Einen Beleg mit dem Smartphone scannen

Ein Kassenzettel geht schnell verloren. Fotografieren Sie ihn gleich nach dem Kauf: To Bill liest Lieferant, Betrag, Datum und MWST und bewahrt das Foto als Beleg der Ausgabe auf.

Bevor Sie beginnen

• Sie brauchen das Recht, im Unternehmen Ausgaben zu erstellen.
• Das automatische Lesen nutzt die KI Ihres Unternehmens: Sie muss eingeschaltet sein, mit der Hilfe Beleg in einer Ausgabe lesen. Andernfalls füllen Sie die Felder selbst aus. Siehe Der KI-Assistent.
• Die App fragt beim ersten Mal nach dem Zugriff auf die Kamera («To Bill verwendet die Kamera, um den Beleg einer Ausgabe zu scannen.»): Erlauben Sie ihn. Um ein Foto aus der Galerie hinzuzufügen, fragt sie nach dem Zugriff auf Ihre Fotos.

Eine Quittung scannen

1. Öffnen Sie den Tab Mehr und dann Ausgaben.
2. Tippen Sie auf + und dann auf Beleg scannen.
3. Richten Sie die Kamera auf den Kassenzettel. Der Scanner erkennt die Ränder und schneidet die Seite zu.
4. Bestätigen Sie das Foto. Die App zeigt Beleg wird analysiert..., dann Belegdaten extrahiert: Prüfen Sie die markierten Felder unten.
5. Prüfen Sie jedes grün hervorgehobene Feld: Beschreibung, Betrag, Datum, Lieferant, Kategorie, Währung und die Zeilen unter MWST-Details. Korrigieren Sie, was nicht stimmt.
6. Tippen Sie auf Ausgabe erstellen. Das Foto wird mit der Ausgabe gespeichert.

Betrag und MWST

Unter MWST-Details hat jeder Satz seine Basis und seinen MWST-Betrag. Prüfen Sie, ob der Betrag der Ausgabe der Betrag ohne MWST ist und die Summe dem Total des Kassenzettels entspricht. Ein Kassenzettel mit zwei Sätzen, zum Beispiel 8,1 % und 2,6 %, hat zwei Zeilen.

Zeigt die App Dieser Beleg wurde bereits erfasst oder Eine ähnliche Ausgabe existiert bereits, prüfen Sie, ob Sie ihn nicht schon erfasst haben. Ist es tatsächlich eine andere Ausgabe, tippen Sie auf Keine Dublette, fortfahren.

Ein Foto aus der Galerie hinzufügen

1. Tippen Sie unter Ausgaben auf + und dann auf Neue Ausgabe.
2. Tippen Sie auf Galerie und wählen Sie das Foto der Quittung. Kamera öffnet den Scanner.
3. Prüfen Sie die ausgefüllten Felder und tippen Sie dann auf Ausgabe erstellen.

Die App nimmt Fotos an. Für ein PDF, etwa eine per E-Mail erhaltene Rechnung, erfassen Sie die Ausgabe am Computer, oder legen Sie das PDF unter Zu prüfen ab: siehe Der Autopilot für Belege.

Wenn das Lesen fehlschlägt

Die App zeigt Belegdaten konnten nicht extrahiert werden. Das Foto bleibt angehängt: Füllen Sie die Felder selbst aus und tippen Sie dann auf Ausgabe erstellen. Um das Foto neu aufzunehmen, tippen Sie auf Erneut scannen.

Fehlt eine Kategorie? Die App bietet dieselbe Liste von Kategorien wie am Computer, und diese Liste lässt sich nicht ändern. Wählen Sie die passendste Kategorie oder Sonstiges. Siehe Ausgabe erfassen.

Ohne Verbindung

Die App braucht Internet, um eine Ausgabe zu lesen und zu speichern. Ohne Netz zeigt sie Keine Internetverbindung: Bewahren Sie den Kassenzettel auf und scannen Sie ihn später.

Was Ihr Treuhänder sieht

Die Ausgabe und ihr Foto sind sofort in To Bill. Betreut ein Treuhänder Ihr Unternehmen, findet er sie in seinem Cockpit, mit ihrem Beleg. Siehe Belege und Scan.

Rechtsgrundlage

• Jede Buchung beruht auf einem Beleg, auf Papier oder in elektronischer Form: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und Abs. 3 OR.
• Die Buchungsbelege werden zehn Jahre aufbewahrt. Sie dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Verbindung zum Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie lesbar bleiben: Art. 958f Abs. 1 und 3 OR.