il est en demeure dès qu’elle est passée : art. 102 CO.
• Le débiteur en demeure doit un intérêt moratoire de 5 % l’an, même si le contrat prévoit un taux inférieur. Si le contrat prévoit un taux supérieur à 5 %, ce taux est dû aussi pendant la demeure : art. 104 CO. Il ne doit pas d’intérêts sur les intérêts moratoires : art. 105 al. 3 CO.
• La loi ne fixe pas de frais de rappel. Ils ne sont dus que si vous les avez convenus avec le client, par exemple dans vos conditions générales. À défaut, vous ne pouvez les réclamer que comme dommage dépassant l’intérêt moratoire, et ce dommage, vous devez le prouver : art. 106 CO.
• Les dommages-intérêts ne font pas partie de la contre-prestation soumise à la TVA : art. 18 al. 2 let. i LTVA.