Personalizar sus facturas y presupuestos
Tres pestañas de la Configuración deciden el aspecto y el contenido de sus documentos:
- Factura: el vencimiento, el redondeo, las pequeñas diferencias de pago y los intereses de demora;
- Plantillas de documentos: el diseño, los colores y las fuentes de sus facturas y presupuestos;
- Plantillas de notas: los textos que añade a menudo, como sus condiciones de pago.
Los ajustes de las facturas
Abra Configuración › Factura. La pestaña empieza por la factura QR y los recordatorios, explicados en La factura QR y Los recordatorios. Más abajo:
General
| Ajuste | Lo que hace |
|---|---|
| Días de vencimiento predeterminados | El plazo entre la fecha de la factura y su vencimiento, 30 días al principio. Un plazo de pago indicado en la ficha de un cliente tiene prioridad. |
| Redondeo del total | Redondea el total con IVA de cada factura: Sin redondeo, 5 céntimos (estándar suizo), 10 céntimos o 1 unidad (número entero). La diferencia aparece en una línea «Redondeo». |
| Decimales de los precios unitarios | 2 decimales (0.10), Hasta 3 decimales (0.095) o Hasta 4 decimales (0.0875), para precios muy bajos. Los totales siempre se quedan con dos decimales. |
Haga clic en Guardar, arriba a la derecha.
Diferencias e intereses de demora
Pequeñas diferencias de pago. Cuando un cliente paga unos francos de menos o de más, To Bill puede saldar la factura en lugar de dejarla abierta.
- Diferencia máxima: hasta qué importe (de CHF 0 a 1000) se puede saldar una diferencia. Por encima, la factura queda abierta.
- Cuenta de las diferencias: con la contabilidad, la cuenta en la que se contabiliza la diferencia; por defecto, 3800 Deducciones sobre ventas.
- Saldar automáticamente: la diferencia se salda en cuanto se registra el pago, sin que usted tenga que hacerlo.
Intereses de demora. Los intereses que puede reclamar a un cliente que se retrasa en el pago.
- Tipo anual: 5 % al principio, el tipo legal, que se debe aunque su contrato prevea un tipo más bajo. Indique un tipo más alto solo si lo ha acordado con el cliente.
- El cliente está en mora desde: El primer recordatorio (la regla general) o El vencimiento, si se acordó la fecha de pago.
- Añadir los intereses a los recordatorios: cada recordatorio reclama los intereses devengados, en una línea aparte.
Estas reglas se guardan con Guardar. Para reclamar los intereses de una factura, consulte Los impagados.
Su plantilla de documento
Sin plantilla, sus documentos usan el diseño clásico de To Bill. Una plantilla le permite elegir la disposición, los colores, las fuentes y lo que se imprime.
Crear una plantilla
Abra Configuración › Plantillas de documentos y haga clic en Nueva plantilla. El editor se abre a pantalla completa, con un ejemplo de factura.
Elija un punto de partida en la parte inferior de la pantalla, en Preajustes: Clásico, Moderno, Depurado, Audaz o Suizo.
A la izquierda, en Elementos, haga clic en una parte del documento (1): Encabezado, Dirección (C5), Info de factura, Tabla de artículos, Totales, Pie de página, Decoraciones. Sus ajustes se abren a la derecha. También puede hacer clic directamente en la parte en la vista previa.
En Herramientas, ajuste los Colores y la Tipografía de todo el documento.
Dé un nombre a la plantilla, arriba a la izquierda, y haga clic en Guardar, arriba a la derecha.
