Ihre Mandate hinzufügen und verfolgen
Ein Mandat ist das Unternehmen eines Kunden, das Ihre Kanzlei in To Bill betreut. Diese Anleitung zeigt, wie Sie es hinzufügen, wer es betreut und was Sie darin sehen können.
Bevor Sie beginnen
Nur der Eigentümer und die Admin der Kanzlei fügen Mandate hinzu und weisen sie zu. Ein Mitarbeiter oder ein Betrachter sieht die Mandate, die ihm zugewiesen sind.
Ein Unternehmen wird auf drei Arten zu einem Mandat:
| Situation | Was Sie tun |
|---|---|
| Sie führen die Buchhaltung, der Kunde nutzt To Bill nicht. | Sie erstellen das Unternehmen im Cockpit. |
| Der Kunde nutzt To Bill oder wird es nutzen. | Sie laden ihn ein: Er verknüpft sein Unternehmen mit Ihrer Kanzlei. |
| Der Kunde hat Sie in To Bill bereits in sein Unternehmen eingeladen. | Nichts: Das Unternehmen erscheint in Ihrem Cockpit, mit den Rechten, die er Ihnen gegeben hat. |
Das Unternehmen eines Kunden erstellen
Klicken Sie in der Übersicht auf Mandat hinzufügen und bleiben Sie auf dem Tab Erstellen (1).
Füllen Sie Firmenname aus. E-Mail (optional), Adresse, PLZ, Ort, Kanton und MWST-Nr. (CHE-…) können warten.
Klicken Sie auf Mandat erstellen (2). Das Mandat erscheint in der Übersicht, Ihnen zugewiesen.
Sie sind in To Bill Administrator dieses Unternehmens. Wenn Sie es zum ersten Mal mit In To Bill öffnen öffnen, ergänzen Sie seine Angaben: Seine kostenlose Testphase von 7 Tagen beginnt. Danach braucht es ein eigenes Abonnement, das in To Bill abgeschlossen wird (siehe Abonnement und Credits).
Dem Kunden später Zugriff geben
Der Kunde kann in seinem Unternehmen arbeiten, sobald Sie ihn aus To Bill dazu einladen: Menü Ihres Kontos unten links, dann Benutzer. Siehe Benutzer, Rollen und Rechte.
Einen Kunden einladen, sein Unternehmen zu verknüpfen
Der Kunde erhält eine E-Mail. Er meldet sich an oder erstellt sein Konto und wählt dann das Unternehmen, das er mit Ihrer Kanzlei verknüpft. Dieser Klick ist seine Zustimmung: Ohne ihn sehen Sie nichts.
Klicken Sie in der Übersicht auf Mandat hinzufügen und dann auf den Tab Kunde einladen (1).
Füllen Sie E-Mail des Kunden aus und, wenn Sie ihn kennen, Firmenname (optional).
Klicken Sie auf Einladung senden (2). Die Einladung ist 14 Tage gültig.
Ihre E-Mail-Adresse muss bestätigt sein. Sonst zeigt es der Tab Kunde einladen ganz oben an und lässt Einladung senden ausgegraut, mit Bestätigungs-E-Mail erneut senden: Öffnen Sie die erhaltene E-Mail, klicken Sie auf ihren Link und kehren Sie dann zurück, um einzuladen. Siehe Das Team der Kanzlei.
Verfolgen Sie Ihre Einladungen unter Team, Bereich Kundeneinladungen. Erneut senden verschickt die E-Mail noch einmal: Die Einladung ist wieder 14 Tage gültig. Widerrufen deaktiviert den Link.
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| Ausstehend | Der Kunde hat die Einladung noch nicht geöffnet. |
| Registriert | Der Kunde hat die Einladung geöffnet, aber noch kein Unternehmen verknüpft. |
| Verknüpft | Erledigt: Das Unternehmen ist ein Mandat Ihrer Kanzlei. |
| Widerrufen oder Abgelaufen | Der Link funktioniert nicht mehr. Senden Sie eine neue Einladung. |
Was Ihr Kunde sieht
Der Kunde öffnet den Link aus der E-Mail. Nutzt er To Bill bereits und ist seine E-Mail-Adresse bestätigt, sieht er zudem oben in seinem Dashboard Die Kanzlei … hat Sie eingeladen, Ihr Unternehmen zu verknüpfen. Er klickt auf Einladung ansehen (1). Ohne bestätigte Adresse erscheint dieser Hinweis nicht: Der Link aus der E-Mail genügt (siehe Ihre E-Mail-Adresse bestätigen).
Die Seite Einladung der Kanzlei öffnet sich. Ohne Konto klickt er auf Anmelden oder Konto erstellen. Ohne Unternehmen gibt er dessen Namen ein und klickt auf Erstellen und verknüpfen.
Er wählt das Unternehmen unter Welches Unternehmen soll mit dieser Kanzlei verknüpft werden? (1) und klickt dann auf Mit der Kanzlei verknüpfen (2).
Die Einladung ist persönlich: Nur die eingeladene Adresse kann sie annehmen, und nur ein Administrator des Unternehmens kann es verknüpfen. In Ihrem Cockpit erscheint das Mandat sofort, dem Eigentümer der Kanzlei zugewiesen. Weisen Sie es danach der Person zu, die es betreut.
