Adicionar e acompanhar os seus mandatos
Um mandato é a empresa de um cliente que o seu escritório acompanha no To Bill. Este guia mostra como o adicionar, quem trata dele e o que pode ver nele. O cockpit está em francês: os botões são citados tal como aparecem, com a tradução entre parênteses.
Antes de começar
Só o Propriétaire (proprietário) e os Admin (administradores) do escritório adicionam e atribuem mandatos. Um Collaborateur (colaborador) ou um Lecteur (leitor) vê os mandatos que lhe estão atribuídos.
Uma empresa torna-se um mandato de três formas:
| Situação | O que faz |
|---|---|
| Mantém a contabilidade e o cliente não usa o To Bill. | Cria a empresa a partir do cockpit. |
| O cliente usa o To Bill, ou vai usá-lo. | Convida-o: ele associa a empresa dele ao seu escritório. |
| O cliente já o convidou para a empresa dele, a partir do To Bill. | Nada: a empresa aparece no seu cockpit, com os direitos que ele lhe deu. |
Criar a empresa de um cliente
Na Vue d'ensemble (visão geral), clique em Ajouter un mandat (adicionar um mandato) e mantenha o separador Créer (criar) (1).
Introduza o nome da empresa em Nom de l'entreprise. O E-mail (optionnel) (e-mail, opcional), a morada (Adresse), o código postal (NPA), a localidade (Ville), o Canton (cantão) e o N° TVA (CHE-…) (número de IVA) podem esperar.
Clique em Créer le mandat (criar o mandato) (2). O mandato aparece na visão geral, atribuído a si.
É administrador desta empresa no To Bill. Da primeira vez que a abrir com Ouvrir dans To Bill (abrir no To Bill), complete as informações dela: começa o período de experiência gratuito de 7 dias. A seguir, a empresa precisa da sua própria assinatura, a subscrever no To Bill (consulte A sua assinatura).
Dar acesso ao cliente mais tarde
O cliente poderá trabalhar na empresa dele quando o convidar, a partir do To Bill: menu da sua conta, no canto inferior esquerdo, e depois Utilizadores. Consulte Utilizadores e funções.
Convidar um cliente a associar a empresa dele
O cliente recebe um e-mail. Inicia sessão, ou cria a conta dele, e escolhe a empresa a associar ao seu escritório. Esse clique é o acordo dele: sem ele, não vê nada.
Na Vue d'ensemble, clique em Ajouter un mandat e depois no separador Inviter le client (convidar o cliente) (1).
Introduza o E-mail du client (e-mail do cliente) e, se o souber, o Nom de l'entreprise (optionnel) (nome da empresa, opcional).
Clique em Envoyer l'invitation (enviar o convite) (2). O convite é válido durante 14 dias.
O seu endereço de e-mail tem de estar confirmado. Caso contrário, o separador Inviter le client indica-o antes de mais nada e mantém Envoyer l'invitation a cinzento, com Renvoyer l'e-mail de confirmation (reenviar o e-mail de confirmação): abra o e-mail recebido, clique na ligação e depois volte para convidar. Consulte A equipa do escritório.
Acompanhe os seus convites em Équipe (equipa), secção Invitations clients (convites a clientes). Renvoyer (reenviar) envia o e-mail mais uma vez: o convite volta a ser válido durante 14 dias. Révoquer (revogar) desativa a ligação.
| Estado | O que significa |
|---|---|
| En attente (pendente) | O cliente ainda não abriu o convite. |
| Compte créé (conta criada) | O cliente abriu o convite, mas ainda não associou nenhuma empresa. |
| Entreprise liée (empresa associada) | Está feito: a empresa é um mandato do seu escritório. |
| Révoquée (revogado) ou Expirée (expirado) | A ligação já não funciona. Envie um novo convite. |
O que o seu cliente vê
Estes ecrãs são do To Bill: são citados em português, tal como os vê um cliente que usa o To Bill nesta língua.
O cliente abre a ligação do e-mail. Se já usar o To Bill e o seu endereço de e-mail estiver confirmado, vê também, no topo do seu painel, O escritório … convidou-o a associar a sua empresa. Clica em Ver convite (1). Sem endereço confirmado, esta faixa não aparece: basta a ligação do e-mail (consulte Confirmar o seu endereço de e-mail).
Abre-se a página Convite do escritório. Sem conta, clica em Iniciar sessão ou em Criar uma conta. Sem empresa, introduz o nome dela e clica em Criar e associar.
Escolhe a empresa em Qual empresa associar a este escritório? (1) e clica em Associar ao escritório (2).
