Scanner un ticket ou une facture avec votre téléphone

Un ticket de caisse se perd vite. Photographiez-le dès l’achat : To Bill lit le fournisseur, le montant, la date et la TVA, et garde la photo comme justificatif de la dépense.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le droit de créer des dépenses dans l’entreprise.
• La lecture automatique utilise l’IA de votre entreprise : elle doit être activée, avec l’aide Lecture d’un reçu dans une dépense. Sinon, vous remplissez les champs vous-même. Voir L’assistant IA.
• L’app demande l’accès à l’appareil photo la première fois (« To Bill utilise l’appareil photo pour scanner le justificatif d’une dépense. ») : acceptez. Pour ajouter une photo de la galerie, elle demande l’accès à vos photos.

Scanner un reçu

1. Ouvrez l’onglet Plus, puis Dépenses.
2. Touchez +, puis Scanner un reçu.
3. Cadrez le ticket. Le scanner détecte les bords et recadre la page.
4. Validez la photo. L’app affiche Analyse du reçu..., puis Données du reçu extraites : Vérifiez les champs surlignés ci-dessous.
5. Vérifiez chaque champ surligné en vert : Description, Montant, Date, Fournisseur, Catégorie, Devise, et les lignes de Détails de la TVA. Corrigez ce qui ne va pas.
6. Touchez Créer une dépense. La photo est enregistrée avec la dépense.

Le montant et la TVA

Dans Détails de la TVA, chaque taux a sa Base HT et son Montant TVA. Vérifiez que le Montant de la dépense est le montant hors TVA et que la somme correspond au total du ticket. Un ticket avec deux taux, par exemple 8,1 % et 2,6 %, a deux lignes.

Si l’app indique Ce justificatif a déjà été enregistré ou Une dépense similaire existe déjà, vérifiez que vous ne l’avez pas déjà saisi. Si c’est bien une autre dépense, touchez Ce n’est pas un doublon, continuer.

Ajouter une photo de la galerie

1. Dans Dépenses, touchez +, puis Nouvelle dépense.
2. Touchez Galerie et choisissez la photo du reçu. Appareil photo ouvre le scanner.
3. Vérifiez les champs remplis, puis touchez Créer une dépense.

L’app accepte les photos. Pour un PDF, comme une facture reçue par e-mail, ajoutez la dépense sur ordinateur, ou déposez le PDF dans À valider : voir Le pilote automatique des justificatifs.

Quand la lecture échoue

L’app affiche Impossible d’extraire les données du reçu. La photo reste jointe : remplissez les champs vous-même, puis touchez Créer une dépense. Pour reprendre la photo, touchez Rescanner.

Une catégorie manque ? L’app propose la même liste de catégories que sur ordinateur, et cette liste ne se modifie pas. Choisissez la catégorie la plus proche, ou Autre. Voir Saisir une dépense.

Sans connexion

L’app a besoin d’Internet pour lire et enregistrer une dépense. Sans réseau, elle affiche Pas de connexion internet : gardez le ticket et scannez-le plus tard.

Ce que voit votre fiduciaire

La dépense et sa photo sont aussitôt dans To Bill. Si votre fiduciaire suit votre entreprise, il la retrouve depuis son cockpit, avec sa pièce. Voir Les justificatifs et le scan.

Base légale

• Chaque écriture comptable est justifiée par une pièce, sur papier ou électronique : art. 957a al. 2 ch. 2 et al. 3 CO.
• Les pièces comptables se conservent dix ans. Elles peuvent l’être sous forme électronique, si leur lien avec l’opération est garanti et qu’elles restent lisibles : art. 958f al. 1 et 3 CO.