Einen Kunden mahnen, der nicht bezahlt

Überschreitet eine Rechnung ihre Fälligkeit, kann To Bill die Mahnungen für Sie versenden, mit jeder Stufe bestimmter. Jede Mahnung geht per E-Mail hinaus, mit einem PDF und einer QR-Rechnung über den noch offenen Betrag, Gebühren inbegriffen.

Die drei Mahnstufen

Stufe	Ton	Gebühren
Zahlungserinnerung	Ein höflicher Hinweis: Die Zahlung ist überfällig.	Keine
2. Mahnung	Eine zweite, bestimmtere Mahnung.	Die von Ihnen festgelegten
Letzte Mahnung	Die letzte Warnung vor einer Betreibung.	Die von Ihnen festgelegten

Die Mahnungen einrichten

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann Rechnung und scrollen Sie zu Mahnungen.

2. Aktivieren Sie Zahlungserinnerungen aktivieren, damit To Bill die Mahnungen automatisch versendet.

3. Geben Sie für jede Stufe an, Nach wie vielen Tagen Verzug sie hinausgeht. Die Tage zählen ab der Fälligkeit der Rechnung, nicht ab der vorherigen Mahnung.

4. Aktivieren Sie die 2. Mahnung und die Letzte Mahnung oder nicht, und geben Sie ihre Gebühr in CHF an. Die Zahlungserinnerung hat nie Gebühren.

5. Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

   

Diese Stufen und ihre Gebühren gelten für alle Mahnungen: für jene, die To Bill automatisch versendet, und für jene, die Sie selbst senden. Sie bleiben deshalb einstellbar, auch wenn die automatischen Mahnungen deaktiviert sind.

Die Gebühren werden nicht zusammengezählt

Die Gebühr einer Stufe ersetzt die der vorherigen: Der Kunde schuldet nur die Gebühr der zuletzt gesendeten Mahnung. Geben Sie deshalb bei der Letzte Mahnung das Total der Gebühren an, das Sie verlangen. Im Beispiel oben schuldet der Kunde nach der formellen Mahnung 20 CHF, nach der letzten Mahnung insgesamt 30 CHF.

Die automatischen Mahnungen

Sind die Mahnungen aktiviert, prüft To Bill jeden Morgen die überfälligen und die teilweise bezahlten Rechnungen. Für jede versendet es die nächste Stufe, sobald deren Anzahl Tage erreicht ist, jeweils eine Stufe aufs Mal. Ist die 2. Mahnung deaktiviert, folgt die Letzte Mahnung direkt auf die Zahlungserinnerung. Nach der letzten Mahnung mahnt To Bill nicht mehr.

Die Mahnung geht an die E-Mail-Adresse des ersten Kontakts des Kunden, sonst an die E-Mail-Adresse des Kunden. Ein Kunde ohne E-Mail-Adresse wird nicht automatisch gemahnt.

Nie gemahnt werden: Rechnungen im Entwurf (noch nicht gesendet), stornierte, abgeschriebene oder importierte Rechnungen und bereits beglichene Rechnungen.

Selbst eine Mahnung senden

1. Öffnen Sie die überfällige Rechnung. Ihre Hauptschaltfläche ist Erinnerung senden. Sie erscheint ab dem Tag nach der Fälligkeit, solange ein Betrag offen ist. Bei einer Rechnung, die in mehreren Raten bezahlt wird, zählt die Fälligkeit der ältesten noch offenen Rate.
2. Wählen Sie den Kontakt, an den sie gehen soll, oder behalten Sie die Hauptadresse des Kunden. Das Fenster zeigt, welche Mahnung hinausgeht, mit ihrer Stufe und ihrer Gebühr, zum Beispiel «2. Mahnung — Mahngebühr CHF 20.00».
3. Klicken Sie auf Mahnung senden.

Die Mahnung erhält die Stufe, die auf die höchste bereits gesendete folgt, unter den in Ihren Einstellungen aktivierten Stufen, mit der Gebühr dieser Stufe. Ist die 2. Mahnung deaktiviert, folgt die Letzte Mahnung auf die Zahlungserinnerung. Sind alle Stufen gesendet, wiederholt eine neue Mahnung die letzte aktivierte Stufe.

Das funktioniert auch, wenn die automatischen Mahnungen deaktiviert sind. Markieren Sie in der Rechnungsliste eine oder mehrere Rechnungen mit dem Status Überfällig und klicken Sie auf Erinnerung senden: Jede Rechnung erhält ihre nächste Stufe. To Bill sagt Ihnen danach, wie viele Mahnungen versendet wurden und welche Rechnungen es ausgelassen hat: noch nicht fällig, nichts zu bezahlen, Kunde ohne E-Mail-Adresse oder importierte Rechnung.

