Añadir y seguir sus mandatos
Un mandato es la empresa de un cliente que su despacho sigue en To Bill. Esta guía muestra cómo añadirla, quién se ocupa de ella y lo que usted puede ver en ella. El cockpit se muestra en francés: sus botones se citan tal como aparecen, con la traducción entre paréntesis.
Antes de empezar
Solo el Propriétaire (propietario) y los Admin del despacho añaden y asignan mandatos. Un Collaborateur (colaborador) o un Lecteur (lector) ve los mandatos que tiene asignados.
Una empresa se convierte en mandato de tres formas:
| Situación | Lo que usted hace |
|---|---|
| Usted lleva la contabilidad y el cliente no usa To Bill. | Crea la empresa desde el cockpit. |
| El cliente usa To Bill, o va a usarlo. | Le invita: el cliente vincula su empresa a su despacho. |
| El cliente ya le ha invitado a su empresa, desde To Bill. | Nada: la empresa aparece en su cockpit, con los permisos que le ha dado. |
Crear la empresa de un cliente
En la Vue d'ensemble (vista general), haga clic en Ajouter un mandat (añadir un mandato) y quédese en la pestaña Créer (crear) (1).
Escriba el nombre de la empresa en Nom de l'entreprise. E-mail (optionnel) (correo electrónico, opcional), Adresse (dirección), NPA (código postal), Ville (localidad), Canton (cantón) y N° TVA (CHE-…) (número de IVA) pueden esperar.
Haga clic en Créer le mandat (crear el mandato) (2). El mandato aparece en la vista general, asignado a usted.
Usted es administrador de esta empresa en To Bill. La primera vez que la abra con Ouvrir dans To Bill (abrir en To Bill), complete sus datos: empieza su prueba gratuita de 7 días. Después, la empresa necesita su propia suscripción, que se contrata en To Bill (consulte Su suscripción).
Dar acceso al cliente más adelante
El cliente podrá trabajar en su empresa cuando usted le invite, desde To Bill: menú de su cuenta, abajo a la izquierda, y después Usuarios. Consulte Usuarios y roles.
Invitar a un cliente a vincular su empresa
El cliente recibe un correo electrónico. Inicia sesión, o crea su cuenta, y elige la empresa que vincula a su despacho. Ese clic es su consentimiento: sin él, usted no ve nada.
En la Vue d'ensemble (vista general), haga clic en Ajouter un mandat (añadir un mandato) y, después, en la pestaña Inviter le client (invitar al cliente) (1).
Escriba la dirección de correo del cliente en E-mail du client y, si lo conoce, el nombre de su empresa en Nom de l'entreprise (optionnel).
Haga clic en Envoyer l'invitation (enviar la invitación) (2). La invitación es válida 14 días.
Su dirección de correo electrónico debe estar confirmada. Si no lo está, la pestaña Inviter le client lo indica antes que nada y mantiene Envoyer l'invitation en gris, con Renvoyer l’e-mail de confirmation (reenviar el correo de confirmación): abra el correo recibido, haga clic en su enlace y vuelva a invitar. Consulte El equipo del despacho.
Siga sus invitaciones en Équipe (equipo), sección Invitations clients (invitaciones de clientes). Renvoyer (reenviar) envía el correo otra vez: la invitación vuelve a ser válida 14 días. Révoquer (revocar) desactiva el enlace.
| Estado | Lo que significa |
|---|---|
| En attente (pendiente) | El cliente todavía no ha abierto la invitación. |
| Compte créé (cuenta creada) | El cliente ha abierto la invitación, pero todavía no ha vinculado ninguna empresa. |
| Entreprise liée (empresa vinculada) | Hecho: la empresa es un mandato de su despacho. |
| Révoquée (revocada) o Expirée (caducada) | El enlace ya no funciona. Envíe una nueva invitación. |
Lo que ve su cliente
Su cliente ve To Bill en su propio idioma; en español, con estos textos:
El cliente abre el enlace del correo. Si ya usa To Bill y su dirección de correo está confirmada, también ve, en la parte superior de su panel, El despacho … le ha invitado a vincular su empresa. Hace clic en Ver invitación (1). Sin dirección confirmada, este aviso no aparece: basta con el enlace del correo (consulte Confirmar su dirección de correo electrónico).
Se abre la página Invitación del despacho. Si no tiene cuenta, hace clic en Iniciar sesión o en Crear una cuenta. Si no tiene empresa, escribe su nombre y hace clic en Crear y vincular.
Elige la empresa en ¿Qué empresa vincular a este despacho? (1) y hace clic en Vincular al despacho (2).
