Numéroter vos clients, factures et devis
To Bill donne un numéro unique à chaque client, facture et devis. Vous choisissez son format, par exemple INV-000042 ou FA-2026-000042, et le numéro par lequel reprendre si vous venez d’un autre logiciel.
Choisir un format
Ouvrez Paramètres › Numérotation. La page a trois parties : Clients, Facture et Paramètres des devis.
Cliquez sur un format. Chaque carte montre un exemple avec votre prochain numéro, et la ligne Aperçu confirme le résultat.
Cliquez sur Enregistrer, en haut à droite.
| Format | Facture | Devis | Client |
|---|---|---|---|
| Simple | INV-000042 | DEV-000042 | 000042 |
| Avec année | INV-2026-000042 | DEV-2026-000042 | C-2026-000042 |
| Compact | INV2026000042 | OFF2026000042 | C2026000042 |
| Année/Mois | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 | 2026/10-000042 |
| Classique | FACT-000042 | QU-000042 | CL-000042 |
| Avec mois | FA-202610-000042 | QU-202610-000042 | |
| Avec préfixe | CLI-000042 |
Le numéro a toujours six chiffres, complétés par des zéros. L’année et le mois sont ceux du jour où le document reçoit son numéro, c’est-à-dire le jour de sa création.
Le compteur ne repart pas à 1 chaque année
Le compteur continue d’une année à l’autre : avec le format Avec année, la dernière facture de 2026 peut être INV-2026-000187 et la première de 2027 INV-2027-000188. To Bill ne remet jamais un compteur à zéro, pour que deux documents ne puissent pas porter le même numéro.
Choisir le prochain numéro
Sous les formats, le compteur indique le numéro du prochain document : Compteur client, Prochain numéro de facture et Prochain numéro de devis (1).
- Vous pouvez augmenter le compteur, par exemple pour continuer la numérotation de votre ancien logiciel : si votre dernière facture était la 1250, saisissez 1251.
- Vous ne pouvez pas le descendre sous le plus grand numéro déjà utilisé plus un. Les numéros des documents annulés et importés restent réservés.
- Le compteur client ne change que les nouveaux clients : les clients existants gardent leur numéro.
- Si vous supprimez le dernier brouillon créé, son numéro redevient disponible.
Si le numéro saisi est trop bas, To Bill l’explique : Le prochain numéro ne peut pas être inférieur à…
Créer votre propre format
Dans la partie voulue, cliquez sur Personnalisé.
Composez le format avec les boutons des variables (le numéro, l’année, le mois) et du texte libre : tapez-le dans Ajouter du texte personnalisé..., puis cliquez sur Ajouter. Chaque élément s’affiche comme une étiquette ; la croix le retire.
Vérifiez la ligne Aperçu, puis cliquez sur Enregistrer.
Le numéro est obligatoire dans un format : sans lui, To Bill affiche Le numéro de document est obligatoire pour garantir des références uniques. Un format compte au plus 200 caractères.
Changer de format en cours d’année
Vous pouvez changer de format à tout moment. Les documents déjà créés gardent leur numéro ; seuls les nouveaux prennent le nouveau format. Le compteur, lui, continue.
Les notes de crédit ont leur propre numérotation, qui ne se règle pas ici. Voir Les notes de crédit.
Base légale
La loi suisse n’impose pas de format de numéro. Elle demande que chaque écriture repose sur une pièce comptable et que les enregistrements soient traçables : art. 957a al. 2 ch. 2 et 5 CO. Un numéro unique par facture permet de retrouver chaque pièce.