Kann die E-Mail nicht versendet werden, zählt die Mahnung nicht: Sie wird nicht gespeichert, ihre Gebühr wird nicht verlangt, und die nächste Mahnung steigt nicht um eine Stufe. Versuchen Sie es später erneut.

Was Ihr Kunde erhält

• Eine E-Mail mit dem Betreff «Erinnerung», «2. Mahnung» oder «Letzte Mahnung», mit dem geschuldeten Betrag, den Gebühren und einer Schaltfläche Jetzt bezahlen, die zu seinem Kundenportal führt.
• Das PDF der Mahnung: die Rechnung, Mahngebühren und Zinsen auf eigenen Zeilen, die bereits eingegangenen Zahlungen, der Restbetrag und eine QR-Rechnung über dieses Total. Der Kunde bezahlt alles in einer einzigen Überweisung, mit der Referenz der Rechnung.

Die Mahnungen einer Rechnung verfolgen

Auf der Seite der Rechnung listet der Bereich Mahnungen jede gesendete Mahnung (1) auf: Stufe, Datum, Gebühren und das PDF zum Herunterladen. Nächste Mahnung zeigt Stufe und Datum des nächsten automatischen Versands.

Jede Mahnung zeigt, ob ihre Gebühren Zu bezahlen, Bezahlt oder durch eine spätere Mahnung Ersetzt sind. Um auf die Gebühren zu verzichten, öffnen Sie das Menü der Mahnung und wählen Diese Gebühren erlassen. In der Rechnungsliste zeigt eine Glocke die Anzahl gesendeter Mahnungen an.

Der Verzugszins

Ein Kunde im Verzug schuldet Verzugszins. To Bill berechnet ihn Tag für Tag auf dem noch offenen Betrag.

1. Öffnen Sie Einstellungen › Rechnung und dann Differenzen und Verzugszins.

2. Jahreszins: Behalten Sie 5 %, den gesetzlichen Satz. Er ist auch geschuldet, wenn Ihr Vertrag einen tieferen Satz vorsieht. Geben Sie einen höheren Satz nur an, wenn Sie ihn mit dem Kunden vereinbart haben, zum Beispiel im Vertrag oder in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen.

3. Der Kunde ist im Verzug ab: Der ersten Mahnung (die allgemeine Regel) oder Dem Verfalltag (nur wenn die Fälligkeit als fester Verfalltag vereinbart wurde).

4. Aktivieren Sie Zins zu den Mahnungen hinzufügen, damit jede Mahnung den aufgelaufenen Zins auf einer eigenen Zeile verlangt.

5. Klicken Sie auf Speichern.

   

Eine Mahnung, die nicht hinausgeht

Schlägt der Versand einer Mahnung per E-Mail fehl, wird die Mahnung nicht gespeichert, und der Zins, den sie verlangte, wird mit ihr zurückgenommen: entfernt, wenn er noch nicht verbucht war, storniert (Grund «Mahnung nicht versendet»), wenn er verbucht war. Ihr Kunde schuldet keinen Zins, den eine Mahnung verlangt hat, die er nicht erhalten hat. Eine versendete Mahnung behält ihren Zins.

Um den Zins für eine einzelne Rechnung zu verlangen: Klicken Sie auf ihrer Seite unter Forderung auf Aktionen › Verzugszins. To Bill zeigt die Berechnung, Periode für Periode, und Einfordern schlägt den Zins zum geschuldeten Betrag. Er erscheint auf der nächsten Mahnung. Dieselbe Periode wird nie zweimal verlangt.

Gebühren und Zinsen ohne MWST

Mahngebühren und Verzugszins sind eine Entschädigung, keine Leistung: Sie werden ohne MWST verlangt. Ist die Buchhaltung aktiviert, verbucht To Bill sie für Sie.

Rechtsgrundlage

• Der Schuldner wird durch Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt, in der Regel also mit der ersten Mahnung. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, ist er schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug: Art. 102 OR.
• Der Schuldner im Verzug schuldet einen Verzugszins von 5 % pro Jahr, auch wenn der Vertrag einen tieferen Zins vorsieht. Sieht der Vertrag einen höheren Zins als 5 % vor, ist dieser auch während des Verzugs geschuldet: Art. 104 OR. Von Verzugszinsen dürfen keine Verzugszinse berechnet werden: Art. 105 Abs. 3 OR.
• Das Gesetz legt keine Mahngebühren fest. Sie sind nur geschuldet, wenn Sie sie mit dem Kunden vereinbart haben, zum Beispiel in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen. Andernfalls können Sie sie nur als Schaden verlangen, der den Verzugszins übersteigt, und diesen Schaden müssen Sie nachweisen: Art. 106 OR.
• Zahlungen für Schadenersatz gehören nicht zum mehrwertsteuerpflichtigen Entgelt: Art. 18 Abs. 2 Bst. i MWSTG.