Rechnungen und Angebote gestalten

Drei Tabs der Einstellungen bestimmen Aussehen und Inhalt Ihrer Dokumente:

• Rechnung: die Fälligkeit, die Rundung, kleine Zahlungsdifferenzen und der Verzugszins;
• Dokumentvorlagen: Layout, Farben und Schriften Ihrer Rechnungen und Angebote;
• Notizvorlagen: Texte, die Sie oft einfügen, etwa Ihre Zahlungsbedingungen.

Die Einstellungen der Rechnungen

Öffnen Sie Einstellungen › Rechnung. Der Tab beginnt mit der QR-Rechnung und den Mahnungen, die unter Die QR-Rechnung einrichten und Einen Kunden mahnen, der nicht bezahlt erklärt sind. Weiter unten:

Allgemein

Einstellung	Was sie bewirkt
Standardfälligkeitstage	Die Frist zwischen dem Rechnungsdatum und der Fälligkeit, anfangs 30 Tage. Eine im Kundendossier erfasste Zahlungsfrist hat Vorrang.
Rundung des Gesamtbetrags	Rundet den Gesamtbetrag inklusive MWST jeder Rechnung: Keine Rundung, 5 Rappen (Schweizer Standard), 10 Rappen oder 1 Einheit (ganze Zahl). Die Differenz erscheint auf einer Zeile «Rundung».
Dezimalstellen der Einzelpreise	2 Dezimalstellen (0.10), Bis zu 3 Dezimalstellen (0.095) oder Bis zu 4 Dezimalstellen (0.0875), für sehr tiefe Preise. Die Totale haben immer zwei Dezimalstellen.

Klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Differenzen und Verzugszins

Kleine Zahlungsdifferenzen. Zahlt ein Kunde ein paar Franken zu wenig oder zu viel, kann To Bill die Rechnung ausbuchen, statt sie offen zu lassen.

• Grösste Differenz: bis zu welchem Betrag (von CHF 0 bis 1000) eine Differenz ausgebucht werden kann. Darüber bleibt die Rechnung offen.
• Konto für Differenzen: mit der Buchhaltung das Konto, auf das die Differenz gebucht wird, standardmässig 3800 Erlösminderungen.
• Automatisch ausbuchen: Die Differenz wird ausgebucht, sobald die Zahlung erfasst ist, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Verzugszins. Die Zinsen, die Sie von einem Kunden verlangen können, der im Zahlungsverzug ist.

• Jahreszins: anfangs 5 %, der gesetzliche Satz, geschuldet auch dann, wenn Ihr Vertrag einen tieferen Satz vorsieht. Erfassen Sie einen höheren Satz nur, wenn Sie ihn mit dem Kunden vereinbart haben.
• Der Kunde ist im Verzug ab: Der ersten Mahnung (die allgemeine Regel) oder Dem Verfalltag, wenn das Zahlungsdatum vereinbart wurde.
• Zins zu den Mahnungen hinzufügen: Jede Mahnung verlangt die aufgelaufenen Zinsen, auf einer eigenen Zeile.

Diese Regeln speichern Sie mit Speichern. Wie Sie die Zinsen einer Rechnung einfordern, lesen Sie unter Offene Rechnungen verfolgen.

Ihre Dokumentvorlage

Ohne Vorlage verwenden Ihre Dokumente das klassische Layout von To Bill. Mit einer Vorlage wählen Sie Anordnung, Farben, Schriften und was gedruckt wird.

Eine Vorlage erstellen

1. Öffnen Sie Einstellungen › Dokumentvorlagen und klicken Sie auf Neue Vorlage. Der Editor öffnet sich im Vollbild, mit einer Beispielrechnung.

2. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm unter Voreinstellungen einen Ausgangspunkt: Klassisch, Modern, Schlicht, Markant oder Schweiz.

3. Klicken Sie links unter Elemente auf einen Teil des Dokuments (1): Kopfzeile, Adresse (C5), Rechnungsinfo, Artikeltabelle, Summen, Fusszeile, Dekorationen. Seine Einstellungen öffnen sich rechts. Sie können den Teil auch direkt in der Vorschau anklicken.

   

4. Stellen Sie unter Werkzeuge die Farben und die Typografie des ganzen Dokuments ein.

5. Geben Sie der Vorlage oben links einen Namen und klicken Sie dann oben rechts auf Speichern.

Was Sie einstellen können:

