Kunden, Rechnungen und Angebote nummerieren
To Bill gibt jedem Kunden, jeder Rechnung und jedem Angebot eine eindeutige Nummer. Sie wählen ihr Format, zum Beispiel INV-000042 oder FA-2026-000042, und die Nummer, mit der es weitergeht, wenn Sie von einer anderen Software kommen.
Ein Format wählen
Öffnen Sie Einstellungen › Nummerierung. Die Seite hat drei Teile: Kunden, Rechnung und Angebotseinstellungen.
Klicken Sie auf ein Format. Jede Karte zeigt ein Beispiel mit Ihrer nächsten Nummer, und die Zeile Vorschau bestätigt das Ergebnis.
Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
| Format | Rechnung | Angebot | Kunde |
|---|---|---|---|
| Einfach | INV-000042 | DEV-000042 | 000042 |
| Mit Jahr | INV-2026-000042 | DEV-2026-000042 | C-2026-000042 |
| Kompakt | INV2026000042 | OFF2026000042 | C2026000042 |
| Jahr/Monat | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 |
| Klassisch | FACT-000042 | QU-000042 | CL-000042 |
| Mit Monat | FA-202610-000042 | QU-202610-000042 | |
| Mit Präfix | CLI-000042 |
Die Nummer hat immer sechs Ziffern, mit Nullen aufgefüllt. Jahr und Monat sind jene des Tages, an dem das Dokument seine Nummer erhält, also des Tages seiner Erstellung.
Der Zähler beginnt nicht jedes Jahr wieder bei 1
Der Zähler läuft von einem Jahr ins nächste weiter: Mit dem Format Mit Jahr kann die letzte Rechnung 2026 INV-2026-000187 sein und die erste 2027 INV-2027-000188. To Bill setzt einen Zähler nie zurück, damit zwei Dokumente nie dieselbe Nummer tragen.
Die nächste Nummer wählen
Unter den Formaten zeigt der Zähler die Nummer des nächsten Dokuments: Kundenzähler, Nächste Rechnungsnummer und Nächste Angebotsnummer (1).
- Sie können den Zähler erhöhen, zum Beispiel um die Nummerierung Ihrer bisherigen Software fortzusetzen: War Ihre letzte Rechnung die 1250, erfassen Sie 1251.
- Sie können ihn nicht unter die höchste bereits verwendete Nummer plus eins senken. Die Nummern stornierter und importierter Dokumente bleiben reserviert.
- Der Kundenzähler betrifft nur neue Kunden: Bestehende Kunden behalten ihre Nummer.
- Löschen Sie den zuletzt erstellten Entwurf, wird seine Nummer wieder frei.
Ist die eingegebene Nummer zu tief, erklärt es To Bill: Die nächste Nummer darf nicht kleiner als … sein
Ihr eigenes Format erstellen
Klicken Sie im gewünschten Teil auf Benutzerdefiniert.
Stellen Sie das Format mit den Schaltflächen der Variablen (Nummer, Jahr, Monat) und freiem Text zusammen: Tippen Sie den Text in Benutzerdefinierten Text hinzufügen... und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Jedes Element erscheint als Etikett; das Kreuz entfernt es.
Prüfen Sie die Zeile Vorschau und klicken Sie dann auf Speichern.
Die Nummer ist in einem Format Pflicht: Ohne sie zeigt To Bill Die Dokumentnummer ist erforderlich, um eindeutige Referenzen zu gewährleisten. Ein Format hat höchstens 200 Zeichen.
Das Format im Lauf des Jahres wechseln
Sie können das Format jederzeit wechseln. Bereits erstellte Dokumente behalten ihre Nummer; nur neue erhalten das neue Format. Der Zähler läuft weiter.
Gutschriften haben ihre eigene Nummerierung, die nicht hier eingestellt wird. Siehe Eine Rechnung mit einer Gutschrift korrigieren.
Rechtsgrundlage
Das Schweizer Recht schreibt kein Nummernformat vor. Es verlangt, dass jede Buchung auf einem Buchungsbeleg beruht und die Buchungen nachprüfbar sind: Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 OR. Eine eindeutige Nummer pro Rechnung macht jeden Beleg auffindbar.