O convite é pessoal: só o endereço convidado o pode aceitar, e só um administrador da empresa a pode associar. No seu cockpit, o mandato aparece de imediato, atribuído ao Propriétaire do escritório. Atribua-o depois a quem trata dele.
Encontrar um mandato
Por cima dos cartões, a barra de pesquisa e de filtros (1) ordena e reduz a lista:
- Nom du mandat… (nome do mandato) procura pelo nome.
- État compta (estado da contabilidade), Santé (saúde), o IVA e Responsable (responsável) filtram a lista. Plus de filtres (mais filtros) acrescenta, por exemplo, À traiter (a tratar), Tâches ouvertes (tarefas abertas), Compta active (contabilidade ativa) ou Clôture en retard (encerramento em atraso).
- Vues (vistas) (2) propõe listas prontas: Mes mandats (os meus mandatos), À traiter, TVA sous 30 jours (IVA nos próximos 30 dias), Clôture en retard. Para guardar os seus próprios filtros, escolha Garder cette vue sous un nom (guardar esta vista com um nome).
- Trier par (ordenar por) ordena os mandatos, por defeito do mais urgente para o menos urgente.
O botão à direita da barra alterna entre os cartões e a tabela. Na tabela, Colonnes (colunas) (3) mostra outros números, como as vendas ou o lucro do exercício. CA du mois (volume de negócios do mês) e Trésorerie estimée (tesouraria estimada) estão em francos: cada fatura é convertida à taxa do seu dia, e um valor numa moeda sem taxa de câmbio não é contado; aparece por baixo do número, por exemplo «+ USD 800.00 non converti».
Assinale mandatos na tabela para agir sobre vários de uma só vez: Exporter (CSV) (exportar em CSV), Lancer un processus (lançar um processo), Exporter la comptabilité (exportar a contabilidade).
Os filtros ficam no endereço
O endereço da página guarda os seus filtros: envie-o a um colega e ele vê a mesma lista. Consulte Filtros e vistas.
Atribuir um mandato
Os responsáveis por um mandato são as pessoas do escritório que tratam dele. Um Collaborateur ou um Lecteur só vê os seus mandatos.
Abra o mandato e depois o separador Accès (acesso). Ou, no cartão do mandato, abra o menu ….
Clique em Attribuer (atribuir).
Assinale as pessoas do escritório e clique em Enregistrer (guardar).
Ninguém assinalado? O mandato fica no escritório, Non attribué (não atribuído), até o atribuir. Para retirar uma pessoa, clique em Retirer l'accès (retirar o acesso) ao lado do nome dela, no separador Accès: perde de imediato os acessos que o escritório lhe tinha aberto nesta empresa.
Os direitos sobre um mandato
No cockpit e no To Bill, vê e faz o que a empresa lhe permite.
- Empresa criada pelo escritório, ou associada pelo cliente: cada responsável recebe os direitos da função de fiduciário. Vê e altera as faturas, os clientes, as despesas e os recebimentos; mantém a contabilidade e exporta-a; consulta os documentos. Não gere os utilizadores, as definições nem a assinatura. Um Lecteur do escritório recebe apenas os direitos de consulta.
- Empresa que o convidou diretamente: mantém a função que ela lhe deu. O escritório não pode alargar os seus direitos.
Um cartão Vous n'y êtes pas attribué (não está atribuído a este mandato) significa que o mandato pertence ao escritório, mas que não é o responsável por ele: um Propriétaire ou um Admin do escritório atribui-lho no separador Accès. Um cartão Chiffres non accessibles (números não acessíveis) significa que a empresa não lhe abriu os números: peça-lhe uma função que inclua Painel de controlo · Ver (no cockpit, em francês: Tableau de bord · Voir). O cockpit designa os direitos com os nomes da página Utilizadores do To Bill, mas em francês: por exemplo, Comptabilité · Voir é Contabilidade · Ver.
Quando o cliente termina o mandato
O cliente vê o seu escritório no To Bill, em Definições › Escritório fiduciário, com os respetivos responsáveis. Um administrador da empresa pode clicar aí em Terminar o mandato (1).
As pessoas do escritório perdem então de imediato o acesso à empresa, que desaparece do seu cockpit. Os dados da empresa ficam tal como estão. Para retomar o mandato, envie um novo convite.
Base legal
O fiduciário age como mandatário, dentro dos limites do mandato que a empresa lhe confia. Presta-lhe contas da sua gestão sempre que ela o pedir: art. 394, n.º 1, 396, n.º 1, e 400, n.º 1, do Código das Obrigações (CO).