Personalizar as suas faturas e orçamentos

Três separadores das Definições decidem o aspeto e o conteúdo dos seus documentos:

• Fatura: o vencimento, o arredondamento, as pequenas diferenças de pagamento e os juros de mora;
• Modelos de documentos: a paginação, as cores e os tipos de letra das suas faturas e orçamentos;
• Modelos de notas: os textos que acrescenta com frequência, como as suas condições de pagamento.

As definições das faturas

Abra Definições › Fatura. O separador começa pela fatura QR e pelos lembretes, explicados em A fatura QR e Os lembretes. Mais abaixo:

Geral

Definição	O que faz
Dias de vencimento padrão	O prazo entre a data da fatura e o vencimento, 30 dias de início. Um prazo de pagamento introduzido na ficha de um cliente tem prioridade.
Arredondamento do total	Arredonda o total com IVA de cada fatura: Sem arredondamento, 5 cêntimos (padrão suíço), 10 cêntimos ou 1 unidade (número inteiro). A diferença aparece numa linha «Arredondamento».
Casas decimais dos preços unitários	2 casas decimais (0.10), Até 3 casas decimais (0.095) ou Até 4 casas decimais (0.0875), para preços muito baixos. Os totais ficam sempre com duas casas decimais.

Clique em Guardar, no canto superior direito.

Diferenças e juros de mora

Pequenas diferenças de pagamento. Quando um cliente paga alguns francos a menos ou a mais, o To Bill pode saldar a fatura em vez de a deixar em aberto.

• Diferença máxima: até que montante (de CHF 0 a 1000) uma diferença pode ser saldada. Acima disso, a fatura continua em aberto.
• Conta das diferenças: com a contabilidade, a conta onde a diferença é contabilizada, por defeito a 3800 Deduções sobre vendas.
• Saldar automaticamente: a diferença é saldada assim que o pagamento é registado, sem ter de o fazer.

Juros de mora. Os juros que pode reclamar a um cliente em atraso no pagamento.

• Taxa anual: 5 % de início, a taxa legal, devida mesmo que o seu contrato preveja uma taxa mais baixa. Indique uma taxa mais elevada só se a tiver acordado com o cliente.
• O cliente está em mora a partir: Do primeiro lembrete (a regra geral) ou Do vencimento, se a data de pagamento tiver sido acordada.
• Juntar os juros aos lembretes: cada lembrete reclama os juros vencidos, numa linha à parte.

Estas regras guardam-se com Guardar. Para reclamar os juros de uma fatura, consulte As faturas por pagar.

O seu modelo de documento

Sem modelo, os seus documentos usam a paginação clássica do To Bill. Um modelo permite-lhe escolher a disposição, as cores, os tipos de letra e o que é impresso.

Criar um modelo

1. Abra Definições › Modelos de documentos e clique em Novo modelo. O editor abre-se em ecrã inteiro, com uma fatura de exemplo.

2. Escolha um ponto de partida no fundo do ecrã, em Predefinições: Clássico, Moderno, Depurado, Arrojado ou Suíço.

3. À esquerda, em Elementos, clique numa parte do documento (1): Cabeçalho, Morada (C5), Info da fatura, Tabela de artigos, Totais, Rodapé, Decorações. As respetivas definições abrem-se à direita. Também pode clicar diretamente na parte, na pré-visualização.

   

4. Em Ferramentas, defina as Cores e a Tipografia de todo o documento.

5. Dê um nome ao modelo, no canto superior esquerdo, e clique em Guardar, no canto superior direito.

O que pode definir:

Elemento	Definições
Cabeçalho	A disposição do logótipo (à esquerda, à direita, ao centro, mínimo), o tamanho, os dados da empresa apresentados, a cor de fundo, a margem
Morada (C5)	A morada do cliente à esquerda ou à direita. As dimensões seguem a janela de um envelope C5: o documento dobra-se e envia-se pelo correio sem reescrever a morada.
Info da fatura	A posição do bloco (número, datas), o título e o respetivo estilo
Tabela de artigos	O estilo (margens, às riscas, mínimo…), o cabeçalho, as colunas visíveis: quantidade, unidade, preço unitário
Totais	À direita ou em toda a largura, o separador, o total em destaque
Rodapé	Um texto livre, os números de página, os dados da empresa, o estilo
Decorações	Uma marca de água (por exemplo RASCUNHO) e uma linha de destaque
Fatura QR	Nada a definir: a fatura QR é sempre impressa numa última página à parte, no formato da norma suíça, para as faturas em francos e em euros
Cores, Tipografia	As oito cores do documento, o tipo de letra do texto e dos títulos, os tamanhos

O logótipo apresentado é o da sua empresa: altere-o em Definições › Empresa, com uma imagem PNG ou JPG de 5 MB no máximo. Um logótipo importado antes no formato SVG ou WebP continua a aparecer; para um resultado nítido em todo o lado, importe-o em PNG ou JPG (consulte O seu logótipo está no formato SVG ou WebP). Se a IA estiver ativada para a sua empresa, Gerar com IA propõe um modelo a partir de uma descrição do estilo pretendido.

Num computador

O editor de modelos exige um ecrã com pelo menos 1024 píxeis de largura. Num telemóvel, mostra uma mensagem. Os atalhos dele: ⌘S / Ctrl+S guarda, ⌘Z / Ctrl+Z anula, Shift+⌘Z / Shift+Ctrl+Z refaz.

Escolher o modelo dos seus documentos

A sua lista de modelos aparece em Definições › Modelos de documentos. O menu ⋮ de um modelo, visível quando passa o rato por cima, propõe:

• Editar: voltar a abrir o editor;
• Duplicar: partir de uma cópia, com o nome «(cópia)»;
• Definir como padrão: usar este modelo em todos os seus documentos. O modelo padrão tem o distintivo Padrão; Voltar ao modelo clássico retira-o;
• Eliminar: apagar o modelo, depois de confirmar.

As faturas e orçamentos que usavam um modelo eliminado passam para o modelo padrão; os PDF já enviados não mudam. A eliminação é definitiva. O modelo padrão não pode ser eliminado: escolha primeiro outro modelo padrão.

Para um só documento, escolha outro modelo no editor da fatura ou do orçamento, com a lista Modelo da pré-visualização. O documento mantém o modelo escolhido; caso contrário, usa o modelo padrão, ou a paginação clássica.

Os seus modelos de notas

Os modelos de notas são textos prontos a inserir: condições de pagamento, dados bancários, menções legais, validade de uma proposta…

1. Abra Definições › Modelos de notas. Cada modelo mostra o título, a utilização e o início do texto.

   

2. Clique em Adicionar. Introduza o Título, escolha a Utilização (Faturas, Orçamentos ou Faturas e orçamentos) e escreva o Conteúdo.

   

3. Clique em Criar.

O lápis altera um modelo. O caixote do lixo elimina-o, depois de confirmar: as faturas e orçamentos onde já o inseriu mantêm o texto. Um título tem no máximo 120 caracteres, um texto 5000.

Para os usar: no editor de uma fatura ou de um orçamento, em Opções, abra Notas e clique num modelo: o texto dele é acrescentado à nota do documento. O ícone de roda dentada Gerir modelos abre a lista sem sair do documento.

Base legal

• Um devedor em atraso no pagamento de uma quantia em dinheiro deve juros de mora de 5 % ao ano, salvo taxa superior acordada: art. 104 do Código das Obrigações (CO).
• O devedor entra em mora pela interpelação do credor (o lembrete), ou pelo simples decurso do dia de pagamento acordado: art. 102, n.os 1 e 2, CO.