La invitación es personal: solo la dirección invitada puede aceptarla, y solo un administrador de la empresa puede vincularla. En su cockpit, el mandato aparece enseguida, asignado al Propriétaire (propietario) del despacho. Asígnelo después a quien se ocupe de él.
Encontrar un mandato
Encima de las tarjetas, la barra de búsqueda y de filtros (1) ordena y reduce la lista:
- Nom du mandat… (nombre del mandato) busca por nombre.
- État compta (estado de la contabilidad), Santé (salud), el filtro del IVA y Responsable (responsable) filtran la lista. Plus de filtres (más filtros) añade, por ejemplo, À traiter (por tratar), Tâches ouvertes (tareas abiertas), Compta active (contabilidad activa) o Clôture en retard (cierre con retraso).
- Vues (vistas) (2) ofrece listas preparadas: Mes mandats (mis mandatos), À traiter, TVA sous 30 jours (IVA en los próximos 30 días) y Clôture en retard. Para guardar sus propios filtros, elija Garder cette vue sous un nom (guardar esta vista con un nombre).
- Trier par (ordenar por) clasifica los mandatos, por defecto del más urgente al menos urgente.
El botón a la derecha de la barra cambia de las tarjetas a la tabla. En la tabla, Colonnes (columnas) (3) muestra otras cifras, como las ventas o el beneficio del ejercicio. CA du mois (ingresos del mes) y Trésorerie estimée (tesorería estimada) están en francos: cada factura se convierte al tipo de su día, y un importe en una moneda sin tipo de cambio no se cuenta; aparece debajo de la cifra, por ejemplo «+ USD 800.00 non converti».
Marque mandatos en la tabla para actuar sobre varios a la vez: Exporter (CSV) (exportar en CSV), Lancer un processus (iniciar un proceso), Exporter la comptabilité (exportar la contabilidad).
Los filtros se quedan en la dirección
La dirección de la página conserva sus filtros: envíesela a un compañero y verá la misma lista. Consulte Filtros y vistas.
Asignar un mandato
Los responsables de un mandato son las personas del despacho que se ocupan de él. Un Collaborateur (colaborador) o un Lecteur (lector) solo ve sus mandatos.
Abra el mandato y, después, la pestaña Accès (acceso). O, en la tarjeta del mandato, abra el menú ….
Haga clic en Attribuer (asignar).
Marque las personas del despacho y haga clic en Enregistrer (guardar).
¿No hay nadie marcado? El mandato queda en el despacho, Non attribué (sin asignar), hasta que usted lo asigne. Para retirar a una persona, haga clic en Retirer l'accès (retirar el acceso) junto a su nombre, en la pestaña Accès: pierde enseguida los accesos que el despacho le había abierto en esa empresa.
Los permisos en un mandato
En el cockpit y en To Bill, usted ve y hace lo que la empresa le permite.
- Empresa creada por el despacho, o vinculada por el cliente: cada responsable recibe los permisos del rol de fiduciario. Ve y modifica las facturas, los clientes, los gastos y los cobros; lleva la contabilidad y la exporta; consulta los documentos. No gestiona ni los usuarios, ni la configuración, ni la suscripción. Un Lecteur (lector) del despacho solo recibe los permisos de consulta.
- Empresa que le ha invitado ella misma: usted conserva el rol que le dio. El despacho no puede ampliar sus permisos.
Una tarjeta Vous n'y êtes pas attribué (no se le ha asignado) significa que el mandato es del despacho pero usted no es su responsable: un Propriétaire o un Admin del despacho se lo asigna en la pestaña Accès. Una tarjeta Chiffres non accessibles (cifras no accesibles) significa que la empresa no le ha abierto sus cifras: pídale un rol que incluya Tablero · Ver. El cockpit nombra un permiso igual que la página Usuarios de To Bill, pero en francés: Comptabilité · Voir en el cockpit es Contabilidad · Ver en To Bill en español.
Cuando el cliente pone fin al mandato
El cliente ve su despacho en To Bill, en Configuración › Despacho fiduciario, con sus responsables. Un administrador de la empresa puede hacer clic allí en Poner fin al mandato (1).
Las personas del despacho pierden entonces inmediatamente su acceso a la empresa, que desaparece de su cockpit. Sus datos se quedan tal cual. Para retomar el mandato, envíe una nueva invitación.
Base legal
El fiduciario actúa como mandatario, dentro de los límites del mandato que la empresa le confía. Le rinde cuentas de su gestión cuando esta lo pide: art. 394, apdo. 1, 396, apdo. 1, y 400, apdo. 1, del Código de Obligaciones (CO).