Personnaliser vos factures et devis
Trois onglets des Paramètres décident de l’allure et du contenu de vos documents :
- Facture : l’échéance, l’arrondi, les petits écarts de paiement et les intérêts de retard ;
- Modèles de documents : la mise en page, les couleurs et les polices de vos factures et devis ;
- Modèles de notes : les textes que vous ajoutez souvent, comme vos conditions de paiement.
Les réglages des factures
Ouvrez Paramètres › Facture. L’onglet commence par la QR-facture et les rappels, expliqués dans La QR-facture et Les rappels. Plus bas :
Général
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Jours d’échéance par défaut | Le délai entre la date de la facture et son échéance, 30 jours au départ. Un délai de paiement saisi sur la fiche d’un client passe avant. |
| Arrondi du total | Arrondit le total TTC de chaque facture : Aucun arrondi, 5 centimes (standard suisse), 10 centimes ou 1 unité (entier). La différence apparaît sur une ligne « Arrondi ». |
| Décimales des prix unitaires | 2 décimales (0.10), Jusqu’à 3 décimales (0.095) ou Jusqu’à 4 décimales (0.0875), pour les prix très bas. Les totaux restent toujours à deux décimales. |
Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.
Écarts et intérêts moratoires
Petits écarts de paiement. Quand un client paie quelques francs de moins ou de plus, To Bill peut solder la facture au lieu de la laisser ouverte.
- Écart maximal : jusqu’à quel montant (de CHF 0 à 1000) un écart peut être soldé. Au-delà, la facture reste ouverte.
- Compte des écarts : avec la comptabilité, le compte où l’écart est comptabilisé, par défaut 3800 Déductions sur ventes.
- Solder automatiquement : l’écart est soldé dès que le paiement est enregistré, sans que vous ayez à le faire.
Intérêts moratoires. Les intérêts que vous pouvez réclamer à un client en retard de paiement.
- Taux annuel : 5 % au départ, le taux légal, dû même si votre contrat prévoit un taux plus bas. Indiquez un taux plus élevé seulement si vous l’avez convenu avec le client.
- Le client est en demeure dès : Le premier rappel (la règle générale) ou L’échéance, si la date de paiement a été convenue.
- Ajouter les intérêts aux rappels : chaque rappel réclame les intérêts courus, sur une ligne à part.
Ces règles s’enregistrent avec Enregistrer. Pour réclamer les intérêts d’une facture, voir Les impayés.
Votre modèle de document
Sans modèle, vos documents utilisent la mise en page classique de To Bill. Un modèle vous permet de choisir la disposition, les couleurs, les polices et ce qui s’imprime.
Créer un modèle
Ouvrez Paramètres › Modèles de documents et cliquez sur Nouveau modèle. L’éditeur s’ouvre en plein écran, avec un exemple de facture.
Choisissez un point de départ en bas de l’écran, dans Préréglages : Classique, Moderne, Épure, Audacieux ou Suisse.
À gauche, sous Éléments, cliquez sur une partie du document (1) : En-tête, Adresse (C5), Infos facture, Tableau des articles, Totaux, Pied de page, Décorations. Ses réglages s’ouvrent à droite. Vous pouvez aussi cliquer directement sur la partie dans l’aperçu.
Sous Outils, réglez les Couleurs et la Typographie de tout le document.
Donnez un nom au modèle, en haut à gauche, puis cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.
Ce que vous pouvez régler :
| Élément | Réglages |
|---|---|
| En-tête | La disposition du logo (à gauche, à droite, au centre, minimal), sa taille, les informations de l’entreprise affichées, la couleur de fond, la bordure |
| Adresse (C5) | L’adresse du client à gauche ou à droite. Ses dimensions suivent la fenêtre d’une enveloppe C5 : le document se plie et se poste sans réécrire l’adresse. |
| Infos facture | La position du bloc (numéro, dates), le titre et son style |
| Tableau des articles | Le style (bordures, zébré, minimal…), l’en-tête, les colonnes visibles : quantité, unité, prix unitaire |
| Totaux | À droite ou sur toute la largeur, le séparateur, le total mis en évidence |
| Pied de page | Un texte libre, les numéros de page, les informations de l’entreprise, le style |
| Décorations | Un filigrane (par exemple BROUILLON) et une ligne d’accent |
| QR-facture | Rien à régler : la QR-facture s’imprime toujours sur une dernière page à part, au format de la norme suisse, pour les factures en francs et en euros |
| Couleurs, Typographie | Les huit couleurs du document, la police du texte et des titres, les tailles |
Le logo affiché est celui de votre entreprise : changez-le dans Paramètres › Entreprise, avec une image PNG ou JPG de 5 Mo au plus. Un logo importé plus tôt au format SVG ou WebP reste affiché ; pour un rendu net partout, importez-le en PNG ou JPG (voir Votre logo est au format SVG ou WebP). Si l’IA est activée pour votre entreprise, Générer par IA propose un modèle à partir d’une description du style voulu.
Sur un ordinateur
L’éditeur de modèles demande un écran d’au moins 1024 pixels de large. Sur un téléphone, il affiche un message. Ses raccourcis : ⌘S / Ctrl+S enregistre, ⌘Z / Ctrl+Z annule, Maj+⌘Z / Maj+Ctrl+Z rétablit.
Choisir le modèle de vos documents
Votre liste de modèles s’affiche dans Paramètres › Modèles de documents. Le menu ⋮ d’un modèle, visible au survol, propose :
- Modifier : rouvrir l’éditeur ;
- Dupliquer : partir d’une copie, nommée « (copie) » ;
- Définir par défaut : utiliser ce modèle pour tous vos documents. Le modèle par défaut porte le badge Par défaut ; Revenir au modèle classique le retire ;
- Supprimer : effacer le modèle, après confirmation.
Les factures et devis qui utilisaient un modèle supprimé passent au modèle par défaut ; les PDF déjà envoyés ne changent pas. La suppression est définitive. Le modèle par défaut ne peut pas être supprimé : choisissez d’abord un autre modèle par défaut.
Pour un seul document, choisissez un autre modèle dans l’éditeur de la facture ou du devis, avec la liste Modèle de l’aperçu. Le document garde le modèle choisi ; sinon il prend le modèle par défaut, ou la mise en page classique.
Vos modèles de notes
Les modèles de notes sont des textes prêts à insérer : conditions de paiement, coordonnées bancaires, mentions légales, validité d’une offre…
Ouvrez Paramètres › Modèles de notes. Chaque modèle affiche son titre, son usage et le début de son texte.
Cliquez sur Ajouter. Saisissez le Titre, choisissez l’Utilisation (Factures, Devis ou Factures & devis), puis écrivez le Contenu.
Cliquez sur Créer.
Le crayon modifie un modèle. La corbeille le supprime, après confirmation : les factures et devis où vous l’avez déjà inséré gardent leur texte. Un titre compte au plus 120 caractères, un texte 5000.
Pour les utiliser : dans l’éditeur d’une facture ou d’un devis, sous Options, ouvrez Notes et cliquez sur un modèle : son texte s’ajoute à la note du document. L’icône d’engrenage Gérer les modèles ouvre la liste sans quitter le document.
Base légale
- Un débiteur en retard dans le paiement d’une somme d’argent doit un intérêt moratoire de 5 % l’an, sauf taux supérieur convenu : art. 104 CO.
- Le débiteur est mis en demeure par l’interpellation du créancier (le rappel), ou par la seule expiration du jour de paiement convenu : art. 102 al. 1 et 2 CO.