Le pilote automatique des justificatifs
Vous déposez vos reçus et factures fournisseurs. Le pilote automatique les lit, propose la catégorie et le compte, contrôle les montants et la TVA, puis attend votre accord. Quand vous le permettez, il comptabilise seul les pièces sûres.
Avant de commencer
- La comptabilité doit être active : voir Activer la comptabilité.
- L’IA de votre entreprise doit être activée : voir L’assistant IA. Sans elle, To Bill lit seulement le code QR des factures : voir Justificatifs et lecture automatique.
- Sur votre téléphone, l’app To Bill photographie un reçu et l’envoie ici : voir Scanner un ticket ou une facture avec votre téléphone.
- Vos catégories de dépenses doivent avoir leur compte : voir Les réglages comptables.
Déposer vos pièces
Dans le menu, ouvrez Comptabilité, puis À valider.
Cliquez sur Ajouter des pièces (1), ou glissez vos fichiers sur Déposez ici vos reçus et factures fournisseurs. PDF ou photo (JPEG, PNG, HEIC), jusqu’à 20 à la fois, 10 Mo chacun.
To Bill indique … pièce ajoutée : lecture en cours. Quelques secondes plus tard, chaque pièce est lue.
En haut, trois compteurs : les pièces À valider, la part d’Écritures sans intervention sur 30 jours, et votre Seuil de confiance. Les onglets (2) séparent les pièces À valider, Comptabilisées et Rejetées.
Ce que fait le pilote automatique
- Il garde le fichier tel que vous l’avez déposé.
- Il lit le code QR d’une QR-facture, sans IA : fournisseur, IBAN, référence, montant et échéance. L’IBAN vient toujours du code QR, jamais de l’IA.
- L’IA lit le reste : fournisseur, numéro IDE, date, numéro, devise, total, lignes de TVA et une courte description. Pour cette lecture, la pièce part vers l’IA avec tout ce qui y est imprimé : voir Ce que l’IA reçoit.
- Il contrôle : un champ manquant, une TVA qui ne correspond pas au total, un taux de TVA qui n’était pas en vigueur à cette date, un numéro IDE invalide, une date future, un doublon possible.
- Il propose la catégorie et son compte, à partir de vos décisions passées pour ce fournisseur, d’une règle bancaire, ou de l’IA. Il indique sa confiance : Sûr à … %.
Il comptabilise seul une pièce seulement si toutes ces conditions sont réunies : vous l’avez permis, l’IA confirme ce que disent vos décisions passées ou une règle bancaire, la confiance atteint votre seuil, et rien ne bloque. La première pièce d’un nouveau fournisseur attend donc toujours votre accord.
Valider une pièce
- Dans l’onglet À valider, vérifiez la proposition de chaque ligne : la catégorie, le compte et la raison.
- Cliquez sur Accepter. S’il manque une information, le bouton s’appelle Compléter : la pièce s’ouvre pour que vous la remplissiez.
- Pour une pièce qui n’en est pas une, cliquez sur Rejeter.
Pour voir le détail, cliquez sur la ligne. La fiche montre La pièce, Ce qui a été lu avec l’origine de chaque valeur (QR, IA ou Vous), la Proposition et, si la pièce attend, Pourquoi elle attend.
Une valeur fausse ? Cliquez sur Corriger, modifiez-la, puis cliquez sur Comptabiliser avec ces valeurs.
Accepter une pièce crée la dépense, avec sa TVA et le fichier joint comme justificatif, puis l’écriture du journal. Une QR-facture devient une facture fournisseur à payer, avec son échéance : voir Les factures fournisseurs à payer.
Au clavier
| Touche | Action |
|---|---|
| j / k | Ligne suivante / précédente |
| o ou Espace | Ouvrir la pièce |
| Entrée | Accepter |
| e | Corriger |
| x | Rejeter |
| u | Annuler la dernière action |
Après chaque décision, le message qui s’affiche propose Annuler pendant quelques secondes.
Annuler une pièce comptabilisée
- Ouvrez l’onglet Comptabilisées et trouvez la pièce.
- Cliquez sur Annuler. To Bill extourne l’écriture, retire la dépense et remet la pièce dans À valider.
- Corrigez-la, puis acceptez-la de nouveau.
Vous pouvez aussi ouvrir la pièce et cliquer sur Corriger : To Bill extourne l’ancienne écriture, puis comptabilise les nouvelles valeurs. Dans une période close, l’extourne est refusée.
Le pilote automatique apprend
Chaque pièce que vous acceptez ou corrigez lui apprend la catégorie de ce fournisseur. Après une correction, ou une deuxième confirmation, il propose une règle bancaire pour ce fournisseur : Une règle bancaire est proposée pour ce fournisseur : voyez-la dans Banque › Règles. Elle n’entre en vigueur que si vous l’activez. Voir Les règles bancaires.
Régler le pilote automatique
Dans Paramètres › IA, section Pilote automatique, ou dans Comptabilité › Réglages :
- Comptabiliser seul les justificatifs sûrs : activé, le pilote comptabilise les pièces sûres ; désactivé, toutes les pièces attendent votre accord.
- Seuil de confiance : de 50 % à 99 %. En dessous, la pièce attend. 90 % est un bon départ.
Par défaut, le pilote comptabilise seul à partir de 90 %. Il faut le droit de gérer la comptabilité pour changer ces réglages.
Les lignes bancaires
Dans Comptabilité › Banque, l’IA propose aussi une facture ouverte ou un compte pour les lignes que rien d’autre n’a reconnues. Elle le fait après chaque import de relevé, ou quand vous cliquez sur Proposer avec l’IA. Ses propositions portent la mention Suggestion de l’IA et ne sont jamais comptabilisées seules : vous les acceptez ligne par ligne. Voir Rapprocher les mouvements bancaires.
Quand l’IA est désactivée
To Bill accepte toujours vos pièces et lit le code QR des QR-factures. Il propose encore la catégorie de vos fournisseurs connus, mais ne comptabilise plus rien seul. Un bandeau l’indique : L’IA est désactivée pour votre entreprise. Aucune pièce n’est envoyée à l’IA : les champs que le code QR ne donne pas restent à remplir.
Base légale
- Chaque écriture est justifiée par une pièce comptable, sur papier ou électronique : art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO. To Bill joint le fichier déposé à la dépense comme pièce justificative.
- Les pièces comptables se conservent dix ans : art. 958f al. 1 CO.