Ajouter et suivre vos mandats

Un mandat est l’entreprise d’un client que votre cabinet suit dans To Bill. Ce guide montre comment l’ajouter, qui s’en occupe, et ce que vous pouvez y voir.

Avant de commencer

Seuls le Propriétaire et les Admin du cabinet ajoutent et attribuent des mandats. Un Collaborateur ou un Lecteur voit les mandats qui lui sont attribués.

Une entreprise devient un mandat de trois façons :

Situation	Ce que vous faites
Vous tenez la comptabilité, le client n’utilise pas To Bill.	Vous créez l’entreprise depuis le cockpit.
Le client utilise To Bill, ou va l’utiliser.	Vous l’invitez : il rattache son entreprise à votre cabinet.
Le client vous a déjà invité dans son entreprise, depuis To Bill.	Rien : l’entreprise apparaît dans votre cockpit, avec les droits qu’il vous a donnés.

Créer l’entreprise d’un client

1. Dans la Vue d’ensemble, cliquez sur Ajouter un mandat, puis restez sur l’onglet Créer (1).

2. Saisissez le Nom de l’entreprise. L’E-mail (optionnel), l’Adresse, le NPA, la Ville, le Canton et le N° TVA (CHE-…) peuvent attendre.

3. Cliquez sur Créer le mandat (2). Le mandat apparaît dans la vue d’ensemble, attribué à vous.

   

Vous êtes administrateur de cette entreprise dans To Bill. La première fois que vous l’ouvrez avec Ouvrir dans To Bill, complétez ses informations : son essai gratuit de 7 jours démarre. Ensuite, elle a besoin de son propre abonnement, à souscrire dans To Bill (voir Votre abonnement).

Donner l’accès au client plus tard

Le client pourra travailler dans son entreprise quand vous l’y inviterez, depuis To Bill : menu de votre compte, en bas à gauche, puis Utilisateurs. Voir Utilisateurs et rôles.

Inviter un client à rattacher son entreprise

Le client reçoit un e-mail. Il se connecte, ou crée son compte, puis choisit l’entreprise à rattacher à votre cabinet. Ce clic est son accord : sans lui, vous ne voyez rien.

1. Dans la Vue d’ensemble, cliquez sur Ajouter un mandat, puis sur l’onglet Inviter le client (1).

2. Saisissez l’E-mail du client et, si vous le connaissez, le Nom de l’entreprise (optionnel).

3. Cliquez sur Envoyer l’invitation (2). L’invitation est valable 14 jours.

   

Votre adresse e-mail doit être confirmée. Sinon, l’onglet Inviter le client le dit avant tout et garde Envoyer l’invitation grisé, avec Renvoyer l’e-mail de confirmation : ouvrez l’e-mail reçu, cliquez sur son lien, puis revenez inviter. Voir L’équipe du cabinet.

Suivez vos invitations dans Équipe, section Invitations clients. Renvoyer envoie l’e-mail une nouvelle fois : l’invitation est de nouveau valable 14 jours. Révoquer désactive le lien.

Statut	Ce qu’il veut dire
En attente	Le client n’a pas encore ouvert l’invitation.
Compte créé	Le client a ouvert l’invitation, mais n’a pas encore rattaché d’entreprise.
Entreprise liée	C’est fait : l’entreprise est un mandat de votre cabinet.
Révoquée ou Expirée	Le lien ne fonctionne plus. Envoyez une nouvelle invitation.

Ce que voit votre client

1. Le client ouvre le lien de l’e-mail. S’il utilise déjà To Bill et que son adresse e-mail est confirmée, il voit aussi, en haut de son tableau de bord, Le cabinet … vous a invité à rattacher votre entreprise. Il clique sur Voir l’invitation (1). Sans adresse confirmée, ce bandeau ne s’affiche pas : le lien de l’e-mail suffit (voir Confirmer votre adresse e-mail).

   

2. La page Invitation d’un cabinet s’ouvre. Sans compte, il clique sur Se connecter ou Créer un compte. Sans entreprise, il saisit son nom puis clique sur Créer et rattacher.

3. Il choisit l’entreprise dans Quelle entreprise rattacher à ce cabinet ? (1), puis clique sur Rattacher au cabinet (2).

