Der Autopilot für Belege

Sie legen Ihre Quittungen und Lieferantenrechnungen ab. Der Autopilot liest sie, schlägt Kategorie und Konto vor, prüft Beträge und MWST und wartet dann auf Ihre Zustimmung. Wenn Sie es erlauben, verbucht er sichere Belege selbständig.

Bevor Sie beginnen

• Die Buchhaltung muss aktiv sein: siehe Buchhaltung aktivieren.
• Die KI Ihres Unternehmens muss eingeschaltet sein: siehe Der KI-Assistent. Ohne sie liest To Bill nur den QR-Code der Rechnungen: siehe Belege und Scan.
• Auf Ihrem Smartphone fotografiert die To-Bill-App eine Quittung und sendet sie hierher: siehe Einen Beleg mit dem Smartphone scannen.
• Ihre Ausgabenkategorien brauchen ihr Konto: siehe Die Einstellungen der Buchhaltung.

Ihre Belege ablegen

1. Öffnen Sie im Menü Buchhaltung und dann Zu prüfen.

2. Klicken Sie auf Belege hinzufügen (1), oder ziehen Sie Ihre Dateien auf Kassenbelege und Lieferantenrechnungen hier ablegen. PDF oder Foto (JPEG, PNG, HEIC), bis zu 20 auf einmal, je 10 MB.

3. To Bill zeigt … Beleg hinzugefügt: wird gelesen. Einige Sekunden später ist jeder Beleg gelesen.

   

Oben drei Zähler: die Belege Zu prüfen, der Anteil Ohne Eingriff gebucht über 30 Tage und Ihre Sicherheitsschwelle. Die Tabs (2) trennen die Belege Zu prüfen, Gebucht und Abgelehnt.

Was der Autopilot tut

1. Er bewahrt die Datei auf, so wie Sie sie abgelegt haben.
2. Er liest den QR-Code einer QR-Rechnung, ohne KI: Lieferant, IBAN, Referenz, Betrag und Fälligkeit. Die IBAN stammt immer aus dem QR-Code, nie von der KI.
3. Die KI liest den Rest: Lieferant, UID-Nummer, Datum, Nummer, Währung, Total, MWST-Zeilen und eine kurze Beschreibung. Für dieses Lesen geht der Beleg mit allem, was darauf gedruckt ist, an die KI: siehe Was die KI erhält.
4. Er prüft: ein fehlendes Feld, eine MWST, die nicht zum Total passt, ein MWST-Satz, der an diesem Datum nicht galt, eine ungültige UID-Nummer, ein Datum in der Zukunft, ein möglicher Doppelbeleg.
5. Er schlägt die Kategorie vor und ihr Konto, aus Ihren früheren Entscheiden für diesen Lieferanten, aus einer Bankregel oder von der KI. Er nennt seine Sicherheit: … % sicher.

Er verbucht einen Beleg nur dann selbständig, wenn alle diese Bedingungen erfüllt sind: Sie haben es erlaubt, die KI bestätigt, was Ihre früheren Entscheide oder eine Bankregel sagen, die Sicherheit erreicht Ihre Schwelle, und nichts blockiert. Der erste Beleg eines neuen Lieferanten wartet also immer auf Ihre Zustimmung.

Einen Beleg übernehmen

1. Prüfen Sie im Tab Zu prüfen den Vorschlag jeder Zeile: Kategorie, Konto und Grund.
2. Klicken Sie auf Übernehmen. Fehlt eine Angabe, heisst die Schaltfläche Ergänzen: Der Beleg öffnet sich, damit Sie ihn ausfüllen.
3. Ist ein Beleg gar keiner, klicken Sie auf Ablehnen.

Um die Einzelheiten zu sehen, klicken Sie auf die Zeile. Die Detailansicht zeigt Der Beleg, Was gelesen wurde mit der Herkunft jedes Werts (QR, KI oder Sie), den Vorschlag und, wenn der Beleg wartet, Warum er wartet.

