Digitalizar um talão ou uma fatura com o telemóvel

Um talão de caixa perde-se depressa. Fotografe-o logo a seguir à compra: o To Bill lê o fornecedor, o montante, a data e o IVA, e guarda a fotografia como comprovativo da despesa.

Antes de começar

• Tem de ter a permissão de criar despesas na empresa.
• A leitura automática usa a IA da sua empresa: tem de estar ativada, com a ajuda Leitura de um recibo numa despesa. Caso contrário, preenche os campos manualmente. Consulte O assistente IA.
• Na primeira vez, a app pede acesso à câmara («O To Bill usa a câmara para digitalizar o recibo de uma despesa.»): aceite. Para adicionar uma fotografia da galeria, pede acesso às suas fotografias.

Digitalizar um recibo

1. Abra o separador Mais e depois Despesas.
2. Toque em + e depois em Digitalizar recibo.
3. Enquadre o talão. O digitalizador deteta as margens e recorta a página.
4. Confirme a fotografia. A app mostra A analisar recibo... e depois Dados do recibo extraídos: Verifique os campos destacados abaixo.
5. Verifique cada campo destacado a verde: Descrição, Montante, Data, Fornecedor, Categoria, Moeda e as linhas de Detalhes do IVA. Corrija o que não estiver certo.
6. Toque em Criar uma despesa. A fotografia é guardada com a despesa.

O montante e o IVA

Em Detalhes do IVA, cada taxa tem a sua Base e o seu Valor do IVA. Verifique que o Montante da despesa é o montante sem IVA e que a soma corresponde ao total do talão. Um talão com duas taxas, por exemplo 8,1 % e 2,6 %, tem duas linhas.

Se a app indicar Este comprovativo já foi registado ou Já existe uma despesa semelhante, verifique que ainda não o registou. Se for mesmo outra despesa, toque em Não é um duplicado, continuar.

Acrescentar uma fotografia da galeria

1. Em Despesas, toque em + e depois em Nova despesa.
2. Toque em Galeria e escolha a fotografia do recibo. Câmara abre o digitalizador.
3. Verifique os campos preenchidos e toque em Criar uma despesa.

A app aceita fotografias. Para um PDF, como uma fatura recebida por e-mail, acrescente a despesa no computador, ou carregue o PDF em A validar: consulte O piloto automático dos comprovativos.

Quando a leitura falha

A app mostra Não foi possível extrair os dados do recibo. A fotografia continua anexada: preencha os campos manualmente e toque em Criar uma despesa. Para tirar de novo a fotografia, toque em Digitalizar novamente.

Falta uma categoria? A app propõe a mesma lista de categorias que o computador, e essa lista não pode ser alterada. Escolha a categoria mais próxima, ou Outros. Consulte Registar uma despesa.

Sem ligação

A app precisa de Internet para ler e guardar uma despesa. Sem rede, mostra Sem ligação à internet: guarde o talão e digitalize-o mais tarde.

O que vê o seu fiduciário

A despesa e a respetiva fotografia ficam de imediato no To Bill. Se o seu fiduciário acompanhar a sua empresa, encontra-a no cockpit, com o comprovativo. Consulte Os comprovativos e a digitalização.

Base legal

• Cada lançamento contabilístico é justificado por um comprovativo, em papel ou eletrónico: art. 957a, n.º 2, ponto 2, e n.º 3, do Código das Obrigações (CO).
• Os comprovativos contabilísticos conservam-se durante dez anos. Podem ser conservados em formato eletrónico, se a sua ligação à operação estiver garantida e continuarem legíveis: art. 958f, n.os 1 e 3, CO.