Ein Mandat wiederfinden
Über den Karten sortiert und verkleinert die Such- und Filterleiste (1) die Liste:
- Name des Mandats… sucht nach Namen.
- Buchhaltung, Status, MWST und Verantwortlich filtern die Liste. Weitere Filter fügt zum Beispiel Zu erledigen, Offene Aufgaben, Buchhaltung aktiv oder Abschluss überfällig hinzu.
- Ansichten (2) bietet fertige Listen: Meine Mandate, Zu erledigen, MWST in 30 Tagen, Abschluss überfällig. Um Ihre eigenen Filter zu behalten, wählen Sie Diese Ansicht unter einem Namen behalten.
- Sortieren nach ordnet die Mandate, standardmässig vom dringendsten zum am wenigsten dringenden.
Die Schaltfläche rechts der Leiste wechselt von den Karten zur Tabelle. In der Tabelle zeigt Spalten (3) weitere Zahlen an, etwa die Verkäufe oder den Gewinn des Geschäftsjahres. Monatsumsatz und Geschätzte Liquidität sind in Franken: Jede Rechnung wird darin zum Kurs ihres Tages umgerechnet, und ein Betrag in einer Währung ohne Wechselkurs wird nicht gezählt; er erscheint unter der Zahl, zum Beispiel «+ USD 800.00 nicht umgerechnet».
Kreuzen Sie in der Tabelle Mandate an, um mehrere auf einmal zu bearbeiten: Exportieren (CSV), Prozess starten, Buchhaltung exportieren.
Die Filter bleiben in der Adresse
Die Adresse der Seite behält Ihre Filter: Senden Sie sie einer Kollegin oder einem Kollegen, und sie sehen dieselbe Liste. Siehe Filter und Ansichten.
Ein Mandat zuweisen
Die Verantwortlichen eines Mandats sind die Personen der Kanzlei, die es betreuen. Ein Mitarbeiter oder ein Betrachter sieht nur seine eigenen Mandate.
Öffnen Sie das Mandat und dann den Tab Zugriff. Oder öffnen Sie auf der Karte des Mandats das Menü ….
Klicken Sie auf Zuweisen.
Kreuzen Sie die Personen der Kanzlei an und klicken Sie dann auf Speichern.
Niemand angekreuzt? Das Mandat bleibt bei der Kanzlei, Nicht zugewiesen, bis Sie es jemandem zuweisen. Um eine Person zu entfernen, klicken Sie im Tab Zugriff neben ihrem Namen auf Zugriff entziehen: Sie verliert sofort die Zugriffe, die die Kanzlei ihr in diesem Unternehmen geöffnet hatte.
Die Rechte auf einem Mandat
Im Cockpit und in To Bill sehen und tun Sie, was das Unternehmen Ihnen erlaubt.
- Von der Kanzlei erstelltes oder vom Kunden verknüpftes Unternehmen: Jede zuständige Person erhält die Rechte der Rolle Treuhänder. Sie sieht und ändert Rechnungen, Kunden, Ausgaben und Einnahmen; sie führt die Buchhaltung und exportiert sie; sie sieht die Dokumente ein. Sie verwaltet weder die Benutzer noch die Einstellungen noch das Abonnement. Ein Betrachter der Kanzlei erhält nur Leserechte.
- Unternehmen, das Sie selbst eingeladen hat: Sie behalten die Rolle, die es Ihnen gegeben hat. Die Kanzlei kann Ihre Rechte nicht erweitern.
Eine Karte Ihnen nicht zugewiesen bedeutet, dass das Mandat zur Kanzlei gehört, Sie aber nicht dafür zuständig sind: Ein Eigentümer oder ein Admin der Kanzlei weist es Ihnen im Tab Zugriff zu. Eine Karte Zahlen nicht freigegeben bedeutet, dass das Unternehmen Ihnen seine Zahlen nicht freigegeben hat: Bitten Sie es um eine Rolle, die Übersicht · Anzeigen umfasst. Das Cockpit nennt ein Recht immer so wie die Seite Benutzer von To Bill, zum Beispiel Buchhaltung · Anzeigen.
Wenn der Kunde das Mandat beendet
Der Kunde sieht Ihre Kanzlei in To Bill unter Einstellungen › Treuhandkanzlei, mit den zuständigen Personen. Ein Administrator des Unternehmens kann dort auf Mandat beenden klicken (1).
Die Personen der Kanzlei verlieren dann sofort ihren Zugriff auf das Unternehmen, das aus Ihrem Cockpit verschwindet. Seine Daten bleiben unverändert. Um das Mandat wieder aufzunehmen, senden Sie eine neue Einladung.
Rechtsgrundlage
Der Treuhänder handelt als Beauftragter, im Rahmen des Auftrags, den ihm das Unternehmen erteilt. Er legt ihm auf Verlangen Rechenschaft über seine Geschäftsführung ab: Art. 394 Abs. 1, 396 Abs. 1 und 400 Abs. 1 OR.