   

L’invitation est personnelle : seule l’adresse invitée peut l’accepter, et seul un administrateur de l’entreprise peut la rattacher. Dans votre cockpit, le mandat apparaît aussitôt, attribué au Propriétaire du cabinet. Attribuez-le ensuite à qui s’en occupe.

Retrouver un mandat

Au-dessus des cartes, la barre de recherche et de filtres (1) trie et réduit la liste :

• Nom du mandat… cherche par nom.
• État compta, Santé, TVA et Responsable filtrent la liste. Plus de filtres ajoute, par exemple, À traiter, Tâches ouvertes, Compta active ou Clôture en retard.
• Vues (2) propose des listes prêtes : Mes mandats, À traiter, TVA sous 30 jours, Clôture en retard. Pour garder vos propres filtres, choisissez Garder cette vue sous un nom.
• Trier par classe les mandats, par défaut du plus urgent au moins urgent.

Le bouton à droite de la barre passe des cartes au tableau. Dans le tableau, Colonnes (3) affiche d’autres chiffres, comme les ventes ou le bénéfice de l’exercice. CA du mois et Trésorerie estimée sont en francs : chaque facture y est convertie au cours de son jour, et un montant dans une devise sans cours de change n’est pas compté ; il s’affiche sous le chiffre, par exemple « + USD 800.00 non converti ».

Cochez des mandats dans le tableau pour agir sur plusieurs à la fois : Exporter (CSV), Lancer un processus, Exporter la comptabilité.

Les filtres restent dans l’adresse

L’adresse de la page garde vos filtres : envoyez-la à un collègue, il voit la même liste. Voir Filtres et vues.

Attribuer un mandat

Les responsables d’un mandat sont les personnes du cabinet qui s’en occupent. Un Collaborateur ou un Lecteur ne voit que ses mandats.

1. Ouvrez le mandat, puis l’onglet Accès. Ou, sur la carte du mandat, ouvrez le menu ….

2. Cliquez sur Attribuer.

3. Cochez les personnes du cabinet, puis cliquez sur Enregistrer.

   

Personne coché ? Le mandat reste au cabinet, Non attribué, jusqu’à ce que vous l’attribuiez. Pour retirer une personne, cliquez sur Retirer l’accès à côté de son nom, dans l’onglet Accès : elle perd aussitôt les accès que le cabinet lui avait ouverts dans cette entreprise.

Les droits sur un mandat

Dans le cockpit et dans To Bill, vous voyez et faites ce que l’entreprise vous permet.

• Entreprise créée par le cabinet, ou rattachée par le client : chaque responsable reçoit les droits du rôle fiduciaire. Il voit et modifie les factures, les clients, les dépenses et les encaissements ; il tient la comptabilité et l’exporte ; il consulte les documents. Il ne gère ni les utilisateurs, ni les paramètres, ni l’abonnement. Un Lecteur du cabinet reçoit seulement les droits de consultation.
• Entreprise qui vous a invité elle-même : vous gardez le rôle qu’elle vous a donné. Le cabinet ne peut pas élargir vos droits.

Une carte Vous n’y êtes pas attribué veut dire que le mandat est au cabinet mais que vous n’en êtes pas responsable : un Propriétaire ou un Admin du cabinet vous l’attribue dans l’onglet Accès. Une carte Chiffres non accessibles veut dire que l’entreprise ne vous a pas ouvert ses chiffres : demandez-lui un rôle qui comprend Tableau de bord · Voir. Le cockpit nomme toujours un droit comme la page Utilisateurs de To Bill, par exemple Comptabilité · Voir.

Quand le client met fin au mandat

Le client voit votre cabinet dans To Bill, sous Paramètres › Cabinet fiduciaire, avec ses responsables. Un administrateur de l’entreprise peut y cliquer sur Mettre fin au mandat (1).

Les personnes du cabinet perdent alors immédiatement leur accès à l’entreprise, qui disparaît de votre cockpit. Ses données restent telles quelles. Pour reprendre le mandat, envoyez une nouvelle invitation.

Base légale

Le fiduciaire agit comme mandataire, dans les limites du mandat que l’entreprise lui confie. Il lui rend compte de sa gestion à sa demande : art. 394 al. 1, 396 al. 1 et 400 al. 1 CO.