Element	Einstellungen
Kopfzeile	Die Anordnung des Logos (links, rechts, zentriert, minimal), seine Grösse, die angezeigten Angaben des Unternehmens, die Hintergrundfarbe, der Rahmen
Adresse (C5)	Die Adresse des Kunden links oder rechts. Ihre Masse folgen dem Fenster eines C5-Couverts: Das Dokument wird gefaltet und verschickt, ohne die Adresse neu zu schreiben.
Rechnungsinfo	Die Position des Blocks (Nummer, Daten), der Titel und sein Stil
Artikeltabelle	Der Stil (Rahmen, gestreift, minimal …), der Tabellenkopf, die sichtbaren Spalten: Menge, Einheit, Einzelpreis
Summen	Rechts oder über die ganze Breite, die Trennlinie, das hervorgehobene Total
Fusszeile	Ein freier Text, die Seitenzahlen, die Angaben des Unternehmens, der Stil
Dekorationen	Ein Wasserzeichen (zum Beispiel ENTWURF) und eine Akzentlinie
QR-Rechnung	Nichts einzustellen: Die QR-Rechnung wird immer auf einer eigenen letzten Seite gedruckt, im Format des Schweizer Standards, für Rechnungen in Franken und in Euro
Farben, Typografie	Die acht Farben des Dokuments, die Schrift für Text und Titel, die Grössen

Das angezeigte Logo ist jenes Ihres Unternehmens: Ändern Sie es unter Einstellungen › Unternehmen, mit einem PNG- oder JPG-Bild von höchstens 5 MB. Ein früher im Format SVG oder WebP hochgeladenes Logo erscheint weiterhin; für eine scharfe Darstellung überall laden Sie es als PNG oder JPG hoch (siehe Ihr Logo ist im Format SVG oder WebP). Ist die KI für Ihr Unternehmen aktiviert, schlägt KI-Generierung eine Vorlage aus einer Beschreibung des gewünschten Stils vor.

Am Computer

Der Vorlagen-Editor braucht einen Bildschirm von mindestens 1024 Pixeln Breite. Auf einem Smartphone zeigt er eine Meldung. Seine Tastenkürzel: ⌘S / Ctrl+S speichert, ⌘Z / Ctrl+Z macht rückgängig, Umschalt+⌘Z / Umschalt+Ctrl+Z stellt wieder her.

Die Vorlage Ihrer Dokumente wählen

Die Liste Ihrer Vorlagen erscheint unter Einstellungen › Dokumentvorlagen. Das Menü ⋮ einer Vorlage, sichtbar wenn Sie mit der Maus darüberfahren, bietet:

• Bearbeiten: den Editor wieder öffnen;
• Duplizieren: von einer Kopie ausgehen, mit dem Namenszusatz «(Kopie)»;
• Als Standard festlegen: diese Vorlage für alle Ihre Dokumente verwenden. Die Standardvorlage trägt das Badge Standard; Zurück zur klassischen Vorlage entfernt es;
• Löschen: die Vorlage löschen, nach einer Bestätigung.

Rechnungen und Angebote, die eine gelöschte Vorlage verwendeten, erhalten die Standardvorlage; bereits versendete PDF bleiben unverändert. Das Löschen ist endgültig. Die Standardvorlage lässt sich nicht löschen: Legen Sie zuerst eine andere Vorlage als Standard fest.

Für ein einzelnes Dokument wählen Sie im Editor der Rechnung oder des Angebots eine andere Vorlage, mit der Liste Vorlage in der Vorschau. Das Dokument behält die gewählte Vorlage; andernfalls nimmt es die Standardvorlage oder das klassische Layout.

Ihre Notizvorlagen

Notizvorlagen sind Texte, die bereit zum Einfügen sind: Zahlungsbedingungen, Bankverbindung, rechtliche Hinweise, Gültigkeit eines Angebots …

1. Öffnen Sie Einstellungen › Notizvorlagen. Jede Vorlage zeigt ihren Titel, ihre Verwendung und den Anfang ihres Textes.

   

2. Klicken Sie auf Hinzufügen. Erfassen Sie den Titel, wählen Sie die Verwendung (Rechnungen, Angebote oder Rechnungen & Angebote) und schreiben Sie dann den Inhalt.

   

3. Klicken Sie auf Erstellen.

Der Stift bearbeitet eine Vorlage. Der Papierkorb löscht sie, nach einer Bestätigung: Rechnungen und Angebote, in die Sie sie bereits eingefügt haben, behalten ihren Text. Ein Titel hat höchstens 120 Zeichen, ein Text 5000.

So verwenden Sie sie: Öffnen Sie im Editor einer Rechnung oder eines Angebots unter Optionen die Zeile Notizen und klicken Sie auf eine Vorlage: Ihr Text wird der Notiz des Dokuments hinzugefügt. Das Zahnrad-Symbol Vorlagen verwalten öffnet die Liste, ohne das Dokument zu verlassen.

Rechtsgrundlage

• Ein Schuldner, der mit der Zahlung einer Geldschuld in Verzug ist, schuldet einen Verzugszins von 5 % im Jahr, auch wenn der Vertrag einen tieferen Zins vorsieht; ein vertraglich vereinbarter höherer Zins geht vor: Art. 104 OR.
• Der Schuldner kommt durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug, oder schon mit Ablauf des vereinbarten Verfalltages: Art. 102 Abs. 1 und 2 OR.