Ein falscher Wert? Klicken Sie auf Korrigieren, ändern Sie ihn und klicken Sie dann auf Mit diesen Werten buchen.

Das Übernehmen eines Belegs erstellt die Ausgabe, mit ihrer MWST und der angehängten Datei als Beleg, und danach die Buchung im Journal. Eine QR-Rechnung wird zu einer zu bezahlenden Lieferantenrechnung, mit ihrer Fälligkeit: siehe Lieferantenrechnungen zahlen.

Mit der Tastatur

Taste	Aktion
j / k	Nächste / vorherige Zeile
o oder Leertaste	Den Beleg öffnen
Enter	Übernehmen
e	Korrigieren
x	Ablehnen
u	Die letzte Aktion rückgängig machen

Nach jedem Entscheid bietet die angezeigte Meldung einige Sekunden lang Rückgängig an.

Einen gebuchten Beleg rückgängig machen

1. Öffnen Sie den Tab Gebucht und suchen Sie den Beleg.
2. Klicken Sie auf Rückgängig. To Bill storniert die Buchung, entfernt die Ausgabe und legt den Beleg zurück unter Zu prüfen.
3. Korrigieren Sie ihn und übernehmen Sie ihn dann erneut.

Sie können den Beleg auch öffnen und auf Korrigieren klicken: To Bill storniert die alte Buchung und verbucht dann die neuen Werte. In einer abgeschlossenen Periode wird die Stornierung abgelehnt.

Der Autopilot lernt

Jeder Beleg, den Sie übernehmen oder korrigieren, bringt ihm die Kategorie dieses Lieferanten bei. Nach einer Korrektur oder einer zweiten Bestätigung schlägt er eine Bankregel für diesen Lieferanten vor: Für diesen Lieferanten wird eine Bankregel vorgeschlagen: Sie finden sie unter Bank › Regeln. Sie gilt erst, wenn Sie sie aktivieren. Siehe Bankregeln.

Den Autopiloten einstellen

Unter Einstellungen › KI, Bereich Autopilot, oder unter Buchhaltung › Einstellungen:

• Sichere Belege selbständig verbuchen: eingeschaltet, verbucht der Autopilot sichere Belege; ausgeschaltet, warten alle Belege auf Ihre Zustimmung.
• Sicherheitsschwelle: von 50 % bis 99 %. Darunter wartet der Beleg. 90 % ist ein guter Anfang.

Standardmässig verbucht der Autopilot ab 90 % selbständig. Um diese Einstellungen zu ändern, brauchen Sie das Recht, die Buchhaltung zu verwalten.

Die Bankbewegungen

Unter Buchhaltung › Bank schlägt die KI auch eine offene Rechnung oder ein Konto für Bewegungen vor, die sonst nichts erkannt hat. Sie tut das nach jedem Import eines Auszugs, oder wenn Sie auf Mit KI vorschlagen klicken. Ihre Vorschläge tragen den Hinweis Vorschlag der KI und werden nie selbständig verbucht: Sie übernehmen sie Zeile für Zeile. Siehe Bankbewegungen abgleichen.

Wenn die KI ausgeschaltet ist

To Bill nimmt Ihre Belege weiterhin an und liest den QR-Code der QR-Rechnungen. Es schlägt weiterhin die Kategorie Ihrer bekannten Lieferanten vor, verbucht aber nichts mehr selbständig. Ein Banner zeigt es an: Die KI ist für Ihr Unternehmen deaktiviert. Es geht kein Beleg an die KI: Die Felder, die der QR-Code nicht liefert, füllen Sie selbst aus.

Rechtsgrundlage

• Jede Buchung beruht auf einem Buchungsbeleg, auf Papier oder in elektronischer Form: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR. To Bill hängt die abgelegte Datei der Ausgabe als Beleg an.
• Die Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt: Art. 958f Abs. 1 OR.