Lo que puede ajustar:
| Elemento | Ajustes |
|---|---|
| Encabezado | La disposición del logotipo (a la izquierda, a la derecha, en el centro, mínima), su tamaño, los datos de la empresa que se muestran, el color de fondo, el borde |
| Dirección (C5) | La dirección del cliente a la izquierda o a la derecha. Sus dimensiones siguen la ventana de un sobre C5: el documento se dobla y se envía sin volver a escribir la dirección. |
| Info de factura | La posición del bloque (número, fechas), el título y su estilo |
| Tabla de artículos | El estilo (bordes, filas alternas, mínimo…), el encabezado, las columnas visibles: cantidad, unidad, precio unitario |
| Totales | A la derecha o a todo lo ancho, el separador, el total resaltado |
| Pie de página | Un texto libre, los números de página, los datos de la empresa, el estilo |
| Decoraciones | Una marca de agua (por ejemplo BORRADOR) y una línea de acento |
| Factura QR | Nada que ajustar: la factura QR se imprime siempre en una última página aparte, con el formato de la norma suiza, para las facturas en francos y en euros |
| Colores, Tipografía | Los ocho colores del documento, la fuente del texto y de los títulos, los tamaños |
El logotipo que se muestra es el de su empresa: cámbielo en Configuración › Empresa, con una imagen PNG o JPG de 5 MB como máximo. Un logotipo subido antes en formato SVG o WebP sigue apareciendo; para un resultado nítido en todas partes, súbalo en PNG o JPG (consulte Su logotipo está en formato SVG o WebP). Si la IA está activada para su empresa, Generar con IA propone una plantilla a partir de una descripción del estilo deseado.
En un ordenador
El editor de plantillas requiere una pantalla de al menos 1024 píxeles de ancho. En un teléfono, muestra un mensaje. Sus atajos: ⌘S / Ctrl+S guarda, ⌘Z / Ctrl+Z deshace, Mayús+⌘Z / Mayús+Ctrl+Z rehace.
Elegir la plantilla de sus documentos
Su lista de plantillas se muestra en Configuración › Plantillas de documentos. El menú ⋮ de una plantilla, visible al pasar el ratón, ofrece:
- Editar: volver a abrir el editor;
- Duplicar: partir de una copia, con el nombre «(copia)»;
- Establecer como predeterminada: usar esta plantilla para todos sus documentos. La plantilla predeterminada lleva la etiqueta Predeterminada; Volver a la plantilla clásica la retira;
- Eliminar: borrar la plantilla, tras su confirmación.
Las facturas y presupuestos que usaban una plantilla eliminada pasan a la plantilla predeterminada; los PDF ya enviados no cambian. La eliminación es definitiva. La plantilla predeterminada no se puede eliminar: elija primero otra plantilla predeterminada.
Para un solo documento, elija otra plantilla en el editor de la factura o del presupuesto, con la lista Plantilla de la vista previa. El documento conserva la plantilla elegida; si no, toma la plantilla predeterminada, o el diseño clásico.
Sus plantillas de notas
Las plantillas de notas son textos listos para insertar: condiciones de pago, datos bancarios, menciones legales, validez de una oferta…
Abra Configuración › Plantillas de notas. Cada plantilla muestra su título, su uso y el principio de su texto.
Haga clic en Agregar. Introduzca el Título, elija el Uso (Facturas, Presupuestos o Facturas y presupuestos) y escriba el Contenido.
Haga clic en Crear.
El lápiz modifica una plantilla. La papelera la elimina, tras su confirmación: las facturas y presupuestos en los que ya la insertó conservan su texto. Un título tiene 120 caracteres como máximo, y un texto 5000.
Para usarlas: en el editor de una factura o de un presupuesto, en Opciones, abra Notas y haga clic en una plantilla: su texto se añade a la nota del documento. El icono de engranaje Gestionar plantillas abre la lista sin salir del documento.
Base legal
- Un deudor que se retrasa en el pago de una suma de dinero debe un interés de demora del 5 % anual, salvo que se haya acordado un tipo superior: art. 104 del Código de Obligaciones (CO).
- El deudor queda constituido en mora por la interpelación del acreedor (el recordatorio), o por el solo vencimiento del día de pago acordado: art. 102, apdos. 1 y 2, CO.