O piloto automático dos comprovativos
Carrega os seus recibos e faturas de fornecedores. O piloto automático lê-os, propõe a categoria e a conta, controla os montantes e o IVA e espera pela sua aprovação. Quando o permite, contabiliza sozinho os comprovativos seguros.
Antes de começar
- A contabilidade tem de estar ativa: consulte Ativar a contabilidade.
- A IA da sua empresa tem de estar ativada: consulte O assistente IA. Sem ela, o To Bill lê apenas o código QR das faturas: consulte Comprovativos e leitura automática.
- No seu telemóvel, a app To Bill fotografa um recibo e envia-o para aqui: consulte Digitalizar um talão ou uma fatura com o telemóvel.
- As suas categorias de despesas têm de ter a respetiva conta: consulte As definições contabilísticas.
Carregar os seus comprovativos
No menu, abra Contabilidade e depois A validar.
Clique em Adicionar comprovativos (1), ou arraste os seus ficheiros para Deposite aqui talões e faturas de fornecedores. PDF ou fotografia (JPEG, PNG, HEIC), até 20 de cada vez, 10 MB cada um.
O To Bill indica … comprovativo adicionado: a ser lido. Alguns segundos depois, cada comprovativo está lido.
No topo, três contadores: os comprovativos A validar, a parte de Lançamentos sem intervenção em 30 dias, e o seu Limiar de confiança. Os separadores (2) separam os comprovativos A validar, Contabilizados e Rejeitados.
O que faz o piloto automático
- Guarda o ficheiro tal como o carregou.
- Lê o código QR de uma fatura QR, sem IA: fornecedor, IBAN, referência, montante e vencimento. O IBAN vem sempre do código QR, nunca da IA.
- A IA lê o resto: fornecedor, número IDE, data, número, moeda, total, linhas de IVA e uma breve descrição. Para esta leitura, o comprovativo é enviado à IA com tudo o que lá estiver impresso: consulte O que a IA recebe.
- Controla: um campo em falta, um IVA que não corresponde ao total, uma taxa de IVA que não estava em vigor nessa data, um número IDE inválido, uma data futura, um possível duplicado.
- Propõe a categoria e a respetiva conta, a partir das suas decisões anteriores para esse fornecedor, de uma regra bancária ou da IA. Indica a sua confiança: … % de certeza.
Só contabiliza sozinho um comprovativo se todas estas condições estiverem reunidas: permitiu-o, a IA confirma o que dizem as suas decisões anteriores ou uma regra bancária, a confiança atinge o seu limiar, e nada bloqueia. O primeiro comprovativo de um novo fornecedor espera, por isso, sempre pela sua aprovação.
Validar um comprovativo
- No separador A validar, verifique a proposta de cada linha: a categoria, a conta e o motivo.
- Clique em Aceitar. Se faltar uma informação, o botão chama-se Completar: o comprovativo abre-se para que o preencha.
- Para um documento que não é um comprovativo, clique em Rejeitar.
Para ver o pormenor, clique na linha. A ficha mostra O comprovativo, O que foi lido com a origem de cada valor (QR, IA ou Utilizador), a Proposta e, se o comprovativo estiver à espera, Porque espera.
Um valor errado? Clique em Corrigir, altere-o e clique em Contabilizar com estes valores.
Aceitar um comprovativo cria a despesa, com o respetivo IVA e o ficheiro anexado como comprovativo, e depois o lançamento no diário. Uma fatura QR torna-se uma fatura de fornecedor a pagar, com o respetivo vencimento: consulte As faturas de fornecedores a pagar.
No teclado
| Tecla | Ação |
|---|---|
| j / k | Linha seguinte / anterior |
| o ou Espaço | Abrir o comprovativo |
| Enter | Aceitar |
| e | Corrigir |
| x | Rejeitar |
| u | Anular a última ação |
Depois de cada decisão, a mensagem que aparece propõe Anular durante alguns segundos.
Anular um comprovativo contabilizado
- Abra o separador Contabilizados e encontre o comprovativo.
- Clique em Anular. O To Bill estorna o lançamento, retira a despesa e volta a pôr o comprovativo em A validar.
- Corrija-o e aceite-o de novo.
Também pode abrir o comprovativo e clicar em Corrigir: o To Bill estorna o lançamento anterior e contabiliza os novos valores. Num período encerrado, o estorno é recusado.
O piloto automático aprende
Cada comprovativo que aceita ou corrige ensina-lhe a categoria desse fornecedor. Depois de uma correção, ou de uma segunda confirmação, propõe uma regra bancária para esse fornecedor: É proposta uma regra bancária para este fornecedor: veja-a em Banco › Regras. Só entra em vigor se a ativar. Consulte As regras bancárias.
Configurar o piloto automático
Em Definições › IA, secção Piloto automático, ou em Contabilidade › Definições:
- Contabilizar sozinho os comprovativos seguros: ativado, o piloto contabiliza os comprovativos seguros; desativado, todos os comprovativos esperam pela sua aprovação.
- Limiar de confiança: de 50 % a 99 %. Abaixo dele, o comprovativo espera. 90 % é um bom ponto de partida.
Por defeito, o piloto contabiliza sozinho a partir de 90 %. É preciso ter a permissão de gerir a contabilidade para alterar estas definições.
Os movimentos bancários
Em Contabilidade › Banco, a IA também propõe uma fatura em aberto ou uma conta para as linhas que nada mais reconheceu. Fá-lo depois de cada importação de extrato, ou quando clica em Propor com IA. As propostas dela têm a menção Sugestão da IA e nunca são contabilizadas sozinhas: aceita-as linha a linha. Consulte Reconciliar os movimentos bancários.
Quando a IA está desativada
O To Bill continua a aceitar os seus comprovativos e a ler o código QR das faturas QR. Propõe ainda a categoria dos seus fornecedores conhecidos, mas já não contabiliza nada sozinho. Uma faixa indica-o: A IA está desativada para a sua empresa. Nenhum comprovativo é enviado à IA: os campos que o código QR não fornece ficam por preencher.
Base legal
- Cada lançamento é justificado por um comprovativo contabilístico, em papel ou eletrónico: art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO). O To Bill anexa o ficheiro carregado à despesa como comprovativo.
- Os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos: art. 958f, n.º 1, CO.