El piloto automático de justificantes
Usted sube sus recibos y facturas de proveedores. El piloto automático los lee, propone la categoría y la cuenta, controla los importes y el IVA, y espera su conformidad. Si usted lo permite, contabiliza por sí solo los justificantes seguros.
Antes de empezar
- La contabilidad debe estar activa: consulte Activar la contabilidad.
- La IA de su empresa debe estar activada: consulte El asistente IA. Sin ella, To Bill solo lee el código QR de las facturas: consulte Justificantes y lectura automática.
- En su teléfono, la app To Bill fotografía un recibo y lo envía aquí: consulte Escanear un tique o una factura con su teléfono.
- Sus categorías de gastos deben tener su cuenta: consulte Los ajustes contables.
Subir sus justificantes
En el menú, abra Contabilidad y después Por validar.
Haga clic en Añadir justificantes (1), o arrastre sus archivos a Deposite aquí tiques y facturas de proveedores. PDF o foto (JPEG, PNG, HEIC), hasta 20 a la vez, de 10 MB cada uno.
To Bill indica … justificante añadido: se está leyendo. Unos segundos después, cada justificante está leído.
Arriba, tres contadores: los justificantes Por validar, la proporción de Asientos sin intervención en 30 días y su Umbral de confianza. Las pestañas (2) separan los justificantes Por validar, Contabilizados y Rechazados.
Lo que hace el piloto automático
- Conserva el archivo tal como usted lo subió.
- Lee el código QR de una factura QR, sin IA: proveedor, IBAN, referencia, importe y vencimiento. El IBAN siempre procede del código QR, nunca de la IA.
- La IA lee el resto: proveedor, número IDE, fecha, número, moneda, total, líneas de IVA y una breve descripción. Para esta lectura, el justificante se envía a la IA con todo lo que lleva impreso: consulte Lo que recibe la IA.
- Controla: un campo que falta, un IVA que no coincide con el total, un tipo de IVA que no estaba vigente en esa fecha, un número IDE no válido, una fecha futura, un posible duplicado.
- Propone la categoría y su cuenta, a partir de sus decisiones anteriores para ese proveedor, de una regla bancaria o de la IA. Indica su confianza: Seguro al … %.
Solo contabiliza por sí solo un justificante si se cumplen todas estas condiciones: usted lo ha permitido, la IA confirma lo que dicen sus decisiones anteriores o una regla bancaria, la confianza alcanza su umbral y nada lo bloquea. Por eso, el primer justificante de un proveedor nuevo siempre espera su conformidad.
Validar un justificante
- En la pestaña Por validar, revise la propuesta de cada línea: la categoría, la cuenta y el motivo.
- Haga clic en Aceptar. Si falta un dato, el botón se llama Completar: el justificante se abre para que lo rellene.
- Para un documento que no es un justificante, haga clic en Rechazar.
Para ver el detalle, haga clic en la línea. La ficha muestra El justificante, Lo que se leyó con el origen de cada valor (QR, IA o Usted), la Propuesta y, si el justificante está en espera, Por qué espera.
¿Un valor erróneo? Haga clic en Corregir, modifíquelo y haga clic en Contabilizar con estos valores.
Aceptar un justificante crea el gasto, con su IVA y el archivo adjunto como justificante, y después el asiento del diario. Una factura QR se convierte en una factura de proveedor por pagar, con su vencimiento: consulte Las facturas de proveedores por pagar.
Con el teclado
| Tecla | Acción |
|---|---|
| j / k | Línea siguiente / anterior |
| o o Espacio | Abrir el justificante |
| Intro | Aceptar |
| e | Corregir |
| x | Rechazar |
| u | Deshacer la última acción |
Tras cada decisión, el mensaje que aparece ofrece Deshacer durante unos segundos.
Deshacer un justificante contabilizado
- Abra la pestaña Contabilizados y busque el justificante.
- Haga clic en Deshacer. To Bill registra un contraasiento, retira el gasto y devuelve el justificante a Por validar.
- Corríjalo y vuelva a aceptarlo.
También puede abrir el justificante y hacer clic en Corregir: To Bill anula el asiento anterior con un contraasiento y contabiliza los nuevos valores. En un período cerrado, el contraasiento se rechaza.
El piloto automático aprende
Cada justificante que usted acepta o corrige le enseña la categoría de ese proveedor. Tras una corrección, o una segunda confirmación, propone una regla bancaria para ese proveedor: Se propone una regla bancaria para este proveedor: revísela en Banco › Reglas. Solo entra en vigor si usted la activa. Consulte Las reglas bancarias.
Configurar el piloto automático
En Configuración › IA, sección Piloto automático, o en Contabilidad › Ajustes:
- Contabilizar automáticamente los justificantes seguros: activado, el piloto contabiliza los justificantes seguros; desactivado, todos los justificantes esperan su conformidad.
- Umbral de confianza: del 50 % al 99 %. Por debajo, el justificante espera. El 90 % es un buen punto de partida.
Por defecto, el piloto contabiliza por sí solo a partir del 90 %. Para cambiar estos ajustes se necesita el permiso de gestionar la contabilidad.
Los movimientos bancarios
En Contabilidad › Banco, la IA también propone una factura abierta o una cuenta para los movimientos que nada más ha reconocido. Lo hace después de cada importación de extracto, o cuando usted hace clic en Proponer con IA. Sus propuestas llevan la mención Sugerencia de la IA y nunca se contabilizan solas: usted las acepta línea por línea. Consulte Conciliar los movimientos bancarios.
Cuando la IA está desactivada
To Bill sigue aceptando sus justificantes y leyendo el código QR de las facturas QR. Sigue proponiendo la categoría de sus proveedores conocidos, pero ya no contabiliza nada por sí solo. Un banner lo indica: La IA está desactivada para su empresa. No se envía ningún justificante a la IA: los campos que el código QR no proporciona quedan por rellenar.
Base legal
- Cada asiento se justifica con un justificante contable, en papel o electrónico: art. 957a, apdo. 2, n.º 2, y apdo. 3, del Código de Obligaciones (CO). To Bill adjunta el archivo subido al gasto como justificante.
- Los justificantes contables se conservan diez años: art. 958f, apdo. 1, CO.